Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

Eurooppalaistutkimuksen mukaan suomalaisista noin 60 % haluaa jatkaa etätöiden tekemistä. On aika tarkastella, miten työnteko pysyy sujuvana ja vaivattomana paikkariippumattomasti, kun osa tiimistä istuu toimistolla ja osa kotikonttorilla. Mitä ovat hybridityön tyypilliset kompastuskivet?

1. Tiedosto paikassa a, käyttäjä paikassa b

Haaste: Eilen toimistolla, tänään kotikonttorilla ja huomenna mökillä. Työnteon paikat ovat monipuolistuneet ja se voi aiheuttaa tehokkaalle tekemiselle haasteita. Työssä vaaditaan suunnitelmallisuutta, jotta kaikki materiaalit ja tiedot ovat mukana oikeassa paikassa. Kokemuksemme perusteella työntekijä voi kuluttaa päivässä jopa 30 minuuttia oikeiden tiedostojen hakemiseen. Se tekee vuodessa 130 tuntia.

Ratkaisu: Jotta hybridityö olisi sujuvaa ilman valtavia mukana kannettavia pakaaseja ja hermoja repiviä etsintöjä, on viimeistään nyt aika digitalisoida ja yhtenäistää erilaisten materiaalien hallinta yhteen ja samaan paikkaan – jota koko työyhteisö hyödyntää samoja ohjeiden mukaan.

Tehokkaalla tiedonhallinnalla kootaan organisaation hallussa oleva tieto nopeasti ja helposti. Useisiin eri paikkoihin tallennettu tieto saadaan järjestetyksi yhdeksi kokonaisuudeksi riippumatta siitä, onko tieto verkkolevyllä, pilvessä tai sähköpostissa.

2. Loputon sähköpostirumba

Haaste: Uskomatonta mutta totta, suurin osa dokumenteista ja tiedostoista vaihdetaan edelleen sähköpostien välityksellä. Ongelmat ovat ilmeisiä: tiedostosta voi liikkua parhaassa tapauksessa kymmeniä erilaisia versioita, joihin kukin kommentoi ja välittää oman kappaleensa seuraavalle. Ei ole ihme, että jonkun tärkeä päivitys saattaa kadota kuin savuna ilmaan. Keskimäärin yhden tiedoston elinkaareen kuuluu 19 muokkauskertaa.

Ratkaisu: Sähköpostirumballe ja tietovuodolle saadaan stoppi, kun tiedostoja aletaan hallinnoimaan ja muokkaamaan aina yhdessä paikassa – älykkäässä tiedonhallintajärjestelmässä. Näin tiedostoja on vain yksi, johon kukin kommentoija voi tehdä tarvittavat muutokset. Samalla myös sähköpostin jatkuva viestitulva helpottuu.

3. Informaatiokatkokset lähi- ja etätyöläisten välillä

Haaste: Samassa työhuoneessa istuessa on helppo huikata työkaverille tärkeät päivitykset tai informaatiot. Haasteeksi muodostuu pitää huoli siitä, että tieto kulkee kaikille – kului päivä sitten jaetussa työhuoneessa tai etäkonttorissa. Tieto on organisaation tärkein pääoma.

Ratkaisu: Projektien tehokas läpivienti vaatii koko tiimin pääsyn projektin tietoihin, työnkulkuihin sekä ajan tasalla oleviin dokumentteihin paikasta riippumatta. Vanhanaikaiset ja tehottomat kansiorakenteet ja projektinhallinnan haasteet kannattaa kerralla hoitaa kuntoon. Sen jälkeen riesana ei enää ole tietojen hajanaisuus, väärät arkistot tai epäloogiset kaksoiskappaleet.4.

4. Käyttöoikeudet hakusessa

Haaste: Toimistolla järjestelmät ja ohjelmat toimivat kuin unelma, mutta seuraavana päivänä kaikki jumittaa – etäilijän käyttöoikeudet eivät ole ajan tasalla ja edessä on soittokierros. Ennen hybridimalliin siirtymistä on olennaista tarkistaa, millaisia lisenssejä eri järjestelmiin on ja että ne toimivat niin etäyhteyksillä kuin mobiiliverkossa.

Ratkaisu: Anna järjestelmän hoitaa käyttöoikeudet it-tuen puolesta. Älykäs dokumentinhallintajärjestelmä määrittää käyttöoikeudet automaattisesti ja dynaamisesti roolien tai metatietojen mukaan. Näin pidetään huoli, että työaika ei kulu turhaan soitteluun vaan tuottavien asioiden edistämiseen.

Työpäivää hidastaa tiedonhallinnan haasteet, mutta mistä aloittaa?

Avuksi kannattaa ottaa tiedonhallinnan kartoituspaketti: paketti on kustannustehokas, helppo ja vaivaton tapa selvittää, mikä tiedonhallinnassa mättää. Kartoituspaketilla hoidamme raskaan työn, eikä tiedonhallinnan aloittaminen vaadi suurta projektia tai useita palavereja.

Käytämme tiedonhallinnan ratkaisuissa pohjana M-Files:n älykästä tiedonhallintajärjestelmää, joka poistaa ongelmat. Tehokkaasti – säästäen aikaa ja rahaa. M-Files ei ole yksi uusi järjestelmä lisää jatkuvasti paisuvan tieto- ja dokumenttikannan hallintaan — se yhdistää kaikki tietovarastot yhteen ikkunaan. Löydät etsimäsi nopeasti sen sijainnista riippumatta.

Aika laittaa tiedonhallinta kerralla kuntoon? Asiantuntijamme auttavat – vuosikymmenten kokemuksella. Ota yhteyttä!