Dokumenttien tietoturvallinen jakaminen ja muokkaaminen
Sähköposti on edelleen yleisin tapa jakaa dokumentteja tai hallinnoida niiden eri muokkausversioita. Organisaatiosi työntekijöillä menee yllättävän paljon aikaa sähköpostitse toimitettavien liitteiden lähettelemiseen, muokkaamiseen, kommentoimiseen ja korjaamiseen. Toimitettaessa dokumentteja sähköpostitse useille eri henkilöille kommentoitavaksi tai muokattavaksi, joudutaan usein sen jälkeen yhdistelet kaikkien tekemät muutokset ja kommentit yhteen dokumenttiin manuaalisesti. Kuulostaako tutulta?
Toinen yleinen tapa hallinnoida, jakaa ja muokata dokumentteja sähköpostin lisäksi ovat erilaiset pilvessä sijaitsevat tietovarastopalvelut. Kuinka usein teillä on kuitenkin käynyt niin, että joku on muokannut erehdyksessä pilvessä sijaitsevaa alkuperäistä dokumenttia, jolloin alkuperäistä ei enää olekaan saatavilla? Tai samasta dokumentista on löydettävissä monta eri päivitettyä versiota, jolloin päivämääriä tutkimalla yritetään yhdessä tiimin kanssa selvittää, onko tämä viimeisin versio. Saattaa myös olla, että viimeisin päivitetty versio onkin täysin eri kansiossa.
Tämän kaltainen dokumenttien hallinnointi vie aikaa tuottavalta työltä ja voi altistaa jopa liiketoiminnallisesti kriittisiin virheisiin esimerkiksi käytettäessä vahingossa väärää pohjaa sopimuksissa tai tarjouksissa.
Lue lisää dokumentinhallinnan ratkaisustamme.
Dokumentin jakaminen ja muokkaaminen M-Filesissä
Keskiverto liiketoiminnallinen dokumentti kopioidaan keskimäärin 19 kertaa sen elinkaaren aikana. Muutosten ja päivitysten seuranta ja hallinnointi erityisesti sähköpostilla jaettaessa on vaivalloista ja aikaa vievää. Kaikki dokumentteihin eri henkilöiden toimesta tehtävät muistiinpanot, muutokset ja kommentit jakautuvat eri sähköposteihin ja eri dokumentteihin.
Kuvittele tilanne, jossa teillä on yhdestä dokumentista ainoastaan yksi versio, joka on aina ajantasalla? Ja löydät sen aina, oli se tallennettu mihin vain? Ja se on vielä kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla ja muokattavissa? Wooow. Kuulostaa vähän scifi-hommilta tai vähintäänkin yhtä oudolta kuin 100% paperiton toimisto. Se on silti mahdollista.
M-Filesin avulla voidaan jakaa dokumentti yhdellä klikkauksella kaikille sitä tarvitseville henkilöille sekä oman organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Jakaessasi dokumenttia M-Filesin kautta luot linkin, jonka toimittaminen sähköpostilla on helppoa ja nopeaa. Linkin kautta vastaanottaja pääsee käyttöoikeuksista riippuen tarkastelemaan, kommentoimaan tai muokkaamaan dokumenttia.
Oli sähköpostin tai dokumentin vastaanottaja sitten toimistolla, laiturin nokassa tai lentokoneessa on dokumentin muokkaaminen ja kommentointi mahdollista laitteesta riippumatta. Kaikki tehdyt muutokset tulevat yhteen ja samaan dokumenttiin. Vaikka vastaanottajalla ei olisi M-Filesia käytössään, on hänellä silti linkin kautta pääsy muokkaamaan dokumenttia. Enää ei siis ole tarvetta aikaa vievään, käyttöoikeuksien manuaaliseen hallinnointiin.
Versionhallinta
Mitä tapahtuu M-Filesin kautta hallinnoitavassa dokumentissa, jos joku vahingossa poistaa sen tai tekee ei-toivottuja muutoksia dokumenttiin? Ystäväni: ei mitään. M-Filesin alustana toimii Microsoft Azure, ja se voidaankin asentaa myös paikallisesti yleisimmille virtualisointialustoille. Edellisten versioiden palautus ja ei-toivottujen muutosten peruuttaminen on aina mahdollista.
Versionhallinta varmistaa, että käytössäsi on aina dokumentista se viimeisin versio. Näet yhdellä silmäyksellä mitä muutoksia dokumenttiin on tehty, kuka muutoksen on tehnyt ja milloin. Tällöin katoaa täysin tupladokumenttien tekeminen, ajan hukkaaminen ja turhan työn tekeminen. Kun kaikki muutokset tehdään samaan dokumenttiin, on se aina löydettävissä.
M-Files mahdollistaa sinulle ikkunan, josta pääset käsiksi kaikkiin yrityksesi dokumentteihin, sijaitsivat ne sitten verkkolevyllä tai erilaisissa pilvipalveluissa. Metatiedotetut dokumentit, pohjat ja sopimukset ovat aina ajantasalla ja nopeasti löydettävissä. Missä vain, milloin vain.
Kiinnostuitko? Haluatko nähdä livenä, miten M-Files toimii käytännössä? Ota meihin yhteyttä, niin varataan sille aika.
