• etusivu
  • ratkaisut
    Ratkaisut
    tiedonhallintatulostuksenhallintapaperiarkiston digitointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • ratkaisut
    Ratkaisut
    tiedonhallintatulostuksenhallintapaperiarkiston digitointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.
Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.

Suomalainen teollisuus on murroksessa, jossa erikoistuminen ja innovaatiot ovat isossa roolissa. Samalla tiedon määrä kasvaa nopeasti. Teollisuuden alalla tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.

 

– Tiedon määrän kasvuun voi varautua oikeilla järjestelmillä, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Automatisoimalla prosesseja vähennetään manuaalista työtä ja ehkäistään virheitä. Ajan säästö ja riskienhallinta parantavat yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa, kertoo DOCin myyntijohtaja ja teollisuusalan asiantuntija Joel Matilainen.

DOC on ollut teollisuuden yritysten kumppanina jo vuodesta 1996 alkaen. Alkuun yhteistyö painottui tulostuksenhallintaan, nyt kokonaisvaltaisesti yritysten tiedonhallinnan kehittämiseen.

– Asiakkaidemme kirjo on laaja, aina maalauksesta elintarviketeollisuuteen ja pk-yrityksistä kansainvälisiin suuryhtiöihin. Olemme itse kotimainen PK-yritys, joten tiedämme myös sitä kautta yritysten arkipäiväiset haasteet ja pystymme tarjoamaan niihin ensiluokkaiset ratkaisut, toteaa Matilainen.

 

Yksi järjestelmä riittää tiedonhallintaan

Teollisuusyrityksillä on käytössä paljon erilaisia järjestelmiä, jotka on vuosien saatossa hankittu ainoastaan yhteen tiettyyn tarpeeseen. Järjestelmät toimivat toisistaan täysin irrallisina, jonka seurauksena tieto on pirstaloitunut ja tiedon löytäminen on hidasta. Lisäksi prosessit ovat paikoin manuaalisia ja hiljainen tieto on vain muutaman henkilön varassa.

– Vain yksi järjestelmä riittää vastaamaan tiedonhallinnan haasteisiin. M-Filesin avulla saamme yhdistettyä kaiken tiedon eri järjestelmistä yhteen paikkaan, jolloin tieto on helposti haettavaa ja hallittavaa. Pystymme myös automatisoimaan prosesseja, mikä vähentää manuaalista työtä ja tehostaa samalla yrityksen liiketoimintaa, kertoo Matilainen.

 

Henkilöstöhallinnosta hallittavampaa ja tietoturvallisempaa

Viime syksynä teollisuusalalla toimivan asiakkaan HR-osasto oli kuormittunut. Uusia rekrytointeja avattiin jatkuvasti ja organisaation työntekijöiden työkuvat muuttuivat nopeastikin. Dokumentinhallinta oli haastavaa eikä lopulta pysynyt enää hallinnassa. Tämä heikensi myös henkilöiden tietoturvaa.

–  Rakensimme M-Filesin päälle HR-järjestelmän. Tiedonhallinnasta ja työsuhteenaikaisista dokumenteista tuli hallittavimpia ja prosesseja saatiin automatisoitua. Nämä toimenpiteet vapauttivat osaston työntekijöiden aikaa omaan ydinosaamiseen. Lisäksi tieto on aina ajantasaista ja GDPR:n mukaista. Tietoturva ja riskienhallinta paranivat, toteaa Matilainen.

Viisi vinkkiä tiedonhallinnan kartoittamiseen

Ennen kuin alat kartoittamaan tiedonhallintaa, tarkastele liiketoiminnan näkymiä jo pitkällä tähtäimellä. Mitkä ovat alallasi tulevaisuuden haasteita ja mitä muutoksia on havaittavissa? Miten nämä vaikuttavat organisaation tiedon määrään tai sen hallitsemiseen?

Näiden viiden kohdan avulla pääset alkuun tiedonhallinnan kartoittamisessa:

  1. Kirjaa ylös millaisia dokumentinhallinnan järjestelmiä yrityksessäsi on.
  2. Kirjaa ylös kuinka monta eri säilytyspaikkaa tiedolla on.
  3. Onko tieto paperisena? Mitä tietoa? Mieti myös, missä tieto fyysisesti sijaitsee.
  4. Onko ympäristö tietoturvallinen? Pääseekö tietoon käsiksi vain määrätyt ihmiset?
  5. Selvitä kauanko työntekijöillä menee tiedonetsimiseen aikaa.
Lue lisää artikkeleitamme

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Dokumenttien tietoturvallinen jakaminen ja muokkaaminen

Dokumenttien jakaminen ja muokkaaminen kuulostaa yksinkertaiselta prosessilta, mutta kuinka paljon aikaa voidaankaan säästää, kun kaikki tämä voidaan tehdä vain...

Dokumenttien jakaminen ja muokkaaminen kuulostaa yksinkertaiselta prosessilta, m...

lue lisää

Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?

Monissa yrityksissä on tänä keväänä kohdattu aivan uusi todellisuus, joka vaatii yhä joustavampaa työympäristöä. Vaikka toisilla yrityksillä on ollut jo valmiik...

Monissa yrityksissä on tänä keväänä kohdattu aivan uusi todellisuus, joka vaatii...

lue lisää
yhteystietolomake doc

Varaa aika ilmaiseen tiedonhallinnan kartoitukseen jo tänään!

    Haluatko pysyä mukana tiedonhallinnan valtavirrassa?

    Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lappeenrannassa, Lahdessa, Hämeenlinnassa ja Kouvolassa.

    kumppanit

    ota yhteyttä

    Linnoitustie 3
    02600 Espoo
    0207 342 480

    myynti@doc.fi

    seuraa meitä

    Evästeet Tietosuojaseloste