Fullpaint Oy
Automatisoidut prosessit ja modernit työnkulut
Fullpaint Oy:n matka kohti digitalisaatiota, automatisoituja prosesseja ja moderneja työnkulkuja todistaa, että tiedonhallinnan avulla voidaan tehostaa myös pienempien organisaatioiden liiketoimintaa.
Dokumenttien järkevä hallinta ja M-Filesilla tehtyjen teknisten toteutusten mukanaan tuoma hyöty ei vaadi satojen tai edes kymmenien miljoonien liikevaihtoa, vaan sen hyödyt tulevat esiin jo pienemmässä mittakaavassa. Huippuunsa hiotut työnkulut, automaatiot ja projektienhallinta tuovat kilpailuetua ja varmistavat kasvun myös jatkossa.
Yhteistyö Fullpaintin ja Digital Office Companyn välillä käynnistyi tiedonhallinnan projektien osalta alkuvuodesta 2019, jonka jälkeen teknistä kehitystä on tapahtunut jokaisella liiketoiminnan saralla. Kumppanuus yhtiöiden välillä oli jo aiemmin ollut vahva erilaisten tulostuksenhallinnan toteutusten ansiosta.
Tekniset toteutukset
Vuoden 2019 alun jälkeen tiedonhallinnan erilaisten toimintojen kehitys jatkuu edelleen. Monipuolinen tiedonhallintajärjestelmä M-Files taipuu moneen ja sen käyttökohteet ovat käytännössä loputtomat. Digitalisaatioloikka on ollut yksinkertainen ottaa kumppanin kanssa, joka ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja on täydellä sydämellä kehitystyössä mukana.
Tarjous-ja tilausprosessin automatisointi
Tarjous-ja tilausprosessin työnkulkua muutettiin digitaalisempaan suuntaan, ja aiemmin manuaalisesti, käsin täytetty lomake/työkortti korvattiin automatisoidulla prosessilla M-Filesissa.
M-Files poimii tilaukset suoraan metatietoineen sähköpostista. Metatietojen perusteella automatisoitu prosessi luo projektista työkortin, jonka perusteella työntekijät tietävät mitä tehdään. Tämä mahdollistaa tiedon löytymisen suoraan myös esimerkiksi mobiililaitteilla kentällä ilman paperisten työkorttien paikasta paikkaan siirtämistä.
Työkortin alle on rakennettu tuntikirjauslomake, johon työntekijä voi mobiililaitteilla helposti täydentää työtunnit eri työvaiheista 5min tarkkuudella, mm. pakkaus, pesu, maalaus, uunitus, lastaus ja niin edelleen. Kun työajan tarkka seuranta on työntekijälle yksinkertaista, saadaan laskutus vastaamaan työhön oikeasti käytettyä aikaa. Työtunneista saadaan helposti luotua yhteenvetokartta luokitelluin tuloksin.
Manuaalisten, käsin tehtävien vaiheiden poistuminen prosessista vähentää selkeästi mahdollisten virheiden määrää, nopeuttaa tarjousten ja tilausten käsittelyä sekä helpottaa tiedon löytymistä paikasta riippumatta. Prosessin automaattisuus, nopeus ja helppous näkyvät myös asiakkaille nopeampien tilausten sekä reklamaatioiden käsittelyajoissa.
Dokumentinhallinta
Fullpaint Oy:n kaikki dokumenttivarastot siirrettiin M-Filesiin, ne luokiteltiin ja niihin lisättiin metatiedot. Metatietojen avulla dokumenttien löytäminen on vaivatonta ja versionhallinnan avulla voidaan olla aina varmoja siitä, että hallussa on dokumentin viimeisin versio.
Käyttöoikeuksien hallinta on automatisoitua ja tiedoston muokkaaminen sekä jakaminen suoraan M-Filesista on aina tietoturvallista kaikilla laitteilla. Kun dokumentti pysyy fyysisesti aina samassa paikassa ilman sähköpostin liitteenä reissaamista, voidaan olla aina varmoja siitä, ettei tieto koskaan pääse vääriin käsiin.
Mitä dokumentinhallinta on? Lue.
Projektinhallinta
Projektinhallinnan toteutuksella pyritään laajentamaan M-Filesin käyttöä sekä parantamaan työn tehokkuutta. Automatisoidut käyttöoikeudet, dokumenttien helppo ja nopea jakaminen, yhtenäiset työnkulut sekä projektiin liittyvien tietojen löydettävyys tiimin sisällä ovat avaintekijöitä onnistuneelle projektinhallinnalle.
Saavutetut hyödyt
- Tarjouspyyntöjen ja laskutusten tekeminen ja etsiminen on helpottunut huomattavasti, ja vapauttanut sitä kautta aikaa tuotannon ohjaamiselle
- Dokumenttien hallinta on helpompaa, eikä niiden etsimiseen kulu enää tuntitolkulla aikaa.
”Minä olen ainakin erittäin tyytyväinen tähänastiseen toimintaan. Meillä projekti on vielä vähän kesken, eikä ihan kaikkea tuotannon toimintaa olla vielä saatu siirrettyä M-filesiin, koronan aiheuttamien ongelmien vuoksi, mutta olen toiveikas, että loppuvuoteen mennessä kaikki toiminnot tapahtuisivat M-filesin kautta.” Mikko Nieminen, Tuotantopäällikkö
Kokonaisvaltainen kumppani
Digital Office Company on ollut koko yhteistyön ajan kokonaisvaltainen digitalisaatiokumppani ja olemme yhdessä vieneet liiketoimintaa paperisista prosesseista kohti automatisoitua ja digitaalista tulevaisuutta.
Erilaisten prosessien automatisointi säästää aikaa, vähentää käyttökustannuksia, varmistaa dokumenttien ajantasaisuuden, lisää tietoturvaa sekä manuaalisten vaiheiden poistamisella alennetaan myös virheiden riskiä. Nämä ovat asioita, jotka ovat kilpailukyvyn ylläpitämiseksi tärkeitä kehitysasioita kaiken kokoisille yrityksille.
Yritys: Fullpaint Oy
Toimiala: Metalliteollisuuden pintakäsittely
Henkilöstö: 24
Liikevaihto 2019: 2 milj. euroa
