• etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön

Elämme tällä hetkellä poikkeuksellisia aikoja, jotka vaikuttavat kaikkien suomalaisten elämään tavalla tai toisella. Suuri osa tietotyöläisistä on vetäytynyt etätöihin kotiinsa samalla mahdollisesti huolehtien jälkikasvunsa koulutuksesta. Yritykset ja työntekijät ovat saaneet eteensä aivan uusia haasteita, joihin ei olla vielä osattu varautua.
Elämme tällä hetkellä poikkeuksellisia aikoja, jotka vaikuttavat kaikkien suomalaisten elämään tavalla tai toisella. Suuri osa tietotyöläisistä on vetäytynyt etätöihin kotiinsa samalla mahdollisesti huolehtien jälkikasvunsa koulutuksesta. Yritykset ja työntekijät ovat saaneet eteensä aivan uusia haasteita, joihin ei olla vielä osattu varautua.

Muuttuva tilanne vaatii nopeaa reagointia

Monet sellaiset työroolit ja -tehtävät ovat nyt pakosta ja nopealla aikataululla siirtyneet etätehtäviksi, joita ei aiemmin ajateltu pystyttävän hoitaa etätyönä, kuten asiakaspalvelu. Varsinkin kun muutos tapahtuu näin yhtäkkisesti kuin se nyt on tapahtunut, ei kaikilla yrityksillä välttämättä ole tarpeeksi toimivia järjestelmiä, käyttöoikeuksia, välineitä tai valmiiksi mietittyjä etätyöprosesseja.

Etätyötilanne kestää pidempään kuin koskaan ajattelimmekaan – tilanne, joka laajuudellaan ylittää kaiken aiemmin digitaalisessa työympäristössä koetun. Paitsi henkinen hyvinvointi ja itsensä johtaminen, myös toimivien järjestelmien ja tietoturvan takaaminen vaatii esimiehiltä ja johdolta nopeaa reagointia ja palveluntarjoajilta vielä nopeampaa kykyä tarjota tarvittava palvelu.

Pääsy tarvittaviin dokumentteihin taattava aina

Etätyön sujuvuuden varmistaa osaltaan se, että kaikilla työntekijöillä on pääsy kaikkiin tarvittaviin dokumentteihin, niihin samoihin, joihin hänellä olisi pääsy toimistollakin. Dokumentinhallintajärjestelmän avulla työntekijät saavat yhteen näkymään kaikki yrityksen dokumentit, joihin heillä on käyttöoikeudet. Tietoturvallinen järjestelmä takaa sen, että kaikki tieto, oli se sitten yrityksen verkkolevyllä, pilvipalvelussa, CRM:ssä tai Teams -keskustelussa, saadaan käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Se ikään kuin suppiloi kaiken yhdeksi kokonaisuudeksi, jonne on pääsy myös offline.

Tällöin ei missään vaiheessa tulla tilanteeseen, jossa jotain työtehtävää ei voida hoitaa, tai sen hoitaminen viivästyy, koska tarvittaviin dokumentteihin ei ole pääsyä.

Dokumenttien samanaikainen muokkaus, versiohistorian hallinta ja tietoturvallinen jakaminen pitävät huolen siitä, että myös silloin kun työntekijöiden keskinäinen kommunikaatio on digitaalisten voimien ylläpitämä, homma toimii kitkatta.

Sähköinen allekirjoitus varmistaa nopean toiminnan

Kun f2f- tapaamiset eivät toteudu ja työskennellään kotitoimistolla, ei välttämättä ole käytössä samoja toimistoympäristölle tyypillisiä välineitä kuten printteriä tai skanneria. Perinteinen, mustekynällä tehtävä allekirjoitus on silloin täysin hyödytön. Tässäkään tilanteessa ei voida jäädä tuleen makaamaan ja odottelemaan parempia aikoja, vaan bisnestä tulee pyörittää silti, jollei jopa kovempaa kuin koskaan aiemmin.

Kun kauppa pitää klousata, työsopimus tai vuokrasopimus allekirjoittaa, tarvitaan toimiva, juridisesti pätevä ja ennen kaikkea tietoturvallinen tapa hoitaa asia kuntoon. Sähköinen allekirjoitus on nopea ja varma tapa varmistaa dokumenttien allekirjoitus poikkeustilasta huolimatta. Se on helposti ja nopeasti käytössä sellaisenaan, tai yhdistettävissä dokumentinhallintajärjestelmään tehden siitä vielä toimivamman kokonaisuuden.

Nopeasti käyttöönotettava dokumentinhallinnan paketti

DOC on rakentanut yrityksille nopeasti käyttöönotettavan dokumentinhallinnan peruspaketin, jolla voidaan varmistaa liiketoiminnan sujuvuus myös poikkeustilanteissa. Jotta voidaan taata että bisnes jatkuu yhtä jouhevasti kuin aiemmin, tulee

  1. taata työntekijöiden pääsy kaikkiin dokumentteihin paikasta riippumatta sekä
  2. varmistaa kaupanteon sujuvuus sähköisen allekirjoituksen avulla.

Kiinteähintainen dokumentinhallinnan peruspaketti vastaa juuri näihin haasteisiin. Pakettiin kuuluu mm. O365 integraatio lisenssipaketin mukaan sekä Visma Sign Sähköisen allekirjoituksen konfigurointi. Esikartoitus hoidetaan etänä, käyttöönotto on nopea ja asennus etätyötä. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään, niin varmistat yrityksenne toimintakyvyn myös haastavina aikoina.

 Lue lisää paketin sisällöstä, sen käyttöönotosta ja miten saat sen käyttöösi samantien.

yhteystietolomake doc

Varaa aika ilmaiseen kartoitukseen jo tänään!

    Haluatko pysyä mukana tiedonhallinnan valtavirrassa?

    Lue lisää dokumentinhallinnasta

    Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

    Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa palaa toimistolle, osa jatkaa etänä – ja suurin osa alkaa yhdistää molempia tapoj...

    Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa p...

    lue lisää

    Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

    Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosessin etenemistä viivyttävät usein rajallinen budjetti ja resurssipuute. Kun paperi...

    Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosess...

    lue lisää

    Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

    Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

    Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

    lue lisää

    Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

    Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

    Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

    lue lisää

    Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

    Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

    Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

    lue lisää

    Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

    kumppanit

    ota yhteyttä

    Linnoitustie 3
    02600 Espoo
    0207 342 480

    myynti@doc.fi

    seuraa meitä

    Evästeet Tietosuojaseloste