ISS Palvelut Oy

Pilvipohjainen ja yhtenäinen tulostusympäristö – valtakunnallisesti

ISS Palvelut Oy uudisti tulostusympäristönsä yhdessä DOCin kanssa siirtymällä perinteisestä palvelinpohjaisesta ratkaisusta pilvipohjaiseen turvatulostusmalliin. Tavoitteena oli modernisoida vanhentunut infrastruktuuri, vähentää IT-organisaation kuormaa ja yhtenäistää tulostamisen toimintamalli koko organisaatiossa.

ISS Palvelut on yksi Suomen suurimmista yksityisistä työnantajista. Yritys tarjoaa kiinteistö- ja toimitilapalveluja ympäri Suomen, ja sen palveluihin kuuluvat muun muassa siivous-, kiinteistöhuolto-, ravintola- ja turvallisuuspalvelut sekä erilaiset työpaikka- ja tukipalvelut.

”Meillä on tuhansia ihmisiä töissä sadoissa kohteissa ympäri Suomea, ja IT:n pitää toimia samalla tavalla riippumatta siitä, istuuko ihminen Helsingin toimistolla vai asiakkaan kiinteistössä Rovaniemellä. Tavoitteemme on, että laitteita käyttävän ei tarvitse ajatella niitä lainkaan – ne toimivat, ja aika menee omaan työhön. IT:n tehtävä ISS:llä on tukea ihmisiä heidän työssään. Tulostusympäristön uudistus onkin yksi askel tässä isommassa kuvassa”, pohjustaa ISS:n Lauri Pihlajasalo, Head of Internal IT.

Tulostusratkaisun uudistaminen koski laajasti koko toimipisteverkostoa ja satoja laitteita eri puolilla Suomea. Aiempi on-premise -ratkaisu oli tullut elinkaarensa päähän ja aiheutti ylimääräisiä kustannuksia. Lisäksi tulostusympäristön hallinta ja sen läpinäkyvyys kaipasi selkeyttämistä. Muutokselle oli myös konkreettinen ajuri suoraan loppukäyttäjiltä. Tulostaminen ei toiminut arjessa toivotulla tavalla, ja palvelu koettiin epävarmaksi sekä hitaaksi.

DOC toteutti ISS:lle kokonaisvaltaisen tulostusympäristön uudistuksen. Projektiin sisältyivät laitekannan päivitys, turvatulostusratkaisun siirto pilvipohjaiseen malliin sekä jatkuva palveluympäristön ylläpito ja tukipalvelut. Toimittajavalinnassa korostui erityisesti palvelumalli, jossa loppukäyttäjät voivat olla suoraan yhteydessä toimittajan tukeen. Tämä helpotti ja sujuvoitti organisaation omaa toimintaa.

Projekti käynnistettiin pilvisiirtymän suunnittelulla ja testauksella. Kun ratkaisu oli varmistettu toimivaksi, laitteiden käyttöönotto toteutettiin vaiheittaisena roll-outina. Noin kolmen kuukauden aikana toimitettiin lähes 200 laitetta eri puolille Suomea yli 150 eri sijaintiin, jotka koostuivat ISS:n omista toimipisteistä sekä heidän asiakaskohteistaan. Toimitukset ja asennukset sujuivat jopa odotettua paremmin – projektin etenemistä kuvasi hyvin se, että käyttöönotto tapahtui pitkälti ilman häiriöitä.

“Kun mitään ei kuulunut käyttöönoton aikana, tiesi että projekti meni hyvin”, Pihlajasalo kertoo.

Onnistumisen taustalla oli DOCin kyky toteuttaa projekti alusta loppuun oman henkilöstön voimin – myös valtakunnallinen logistiikka hoidettiin DOCin omalla kalustolla ja tiimillä.  Lisäksi käyttöönotossa tehtiin tietoinen valinta hoitaa esimerkiksi koordinointi suoraan kunkin kohteen loppukäyttäjien kanssa. Kohteisiin lähetettiin ennakkotieto aikataulusta ja mahdollisista kulkulupavaatimuksista, jolloin molemmat osapuolet olivat valmiita, kun laite saapui.

