COR Group
Tehoa sopimusten ja tarjousprosessin hallintaan metatiedon avulla
COR Group on suomalainen yhtiöperhe, joka luo kestävää kasvua terveys- ja hyvinvointialalle. Yritysperheeseen kuuluu useita tunnettuja alan toimijoita, kuten Silmäasema, Coronaria, Kuntokeskus Liikku ja Professio Group. Kokonaisuudessaan COR Group työllistää noin 4 500 henkilöä.
Vuoden 2025 alussa COR Group käynnisti konsernilaajuisen hankkeen, jonka tavoitteena oli kehittää konsernin arkistointia ja sopimustenhallintaa liiketoimintoja paremmin palvelevaksi kokonaisuudeksi. Aiemmin käytössä ollut ratkaisu ei enää vastannut riittävästi kasvaneen konsernin tarpeisiin. Järjestelmän käytettävyydessä oli puutteita, eikä se tarjonnut riittävää konsernitason näkyvyyttä sopimuksiin tai tukenut liike- ja tukitoimintojen tarpeita sopimus- ja tarjousprosessien hallinnassa.
Yhteistyö DOCin kanssa käynnistyi liiketoimintojen nykytilan ja tarpeiden kartoituksella. Mukana kartoituksessa olivat laajasti konsernin tukitoiminnot sekä liiketoiminnot. Työn aikana havaittiin, että dokumenttimäärät olivat suuria ja metatiedot osin puutteellisia tai vanhentuneita. Sopimuksia ei voitu tarkastella joustavasti esimerkiksi yritys-, tyyppi-, liiketoiminta- tai vastuuhenkilökohtaisesti, mikä vaikeutti kokonaiskuvan muodostamista.
Dokumenttien migraatio koski noin neljää miljoonaa asiakirjaa. Siirron yhteydessä metatietojen päivittämiseen hyödynnettiin älykästä rikastamista: esimerkiksi fuusioiden myötä muuttuneet yhtiötiedot päivitettiin ja metatietoja laskettiin uudelleen, jotta sopimukset kohdistuivat automaattisesti oikeille yrityksille ilman laajaa manuaalista työtä.
DOC toteutti COR Groupille sähköisen arkiston, metatietopohjaisen sopimustenhallinnan sekä tarjousprosessia tukevat työnkulut tarjouspyyntöjen käsittelyyn. Rikastetun metatietomallin ansiosta dokumentteja voidaan nyt hakea ja suodattaa eri näkökulmista ilman manuaalista selvittelyä.
“Saimme selkeästi paremman näkyvyyden sopimuksiin – nyt näemme hinnankorotukset, optiot ja muut keskeiset tiedot yhdestä paikasta ja pystymme reagoimaan ajoissa”, kertoo järjestelmän omistaja ja COR Group konsernin yhteisten tukitoimintojen teknologiaratkaisujen ja –palveluiden kehittämisestä vastaava Johanna Klint.
Projektissa keskeistä ei ollut pelkästään järjestelmän käyttöönotto, vaan myös työnkulkujen ja toimintatapojen uudistaminen. Suunnitteluvaiheessa tunnistettiin useita manuaalisia työvaiheita erityisesti tarjousprosessissa, ja DOC toi hankkeeseen myös konsultoivan näkökulman. Yhdessä COR Groupin kanssa määriteltiin tavoiteprosessi, jonka pohjalta rakennettiin liiketoiminnan tavoitteita tukeva kokonaisuus.
Tarjousprosessiin rakennettujen työnkulkujen ansiosta tarjouspyyntöihin ja tarjouksiin liittyvät dokumentit tallentuvat jatkossa automaattisesti oikeaan asiayhteyteen. Ratkaisu korvaa suuren määrän sähköposteja ja Excel-seurantaa, vähentää manuaalista työtä ja pienentää inhimillisten virheiden riskiä. Samalla varmistetaan, että dokumentit löytyvät myöhemmin oikeilla metatiedoilla.
Taloushallinnon dokumentit tallentuvat pääosin integraatioiden kautta suoraan järjestelmään, mikä vähentää manuaalista tallennustyötä ja varmistaa, että aineisto on heti hyödynnettävissä metatietojen avulla.
Sopimustenhallinnassa sopimuksen elinkaari ohjautuu nyt automatisoitujen työnkulkujen avulla luonnoksesta aktiiviseksi sopimukseksi ja edelleen päättämiseen ja arkistointiin. Sopimuksiin liittyvät keskeiset tapahtumat, kuten päättymiset ja optiot, ovat hallittavissa herätteiden ja muistutusten avulla, mikä mahdollistaa oikea-aikaisen reagoinnin ilman manuaalista seurantaa.
Sopimuksiin liitetty metadata mahdollistaa niiden tarkastelun esimerkiksi yritys-, liiketoiminta- ja vastuuhenkilökohtaisesti. Näin sopimuskanta ei ole enää pelkkä dokumenttikokoelma, vaan aidosti jäsennelty ja hyödynnettävä tietovaranto. Käytön laajentuessa eri liiketoimintoihin toteutettiin lisäksi monipuolinen ja muokattavissa oleva käyttöoikeusmalli, jossa huomioitiin konsernin yritykset, liiketoiminnot ja roolit.
Haaste
Aiempi järjestelmä ei tukenut riittävästi konsernin tarpeita. Metatiedot olivat puutteellisia ja osin vanhentuneita, eikä sopimuskannasta ollut helposti muodostettavissa kokonaiskuvaa. Tarjousprosessissa tieto hajautui sähköposteihin ja erillisiin seurantataulukoihin, mikä hidasti työtä ja lisäsi manuaalista kuormaa.
Lisäksi laaja migraatio edellytti metatiedon korjaamista ja rikastamista, jotta uusi ratkaisu palvelisi liiketoimintaa aiempaa paremmin.
Hyödyt
- Parampi henkilöstökokemus ja vähemmän manuaalista työtä: Uudet työkalut ja selkeämmät prosessit ovat helpottaneet arkea ja vähentäneet turhaa manuaalista työtä. Integraatiot ja automaattinen metatiedon rikastaminen vähensivät käsityötä sekä arjessa että migraatiossa.
- Luotettavampi tietopohja: Päivitetty ja rikastettu metadata tukee raportointia ja päätöksentekoa sekä mahdollistaa sopimusten tarkastelun eri näkökulmista. Sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten hinnankorotukset, optiot ja päättymispäivät, ovat nyt helposti nähtävissä ja hallittavissa. Tämä parantaa kykyä reagoida ajoissa ja vähentää sopimuksiin liittyviä riskejä.
- Säästettyä aikaa ja parempia päätöksiä: Oikean tiedon parempi saatavuus auttaa purkamaan dokumentti- ja sopimustenhallinnan piilokuluja ja tukee yksiköiden välistä yhteistyötä.
- Selkeämpi tarjousprosessi: Työnkulku korvasi hajautetun sähköposti- ja Excel-seurannan ja toi dokumentit oikeaan asiayhteyteen.
Ratkaisun myötä sopimukset ja muut keskeiset dokumentit ovat nyt rakenteisesti hallittuja ja hyödynnettävissä eri liiketoimintojen tarpeisiin – ei pelkästään tallessa, vaan aktiivisesti käytettävissä.
“Yhteistyö DOCin kanssa oli alusta asti sujuvaa ja ratkaisukeskeistä – haasteita tuli, mutta niihin löydettiin aina toimivat ratkaisut.” Saara Pajunpää, ICT Project Manager, COR Group
Lasketaanko teidän sopimustenhallinnan kustannuksianne? Lataa oppaamme!
