Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus on murroksessa, jossa erikoistuminen ja innovaatiot ovat isossa roolissa. Samalla tiedon määrä kasvaa nopeasti. Teollisuuden alalla tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.

– Tiedon määrän kasvuun voi varautua oikeilla järjestelmillä, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Automatisoimalla prosesseja vähennetään manuaalista työtä ja ehkäistään virheitä. Ajan säästö ja riskienhallinta parantavat yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa, kertoo DOCin myyntijohtaja ja teollisuusalan asiantuntija Joel Matilainen.

DOC on ollut teollisuuden yritysten kumppanina jo vuodesta 1996 alkaen. Alkuun yhteistyö painottui tulostuksenhallintaan, nyt kokonaisvaltaisesti yritysten tiedonhallinnan kehittämiseen.

– Asiakkaidemme kirjo on laaja, aina maalauksesta elintarviketeollisuuteen ja pk-yrityksistä kansainvälisiin suuryhtiöihin. Olemme itse kotimainen PK-yritys, joten tiedämme myös sitä kautta yritysten arkipäiväiset haasteet ja pystymme tarjoamaan niihin ensiluokkaiset ratkaisut, toteaa Matilainen.

Yksi järjestelmä riittää tiedonhallintaan

Teollisuusyrityksillä on käytössä paljon erilaisia järjestelmiä, jotka on vuosien saatossa hankittu ainoastaan yhteen tiettyyn tarpeeseen. Järjestelmät toimivat toisistaan täysin irrallisina, jonka seurauksena tieto on pirstaloitunut ja tiedon löytäminen on hidasta. Lisäksi prosessit ovat paikoin manuaalisia ja hiljainen tieto on vain muutaman henkilön varassa.

– Vain yksi järjestelmä riittää vastaamaan tiedonhallinnan haasteisiin. M-Filesin avulla saamme yhdistettyä kaiken tiedon eri järjestelmistä yhteen paikkaan, jolloin tieto on helposti haettavaa ja hallittavaa. Pystymme myös automatisoimaan prosesseja, mikä vähentää manuaalista työtä ja tehostaa samalla yrityksen liiketoimintaa, kertoo Matilainen.

Henkilöstöhallinnosta hallittavampaa ja tietoturvallisempaa

Viime syksynä teollisuusalalla toimivan asiakkaan HR-osasto oli kuormittunut. Uusia rekrytointeja avattiin jatkuvasti ja organisaation työntekijöiden työkuvat muuttuivat nopeastikin. Dokumentinhallinta oli haastavaa eikä lopulta pysynyt enää hallinnassa. Tämä heikensi myös henkilöiden tietoturvaa.

–  Rakensimme M-Filesin päälle HR-järjestelmän. Tiedonhallinnasta ja työsuhteenaikaisista dokumenteista tuli hallittavimpia ja prosesseja saatiin automatisoitua. Nämä toimenpiteet vapauttivat osaston työntekijöiden aikaa omaan ydinosaamiseen. Lisäksi tieto on aina ajantasaista ja GDPR:n mukaista. Tietoturva ja riskienhallinta paranivat, toteaa Matilainen.

Viisi vinkkiä tiedonhallinnan kartoittamiseen

Ennen kuin alat kartoittamaan tiedonhallintaa, tarkastele liiketoiminnan näkymiä jo pitkällä tähtäimellä. Mitkä ovat alallasi tulevaisuuden haasteita ja mitä muutoksia on havaittavissa? Miten nämä vaikuttavat organisaation tiedon määrään tai sen hallitsemiseen?

Näiden viiden kohdan avulla pääset alkuun tiedonhallinnan kartoittamisessa:

1. Kirjaa ylös millaisia dokumentinhallinnan järjestelmiä yrityksessäsi on.
2. Kirjaa ylös kuinka monta eri säilytyspaikkaa tiedolla on.
3. Onko tieto paperisena? Mitä tietoa? Mieti myös, missä tieto fyysisesti sijaitsee.
4. Onko ympäristö tietoturvallinen? Pääseekö tietoon käsiksi vain määrätyt ihmiset?
5. Selvitä kauanko työntekijöillä menee tiedonetsimiseen aikaa.