5 keinoa vähentää tulostamisen kuluja
Puutteellinen tulostuksenhallinta voi nostaa tulostuskustannukset jopa muutamiin prosentteihin liikevaihdosta. Tulostuskustannukset muodostuvat monitoimilaitteista, niiden asennuksesta, huollosta, tarvikkeista ja papereista. Myös tulostuksenhallinnasta vastaavan henkilön työaika maksaa, ja mitä enemmän tulostuksen hallinnointiin kuluu aikaa, sitä enemmän se vie aikaa tuottavalta työltä.
Tämän kaltaiset turhat kulut ovat kuitenkin hallittavissa ja kulujen pienentäminen on mahdollista, kunhan ongelmat vain tiedostetaan. Mitä siis voit tehdä?
Kartoitus ja tulostusympäristön optimointi
Kartoita yrityksesi tulostusympäristö. Ole selvillä siitä, mitä ja minkälaisia tulosteita teillä tulostetaan, missä tulostetaan eniten, onko kaikki monitoimilaitteet tosiaan tarpeellisia ja onko oikea monitoimilaite oikeassa paikassa. Tulostuksen keskittäminen esimerkiksi yhteen huoneeseen henkilökohtaisten tulostimien sijaan vähentää turhaa tulostamista. Monitoimilaitteiden yhdenmukaisuus ja samanlaiset käyttöliittymät vähentävät käyttäjien kokemia haasteita ja helpottavat päivittäistä työntekoa.
Jos kartoitus tuntuu sinusta haastavalta toteuttaa itse eikä siihen ole resursseja, ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani auttaa kartoittamisessa, osoittaa kipukohdat selkeillä raporteilla ja tekee kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen.
Henkilöstön ohjeistus ja tulostuksen aktiivinen seuranta
Turhaa tulostamista saadaan yleensä vähennettyä jo sillä, että tulostamista seurataan joko osasto-, tiimi- tai henkilötasolla. Tieto seurannasta vähentää turhaa tulostamista merkittävästi. Jos työntekijöiden tulostuksen seuranta tuntuu sinusta liian jyrkältä vaihtoehdolta, jo pelkkä ohjeistus ja selkeän toimintatavan luominen auttaa.
Selkeät raportit ja muutoksiin reagointi
Kun raportointi on selkää ja helposti ymmärrettävää, voit puuttua mahdollisiin epäkohtiin helposti ja tehdä muutoksia nopeallakin aikataululla. Kun seuraat tulostusmääriä ja laatua säännöllisesti, esimerkiksi kvartaaleittain, saat kirkkaamman kuvan nykytilasta.
Ammattitaitoinen tulostuskumppani toimittaa sinulle helppolukuisen raportin säännöllisesti ja auttaa mahdollisten toimenpiteiden toteutuksessa. Kaikkea ei tarvitse muuttaa heti, vaan kriittisten kehityskohteiden tunnistaminen on tärkeää, jolloin tulostuksenhallinnasta saadaan kustannustehokasta.
Yhden sopimuksen taktiikka
Joskus tulostukseen liittyvät sopimukset ja hankinnat ovat hajaantuneet monelle erille palveluntarjoajalle. Jos sinulta löytyy monia eri merkkejä tai malleja monitoimilaitteita, on sinulla varmasti myös monia eri sopimuksia eri palveluntarjoajien kanssa ja monia erilaisia sopimusmalleja. Osa saattaa sisältää huollon ja tarvikkeet, osa ei. Sopimuksissa on erilaisia velvoitteita ja pituudet vaihtelevat, jolloin niiden hallinta on aikaa vievää ja ongelmatilanteiden selvittäminen voi olla haastavaa.
Kun sekä laitteet, asennukset, huolto ja kaikki tarvikkeet papereita lukuun ottamatta kuuluvat yhteen sopimukseen yhden palveluntarjoajan kanssa, helpottuu tulostuskustannusten hallinta huomattavasti. Kustannukset pienenevät, kun tulostuksenhallinta on kokonaisvaltaisesti keskitetty yhteen paikkaan.
Selkeä hinnoittelu ja toimiva palvelumalli
Tulostuskustannukset pysyvät helposti hallinnassa paitsi asioidessasi ainoastaan yhden palveluntarjoajan kanssa, myös silloin kun palvelun hinnoittelussa on otettu kokonaisuus huomioon ja sille on määritelty yksi hinta. Yhdellä, kaiken kattavalla sivuhinnalla kokonaiskustannukset ovat sinulla aina selvillä ja budjetointi on helpompaa.
DOCilla me määrittelemme jokaiselle asiakkaallemme tulostusvolyymista riippuvan sivuhinnan, joka sisältää koko palvelun: laitteen, huollon, tulostetut sivut, tarvikkeet sekä etävalvonnan. Etävalvonnan avulla seuraamme tulostusvolyymeja ja jos poikkeavuuksia ilmenee, voimme reagoida siihen välittömästi. Etävalvonta myös varmistaa sen, että muun muassa tarvittavat värit ovat sinulla aina saatavilla; ne toimitetaan sinulle ennen kuin väri loppuu. Helppoa. Lue tulostuksenhallinnan ratkaisustamme.
Pienillä toimilla pääset tulostuksenhallinnassa jo hyvin alkuun, mutta ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani voi viedä hallinnan vielä seuraavalle tasolle ja säästää tulostuskustannusten hallinnassa merkittävästi.