DOCin tiloissa tehty esiasennus mahdollisti laitteiden nopean ja virheettömän asennuksen. Paikan päällä laite yhdistettiin suoraan pilvipalveluun, minkä jälkeen käyttöönotto voitiin viimeistellä etäyhteydellä. Tämä nopeutti käyttöönottoprosessia ja vähensi paikan päällä tarvittavaa työtä.

Projektin yhteydessä tarkasteltiin myös laitekanta kokonaisuutena uudelleen. Laitteiden määrää optimoitiin merkittävästi, ja käytöstä poistettiin laitteita, joille ei ollut todellista käyttöä. Tämä toi säästöjä sekä laitekustannuksiin että ylläpitoon.

Projektin jälkeen DOC vastaa ympäristön ylläpidosta, laitekannan elinkaaren hallinnasta sekä helpdesk-palvelusta. Loppukäyttäjät voivat olla suoraan yhteydessä DOCin tukipalveluun kaikissa tulostamiseen liittyvissä asioissa. Yhteistyö jatkuu aktiivisena myös käyttöönoton jälkeen säännöllisten seurantapalaverien muodossa, joissa tarkastellaan laitekannan käyttöä, palvelun laatua ja kehityskohteita sekä esimerkiksi vastuullisuuteen liittyviä mittareita.

Haaste

ISS:n aiempi tulostusratkaisu perustui palvelinpohjaiseen ympäristöön, joka oli tulossa elinkaarensa päähän. Sen ylläpito vaati IT-organisaatiolta jatkuvaa työtä ja aiheutti infrastruktuurikustannuksia. Loppukäyttäjien näkökulmasta tulostaminen ei ollut sujuvaa, ja palvelun epävarmuus näkyi arjen työssä.

Lisäksi tulostusympäristön hallinta ei ollut täysin läpinäkyvää. Laitteiden määrä ja sijainti eivät olleet kaikilta osin selkeästi hallittavissa, mikä vaikeutti kokonaisuuden ohjaamista.

Laaja toimipisteverkosto toi projektiin myös logistisesta näkökulmasta ratkottavaa. Laitteita oli eri puolilla Suomea sijaitsevissa toimipisteissä, usein suurten kiinteistöjen tiloissa tai ISS:n asiakaskohteissa, mikä edellytti tarkkaa koordinointia ja ennakkosuunnittelua.

Hyödyt

• Sujuvampi arki loppukäyttäjille: Tulostaminen toimii nyt ennakoitavasti ilman katkoksia, mikä näkyy suoraan käyttäjätyytyväisyydessä.
• Yhtenäinen tulostusympäristö koko organisaatiossa: Tulostaminen toimii nyt samalla tavalla kaikissa toimipisteissä, mikä selkeyttää käyttäjien arkea ja vähentää tukitarpeita.
• Parempi käytettävyys, toimintavarmuus ja pienemmät kustannukset: Laitteiden ja palvelun hallinta keskitettiin, mikä paransi ympäristön toimintavarmuutta. Palvelin- ja ylläpitokustannusten poistuminen tuo suoria säästöjä sekä vähentää tulostusympäristön hallintaan liittyvää työtä.
• Nopeampi ongelmanratkaisu ja kevyempi IT-kuorma: DOCin tarjoama helpdesk mahdollistaa sen, että käyttäjät saavat tukea suoraan toimittajalta ilman, että ISS:n oma IT joutuu käsittelemään tukipyyntöjä. Loppukäyttäjät saavat avun suoraan toimittajalta ilman välikäsiä, mikä nopeuttaa ongelmanratkaisua.

“DOC on toiminut kumppanimaisesti – ei pelkkänä toimittajana. Asioita on helppo hoitaa ja se mitä on luvattu, on myös toteutunut,” kiittää Pihlajasalo.