Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

Kunnat ja kaupungit ovat velvoitettuja säilyttämään erilaisia aineistoja ja asiakirjoja. Lisäksi kunnilla on velvollisuus luovuttaa pyydettäessä viranomaisten julkisia asiakirjoja. Viime vuosina työtä on helpottanut erilaiset verkkopalvelut, joiden avulla asiakas on itse päässyt suoraan toivomaansa asiakirjaan. Esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu Lupapiste on vauhdittanut rakennuslupa-aineistojen digitointia. Samalla uudet palvelut ovat kuitenkin lisänneet painetta arkistojen kokonaisvaltaiseen digitointiin. Kuntien ja kaupunkien suurin digitointipaine koskee kymmeniä vuosia vanhoja dokumentteja.

Digitointi tuo merkittävää tilan- ja ajansäästöä

Kuntien arkistoissa on tietoa kymmenistä kilometreista satoihin hyllymetreihin. Yhteen hyllymetriin voi mahtua paksuja sekä ohuita kansioita yhteensä jopa tusinan verran, jotka sisältävät satoja eri dokumentteja. Valtava paperiarkisto tarkoittaa tiedon haastavaa hallittavuutta sekä löydettävyyttä.

Kun tietoa lähdetään etsimään arkistosta, vaatii se useita toimenpiteitä. Ensin on mentävä arkistoon, etsittävä oikea mappi ja mapista oikea asiakirja. Sen jälkeen on siirryttävä monitoimitulostimen luo, skannattava asiakirja ja lähetettävä se sähköisesti vastaanottajalle. Lopuksi asiakirja tulee laittaa takaisin oikeaan kohtaan mapissa, ja palauttaa mappi arkistoon, jotta tieto löytyy myös tulevaisuudessa. Vallitseva etätyö aiheuttaa lisähaasteen tiedon etsimiselle, kun arkisto voi sijaita fyysisesti eri paikassa. Pahimmassa tilanteessa etsitty asiakirja voi löytyä mapittamatta työpöydältä.

Digitoinnin avulla tieto on nopeammin löydettävissä ja arkistossa käytetty aika vähenee jopa vain sekunteihin. Digitointi auttaa myös tiedon saavutettavuudessa: suorat puhelinsoittokyselyt dokumenteista vähenevät merkittävästi, kun tieto on diginä kaikkien saavutettavissa. Lopulta digitoinnin ansiosta resursseja ja aikaa vapautuu henkilöiden omaan ydinosaamiseen.

Kun asiakirjat on oikein digitoitu, voi paperiset versiot niistä hävittää. Samalla se merkitsee aiemmin arkistona käytetyn tilan vapautumista muihin tarkoituksiin.

Historiatieto säilyy diginä sukupolvelta toiselle

Inarin kunnantalossa riehui tulipalo, joka tuhosi kaiken historiatiedon ennen tapahtunutta. Tuhoutuneet asiakirjat olivat digitoimattomia, joten niiden palauttamiseksi ei ollut mitään tehtävissä.

Tulipalo ei ole paperisten arkistojen ainoa vaara. Myös vesi ja home voivat tuhota asiakirjoja. Lisäksi ajan myötä paperi voi kellastua ja hävittää kynän jälkiä. Vanhojen dokumenttien kohdalla onkin viimeisiä hetkiä toimia, jotta tieto saadaan tallennettua varmaan paikkaan ja hyödynnettäväksi myös tulevaisuudessa. Digitoinnin yhteydessä asiakirjojen laatua parannetaan, mikä parantaa entisestään vanhojen dokumenttien luettavuutta.

Valtio näyttää esimerkkiä arkistojen digitoinnissa

Valtio on linjannut, että vuoteen 2030 mennessä kaikki paperiset arkistot pitää olla digitoituna. Tämä linjaus koskee vielä toistaiseksi vain valtion laitoksia, ei kuntia tai kaupunkeja. Valtio on kuitenkin suunnannäyttäjä digitalisoitumisessa ja on oletettavissa, että linjaukset tulevat koskemaan ennemmin tai myöhemmin myös koko julkista sektoria. Siksi paperiarkistojen digitointi on hyvä aloittaa jo nyt.

Arkistojen digitointi kannattaa huomioida kaupunkien ja kuntien tiedonhallintasuunnitelmassa sekä budjetoinneissa. Kaikkia asiakirjoja ei tarvitse tai edes kannata digitoida kerralla, vaan projekti on hyvä vaiheittaa useille vuosille. Näin varmistetaan resurssiviisas tapa toimia.

DOC:lla on vankka kokemus ja asiantuntemus sekä kunnille että kuntien yhtiöille toteutetuista digitointiprojekteista. Lue lisää kokonaisvaltaisesta digitointipalvelusta https://doc.fi/paperiarkiston-digitointi/

Lue lisää palveluista julkiselle sektorille https://doc.fi/julkinen/