Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön
Muuttuva tilanne vaatii nopeaa reagointia
Monet sellaiset työroolit ja -tehtävät ovat nyt pakosta ja nopealla aikataululla siirtyneet etätehtäviksi, joita ei aiemmin ajateltu pystyttävän hoitaa etätyönä, kuten asiakaspalvelu. Varsinkin kun muutos tapahtuu näin yhtäkkisesti kuin se nyt on tapahtunut, ei kaikilla yrityksillä välttämättä ole tarpeeksi toimivia järjestelmiä, käyttöoikeuksia, välineitä tai valmiiksi mietittyjä etätyöprosesseja.
Etätyötilanne kestää pidempään kuin koskaan ajattelimmekaan – tilanne, joka laajuudellaan ylittää kaiken aiemmin digitaalisessa työympäristössä koetun. Paitsi henkinen hyvinvointi ja itsensä johtaminen, myös toimivien järjestelmien ja tietoturvan takaaminen vaatii esimiehiltä ja johdolta nopeaa reagointia ja palveluntarjoajilta vielä nopeampaa kykyä tarjota tarvittava palvelu.
Pääsy tarvittaviin dokumentteihin taattava aina
Etätyön sujuvuuden varmistaa osaltaan se, että kaikilla työntekijöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin dokumentteihin, niihin samoihin, joihin hänellä olisi pääsy toimistollakin. Dokumentinhallintajärjestelmän avulla työntekijät saavat yhteen näkymään kaikki yrityksen dokumentit, joihin heillä on käyttöoikeudet. Tietoturvallinen järjestelmä takaa sen, että kaikki tieto, oli se sitten yrityksen verkkolevyllä, pilvipalvelussa, CRM:ssä tai Teams -keskustelussa, saadaan käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Se ikään kuin suppiloi kaiken yhdeksi kokonaisuudeksi, jonne on pääsy myös offline.
Tällöin ei missään vaiheessa tulla tilanteeseen, jossa jotain työtehtävää ei voida hoitaa, tai sen hoitaminen viivästyy, koska tarvittaviin dokumentteihin ei ole pääsyä.
Dokumenttien samanaikainen muokkaus, versiohistorian hallinta ja tietoturvallinen jakaminen pitävät huolen siitä, että myös silloin kun työntekijöiden keskinäinen kommunikaatio on digitaalisten voimien ylläpitämä, homma toimii kitkatta.
Sähköinen allekirjoitus varmistaa nopean toiminnan
Kun f2f- tapaamiset eivät toteudu ja työskennellään kotitoimistolla, ei välttämättä ole käytössä samoja toimistoympäristölle tyypillisiä välineitä kuten printteriä tai skanneria. Perinteinen, mustekynällä tehtävä allekirjoitus on silloin täysin hyödytön. Tässäkään tilanteessa ei voida jäädä tuleen makaamaan ja odottelemaan parempia aikoja, vaan bisnestä tulee pyörittää silti, jollei jopa kovempaa kuin koskaan aiemmin.
Kun kauppa pitää klousata, työsopimus tai vuokrasopimus allekirjoittaa, tarvitaan toimiva, juridisesti pätevä ja ennen kaikkea tietoturvallinen tapa hoitaa asia kuntoon. Sähköinen allekirjoitus on nopea ja varma tapa varmistaa dokumenttien allekirjoitus poikkeustilasta huolimatta. Se on helposti ja nopeasti käytössä sellaisenaan, tai yhdistettävissä dokumentinhallintajärjestelmään tehden siitä vielä toimivamman kokonaisuuden.
Nopeasti käyttöönotettava dokumentinhallinnan paketti
DOC on rakentanut yrityksille nopeasti käyttöönotettavan dokumentinhallinnan peruspaketin, jolla voidaan varmistaa liiketoiminnan sujuvuus myös poikkeustilanteissa. Jotta voidaan taata että bisnes jatkuu yhtä jouhevasti kuin aiemmin, tulee
- taata työntekijöiden pääsy kaikkiin dokumentteihin paikasta riippumatta sekä
- varmistaa kaupanteon sujuvuus sähköisen allekirjoituksen avulla.
Kiinteähintainen dokumentinhallinnan peruspaketti vastaa juuri näihin haasteisiin. Pakettiin kuuluu mm. O365 integraatio lisenssipaketin mukaan sekä Visma Sign Sähköisen allekirjoituksen konfigurointi. Esikartoitus hoidetaan etänä, käyttöönotto on nopea ja asennus etätyötä. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään, niin varmistat yrityksenne toimintakyvyn myös haastavina aikoina.
Lue lisää paketin sisällöstä, sen käyttöönotosta ja miten saat sen käyttöösi samantien.
