Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Fuusioitumiset, uudet kilpailijat, emoyhtiöistä erkaantuneita tytäryhtiöt ja digitalisoituminen ovat vaikuttaneet viime vuosikymmenien aikana paljon energia-alaan. Myös kumppaniverkosto ja yhteistyö eri toimijoiden välillä on laajentunut yhä suuremmaksi. Toimijoiden lisääntyminen erityisesti projekteissa on muuttanut tiedonhallinnan vaatimuksia: samaan tietoon pitää kaikilla olla pääsy samanaikaisesti.

On laskettu, että energia-ala tarvitsee noin 10 000 uutta henkilöä vuoteen 2030 mennessä. Vuositasolla tämä tarkoittaa 500–600 työntekijää. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden lisääntyminen saattaa johtaa tiedon hallitsemattomuuteen ja satoihin uusiin kirjaustapoihin.

Nykyaikaiset järjestelmät

Digitalisaation myötä tieto siirtyy verkkoon, jolloin järjestelmien on toimittava nopeasti, ketterästi ja moitteettomasti. Liian usein ratkaisuksi nähdään uusi dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei täysin korvaa vanhaa, vaan on vain yksi uusi ylimääräinen tietosiilo.

Energiamurroksen edessä on hyvä hetki pysähtyä ja tarkastella kokonaisuutena omia järjestelmiä sekä sovelluksia. Ovatko kaikki järjestelmät tarpeellisia? Voisiko järjestelmiä tai sovelluksia yhdistää? Tutkimustemme mukaan yrityksillä on perinteisesti käytössä seitsemän erilaista tiedonsäilytyspaikkaa. Kaiken tiedon hallitsemiseen ja löytämiseen tarvitaan vain yksi järjestelmä.

Tehokkuutta energia-alan toimintoihin

Yhä useammissa projekteissa on alihankkijoita, joiden pitää päästä käsiksi hankkeen dokumentteihin, kuten maankäytön asiakirjoihin ja piirustuksiin. Näkemyksemme mukaan energia-alan yhtenä suurimmista haasteista on tiedon pirstaloituminen, kun järjestelmiä ja toimijoita on useita ja tieto ei tallennu samaan paikkaan.

Myös koronavirus on tuonut muutoksia alan työtapoihin ja vauhdittanut kasvavaa trendiä, etätyöskentelyä. Tieto täytyy olla jaettavissa ja löydettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä edellyttää, että organisaation tiedonhallinnan käytänteet ja toimintatavat ovat jokaisella työntekijällä yhteneväiset.

On tärkeää, että alan organisaatiot tarkastelevat yksiköittäin omia sisäisiä prosesseja: miten tiedonhallinta toimii eri yksiköissä, kuinka tyytyväisiä siihen ollaan ja kuinka paljon siihen menee aikaan. Kehittämällä ja uudistamalla toimintoja voidaan tehostaa ajankäyttöä ja projektien läpivientiaikaa.

Askel kerralla kohti päämäärää

Ensin selvitetään, mikä on organisaation suurin haaste tiedonhallinnassa ja tartutaan siihen. Kokemuksemme mukaan energia-alalla se liittyy usein sopimus- tai projektihallintaan. Vasta, kun ensimmäinen haaste on ratkaistu, siirrytään ratkomaan seuraavaa asiaa. Näin toimintatavan muuttaminen on ketterää eikä tunnu raskaalta tai massiiviselta organisaation ylipyyhkäisyltä.

Kun puhutaan tiedonhallinnasta tai liiketoiminnan kehityksestä – se ei koskaan lopu.  Se on pitkä matka, jossa hyväksi havaittuja käytänteitä ja toimintoja poimitaan jatkuvasti talteen uutta tiedonhallinnan toimintatapaa varten. Oleellista on sitoutua muutokseen pitkällä tähtäimellä.

Tiedonhallintaa vuosien kokemuksella

Meille on tärkeää, että asiakas ei jää koskaan yksin. Varmistamme, että organisaation jokainen työntekijä osaa käyttää valittuja järjestelmiä ja kehitämme yhdessä asiakkaan kanssa entistä tehokkaampia tiedonhallintatapoja. Tuomme palavereihin säännöllisesti katsauksen markkinoiden uusista innovaatioista ja niiden tuomista helpotuksista prosessien suoraviivaistamiseksi. Emme siis vain myy tuotetta, vaan kehitämme sitä yhdessä.

Olemme helpottaneet asiakkaiden arkea jo lähes kolmenkymmenen vuoden ajan. Matkan aikana olemme luoneet toimivia toimintamalleja ja prosesseja, jotka ovat räätälöitävissä asiakkaiden tarpeiden mukaan. Energia-alaan erikoistuneet asiantuntijamme seuraavat alan kehitystä ja kehittävät uusia työkaluja tulevaisuuden tarpeisiin. Tavoitteemme on olla uudistamassa alan toimintatapoja ja tehdä jokaisen organisaation tiedonhallinta mahdollisimman yksinkertaiseksi.