• etusivu
  • ratkaisut
    Ratkaisut
    tiedonhallintatulostuksenhallintapaperiarkiston digitointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • ratkaisut
    Ratkaisut
    tiedonhallintatulostuksenhallintapaperiarkiston digitointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

5 keinoa vähentää tulostamisen kuluja

Jos tulostuksenhallinta ei ole kunnossa, syntyy kustannuksia, joiden olemassaoloa ei välttämättä edes tiedetä. Tiedätkö, kuinka paljon teillä maksetaan yhdestä väritulosteesta? Tai kuinka paljon huoltokustannuksia monitoimilaitteesi vievät vuodessa?
Jos tulostuksenhallinta ei ole kunnossa, syntyy kustannuksia, joiden olemassaoloa ei välttämättä edes tiedetä. Tiedätkö, kuinka paljon teillä maksetaan yhdestä väritulosteesta? Tai kuinka paljon huoltokustannuksia monitoimilaitteesi vievät vuodessa?

Puutteellinen tulostuksenhallinta voi nostaa tulostuskustannukset jopa muutamiin prosentteihin liikevaihdosta. Tulostuskustannukset muodostuvat monitoimilaitteista, niiden asennuksesta, huollosta, tarvikkeista ja papereista. Myös tulostuksenhallinnasta vastaavan henkilön työaika maksaa, ja mitä enemmän tulostuksen hallinnointiin kuluu aikaa, sitä enemmän se vie aikaa tuottavalta työltä.

Tämän kaltaiset turhat kulut ovat kuitenkin hallittavissa ja kulujen pienentäminen on mahdollista, kunhan ongelmat vain tiedostetaan. Mitä siis voit tehdä?

Kartoitus ja tulostusympäristön optimointi

Kartoita yrityksesi tulostusympäristö. Ole selvillä siitä, mitä ja minkälaisia tulosteita teillä tulostetaan, missä tulostetaan eniten, onko kaikki monitoimilaitteet tosiaan tarpeellisia ja onko oikea monitoimilaite oikeassa paikassa. Tulostuksen keskittäminen esimerkiksi yhteen huoneeseen henkilökohtaisten tulostimien sijaan vähentää turhaa tulostamista. Monitoimilaitteiden yhdenmukaisuus ja samanlaiset käyttöliittymät vähentävät käyttäjien kokemia haasteita ja helpottavat päivittäistä työntekoa.

Jos kartoitus tuntuu sinusta haastavalta toteuttaa itse eikä siihen ole resursseja, ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani auttaa kartoittamisessa, osoittaa kipukohdat selkeillä raporteilla ja tekee kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen.

Henkilöstön ohjeistus ja tulostuksen aktiivinen seuranta

Turhaa tulostamista saadaan yleensä vähennettyä jo sillä, että tulostamista seurataan joko osasto-, tiimi- tai henkilötasolla. Tieto seurannasta vähentää turhaa tulostamista merkittävästi. Jos työntekijöiden tulostuksen seuranta tuntuu sinusta liian jyrkältä vaihtoehdolta, jo pelkkä ohjeistus ja selkeän toimintatavan luominen auttaa.

Selkeät raportit ja muutoksiin reagointi

Kun raportointi on selkää ja helposti ymmärrettävää, voit puuttua mahdollisiin epäkohtiin helposti ja tehdä muutoksia nopeallakin aikataululla. Kun seuraat tulostusmääriä ja laatua säännöllisesti, esimerkiksi kvartaaleittain, saat kirkkaamman kuvan nykytilasta.

Ammattitaitoinen tulostuskumppani toimittaa sinulle helppolukuisen raportin säännöllisesti ja auttaa mahdollisten toimenpiteiden toteutuksessa. Kaikkea ei tarvitse muuttaa heti, vaan kriittisten kehityskohteiden tunnistaminen on tärkeää, jolloin tulostuksenhallinnasta saadaan kustannustehokasta.

Yhden sopimuksen taktiikka

Joskus tulostukseen liittyvät sopimukset ja hankinnat ovat hajaantuneet monelle erille palveluntarjoajalle. Jos sinulta löytyy monia eri merkkejä tai malleja monitoimilaitteita, on sinulla varmasti myös monia eri sopimuksia eri palveluntarjoajien kanssa ja monia erilaisia sopimusmalleja. Osa saattaa sisältää huollon ja tarvikkeet, osa ei. Sopimuksissa on erilaisia velvoitteita ja pituudet vaihtelevat, jolloin niiden hallinta on aikaa vievää ja ongelmatilanteiden selvittäminen voi olla haastavaa.

Kun sekä laitteet, asennukset, huolto ja kaikki tarvikkeet papereita lukuun ottamatta kuuluvat yhteen sopimukseen yhden palveluntarjoajan kanssa, helpottuu tulostuskustannusten hallinta huomattavasti. Kustannukset pienenevät, kun tulostuksenhallinta on kokonaisvaltaisesti keskitetty yhteen paikkaan.

Selkeä hinnoittelu ja toimiva palvelumalli

Tulostuskustannukset pysyvät helposti hallinnassa paitsi asioidessasi ainoastaan yhden palveluntarjoajan kanssa, myös silloin kun palvelun hinnoittelussa on otettu kokonaisuus huomioon ja sille on määritelty yksi hinta. Yhdellä, kaiken kattavalla sivuhinnalla kokonaiskustannukset ovat sinulla aina selvillä ja budjetointi on helpompaa.

DOCilla me määrittelemme jokaiselle asiakkaallemme tulostusvolyymista riippuvan sivuhinnan, joka sisältää koko palvelun: laitteen, huollon, tulostetut sivut, tarvikkeet sekä etävalvonnan. Etävalvonnan avulla seuraamme tulostusvolyymeja ja jos poikkeavuuksia ilmenee, voimme reagoida siihen välittömästi. Etävalvonta myös varmistaa sen, että muun muassa tarvittavat värit ovat sinulla aina saatavilla; ne toimitetaan sinulle ennen kuin väri loppuu. Helppoa. Lue tulostuksenhallinnan ratkaisustamme.

Pienillä toimilla pääset tulostuksenhallinnassa jo hyvin alkuun, mutta ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani voi viedä hallinnan vielä seuraavalle tasolle ja säästää tulostuskustannusten hallinnassa merkittävästi.

Tilaa ilmainen tulostusympäristön kartoitus ja ota tulostuskustannukset hallintaan!

Lue lisää

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Dokumenttien tietoturvallinen jakaminen ja muokkaaminen

Dokumenttien jakaminen ja muokkaaminen kuulostaa yksinkertaiselta prosessilta, mutta kuinka paljon aikaa voidaankaan säästää, kun kaikki tämä voidaan tehdä vain...

Dokumenttien jakaminen ja muokkaaminen kuulostaa yksinkertaiselta prosessilta, m...

lue lisää

Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?

Monissa yrityksissä on tänä keväänä kohdattu aivan uusi todellisuus, joka vaatii yhä joustavampaa työympäristöä. Vaikka toisilla yrityksillä on ollut jo valmiik...

Monissa yrityksissä on tänä keväänä kohdattu aivan uusi todellisuus, joka vaatii...

lue lisää

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lappeenrannassa, Lahdessa, Hämeenlinnassa ja Kouvolassa.

kumppanit

ota yhteyttä

Linnoitustie 3
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@doc.fi

seuraa meitä

Evästeet Tietosuojaseloste