5 syytä, miksi paperisten arkistojen digitointi kannattaa juuri nyt

Meillä ahkerilla ja työtä kaihtamattomilla suomalaisilla on sanonta ”Etsivä löytää”. Totta, saattaa jopa löytääkin, mutta etsimisessä menee aikaa, rahaa ja yleensä myös etsijän hermot. Siirrytään tästä ajatukseen, jossa viisas pääsee vähemmällä. Kuulostaa paremmalta, eikö?

1. Työn tehostaminen

Aikaa kuluu luvattoman paljon hukkaan etsiessä oikeaa dokumenttia. Paperisten arkistojen seasta oikean dokumentin löytäminen on hankalaa, ja niiden skannaaminen vie tuhottoman paljon aikaa itse tuottavalta työltä. Tehoton haahuilu työpaikalla maksaa työnantajalle pitkän pennin – tavoitteenahan kuitenkin on, että jokainen yritykseen palkattu henkilö tekee sitä työtä, johon hänet on palkattu, eikö?

Paperiarkistojen digitoinnin jälkeen sähköinen arkisto voidaan joko integroida yrityksessä jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon, tai hankkia uusi, kaiken kattava dokumentinhallintajärjestelmä. Digitaalinen arkisto, joka on toimiva, helppo ja nopea käyttää, tehostaa tiedonhallintaa ja työntekoa useilla tunneilla viikossa.

2. Tietoturva

Kuka teillä todellisuudessa tietää missä mikäkin dokumentti on tai ketkä kaikki niihin pääsee käsiksi? Kuinka paperisten arkistojen tietoturva on teillä määritelty? Asia on monimutkainen ja vaikeasti järjestettävissä. Lukitut varastohuoneet, jonne vain auktorisoiduilla henkilöillä on pääsy, ei ratkaise ongelmaa, eikä todellakaan ole kustannustehokasta.

Paperisten arkistojen digitointi mahdollistaa käyttäjäoikeuksien määrittelyn, jolloin tietosuoja on helppo pitää voimassa. Digitaalinen arkisto mahdollistaa dokumenttien löytymisen nopeasti, ja ainoastaan heidän toimesta, joilla on dokumentteihin käyttöoikeus.

3. Tilan säästö

Varastohuonetta toisensa perään, kaappia, hyllyä, laatikkoa ja mappia. Siellä sun täällä tai kohdennetusti vain yhdessä paikassa. Ja taas sitä paperia tulee lisää, jolloin tilataan lisää mappeja ja hyllyjä. Isompia toimitiloja, vuokrattuja varastotiloja ja lista jatkuu. Puhumattakaan tilojen vakuutus-, sähkö- ja lämmityskustannuksista.

Paperien digitointi antaa yrityksille mahdollisuuden muuttaa pienempiin tiloihin tuoden sitä kautta kustannussäästöjä. Kun paperit ovat vanhan, toimimattoman paperiarkiston sijaan järjestettynä toimivaan dokumentinhallintajärjestelmään, ei fyysiselle tilalle ole enää tarvetta. Myös etätyön tekeminen helpottuu, kun dokumentteihin on pääsy paikasta riippumatta.

4. Työtyytyväisyys

Ihminen, joka joutuu päivittäin stressaavien ja turhauttavien työtehtävien eteen, ei ole tyytyväinen työntekijä. Kun tiedon etsiminen on hidasta, sekavaa, eikä tietoa viimeisimmästä päivitetystä versiosta ole, on työntekijällä pieni ahdistus housuissa jatkuvasti.

Tehokkaan dokumentinhallinnan ja paperisten arkistojen digitoinnin avulla tieto on saatavilla sekä helposti, mutta myös ajantasaisena ja päivitettynä. Yhdestä dokumentista on vain yksi, päivitetty versio. Toimiva tiedonhallinta helpottaa kaikkien elämää, nopeuttaa päätöksentekoa ja ajan käyttöä.

”Customers will never love a company, until the employees love it first.” Simon Sinek

Tyytyväiset työntekijät tuottavat enemmän ja ovat lojaaleja työnantajalleen. Myös asiakas huomaa yritykseensä tyytyväisen työntekijän, joka lisää asiakkaan luottamusta yritykseen. Win – win -tilanne.

5. Raha

Tätä kohtaa ei varmastikaan tarvitse enempää esitellä, mutta mikä olisi sellainen yritys, joka ei haluaisi minimoida kustannuksiaan ja löytää kohteita, joista voisi säästää? Paperiarkistojen digitointi ja tehokas dokumentinhallinta säästää rahaa kaikkien edellä mainittujen kohtien osalta, mutta tuo myös välillisiä hyötyjä.

Digitointi on parasta tehdä nyt, ja tehostaa omaa työntekoaan markkinoiden parhaalla dokumentinhallintajärjestelmällä. Parempi myöhään kuin ei milloinkaan on ihan huttua, nopeat syövät hitaat!

Digital Office Company on digitoinnin ammattilainen, ja tarjoaa tiedonhallinnan ratkaisuja pohjautuen innovatiiviseen M-Files -ratkaisuun. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä siitä, kuinka voisimme auttaa sinua tehostamaan työntekoa ja tekemään konkreettisia säästöjä digitoinnin ja tiedonhallinnan avulla!