Järjestelmävertailu ja valinta

Uuden tietojärjestelmän hankinta on yksi organisaation tärkeimmistä päätöksistä. Valittu järjestelmä vaikuttaa päivittäiseen työskentelyyn, tiedon löydettävyyteen ja henkilöstön arjen sujuvuuteen usein vuosiksi eteenpäin. Silti järjestelmävertailu tehdään organisaatioissa liian usein kiireessä, epäselvien kriteerien pohjalta tai ilman riittävää ymmärrystä siitä, mitä kaikkea hankintaan todella liittyy.

Tässä artikkelissa käymme läpi järjestelmävertailun ja järjestelmän valinnan vaihe vaiheelta. Aloitamme siitä, mitä vertailu käytännössä tarkoittaa, ja etenemme tarpeiden kartoituksesta vertailukehikon rakentamiseen, piilokustannusten tunnistamiseen ja lopulta perusteltuun valintapäätökseen. Tavoitteena on, että artikkelin luettuasi osaat lähestyä järjestelmähankintaa selkeästi ja hallitusti.

Mitä järjestelmävertailu tarkoittaa käytännössä?

Järjestelmävertailu on prosessi, jossa arvioidaan useita ohjelmistoja tai järjestelmiä rinnakkain ennalta määriteltyjen kriteerien avulla. Tavoitteena ei ole löytää ”paras järjestelmä” abstraktisti, vaan löytää organisaation tarpeisiin parhaiten sopiva ratkaisu.

Yleinen väärinkäsitys on, että järjestelmävertailu tarkoittaa ominaisuuslistojen vertailua. Todellisuudessa kyse on laajemmasta kokonaisuudesta: miten järjestelmä sopii olemassa oleviin prosesseihin, miten se integroituu muihin käytössä oleviin työkaluihin ja miten toimittaja tukee käyttöönottoa ja jatkokehitystä. Esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmän vertailu ja valinta ei ratkea pelkästään sillä, kumpi järjestelmistä tarjoaa enemmän toimintoja, vaan sillä, kumpi tukee paremmin juuri teidän organisaationne tiedonhallintaa.

Käytännössä järjestelmävertailu etenee neljän vaiheen kautta:

  1. Tarpeiden ja vaatimusten kartoitus
  2. Vertailukehikon rakentaminen ja painotusten määrittely
  3. Järjestelmien arviointi kehikon avulla
  4. Valintapäätöksen tekeminen ja sisäinen hyväksyntä

Jokainen vaihe rakentuu edellisen päälle. Jos tarpeet jäävät epäselviksi, vertailukehikosta tulee heikko. Jos kehikko on heikko, arviointi on sattumanvaraista. Siksi prosessin järjestys on tärkeä.

Tarpeiden kartoitus ennen vertailun aloittamista

Ennen kuin yhtäkään järjestelmää katsotaan, on selvitettävä, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta käytännössä moni järjestelmähankinta lähtee liikkeelle väärästä suunnasta: ensin valitaan järjestelmä, sitten katsotaan, sopiiko se tarpeeseen.

Tarpeiden kartoituksessa on hyödyllistä erottaa kolme tasoa toisistaan:

  • Toiminnalliset tarpeet: Mitä tehtäviä järjestelmän on tuettava? Esimerkiksi dokumenttien tallennus, versiointi, hakutoiminnot tai automaattiset työnkulut.
  • Tekniset vaatimukset: Mihin muihin järjestelmiin uuden ratkaisun on integroiduttava? Millainen tietoturvataso vaaditaan?
  • Organisatoriset reunaehdot: Mikä on budjetti? Ketkä käyttävät järjestelmää, ja millainen on heidän tekninen osaamisensa? Millä aikataululla käyttöönotto on toteutettava?

Tarpeiden kartoitus kannattaa tehdä yhdessä eri sidosryhmien kanssa. IT-tiimillä on erilainen näkökulma kuin loppukäyttäjillä, ja johdon prioriteetit poikkeavat usein operatiivisesta arjesta. Kun kaikki tarpeet kerätään ennen vertailun aloittamista, vertailusta tulee johdonmukainen eikä se ajaudu sivuraiteille yksittäisten ominaisuuksien houkuttelemana.

Miten rakentaa toimiva vertailukehikko?

Vertailukehikko on työkalu, jonka avulla eri järjestelmät arvioidaan samoilla kriteereillä. Ilman sitä vertailu perustuu mielipiteisiin ja satunnaisiin havaintoihin, ei systemaattiseen analyysiin.

Kriteerien valinta ja painotus

Hyvä vertailukehikko koostuu kriteereistä, jotka nousevat suoraan kartoitetuista tarpeista. Tyypillisiä kriteerejä tiedonhallintajärjestelmän vertailussa ovat esimerkiksi käytettävyys, integrointimahdollisuudet, metatietojen hallinta, tietoturva ja toimittajan tuki. Kriteerit eivät ole keskenään yhtä tärkeitä, joten jokaiselle on määriteltävä painoarvo.

Painotusten määrittely on vertailukehikon tärkein vaihe. Jos organisaatiosi tärkein tarve on GDPR-vaatimustenmukaisuuden varmistaminen, tietoturvaan ja metatietojen hallintaan liittyvien kriteerien tulee saada suurempi paino kuin esimerkiksi käyttöliittymän ulkoasuun liittyvien ominaisuuksien. Painotukset tekevät vertailusta strategisen päätöksen, ei teknistä ominaisuusvertailua.

Järjestelmien pisteyttäminen

Kun kriteerit ja painotukset on määritelty, kukin järjestelmä pisteytetään jokaisen kriteerin osalta. Pisteytys voidaan tehdä asteikolla yhdestä viiteen tai yhdestä kymmeneen, kunhan asteikko on yhtenäinen. Lopullinen kokonaispistemäärä lasketaan painotettujen pisteiden summana.

Esimerkki: jos arvioit tiedonhallintajärjestelmää ja vertailet M-Filesia ja SharePointia, voit huomata, että M-Files saa korkeammat pisteet metatietojen rakenteistamisessa, kun taas SharePoint voi pärjätä paremmin Microsoft 365 -ekosysteemiin integroitumisessa. Painotukset ratkaisevat, kumpi on teille sopivampi. M-Files vs. SharePoint ei siis ole yleispätevä kysymys, johon on yksi oikea vastaus, vaan organisaatiokohtainen vertailu.

Kokonaiskustannukset, jotka jäävät helposti piiloon

Järjestelmähankinnassa budjetointi epäonnistuu usein siksi, että arvioidaan vain lisenssikustannukset. Kokonaiskustannus eli niin sanottu TCO (total cost of ownership) on huomattavasti laajempi käsite.

Piiloon jäävät kustannukset jakautuvat tyypillisesti kolmeen ryhmään:

  • Käyttöönottokustannukset: Järjestelmän konfigurointi, tietojen siirto vanhoista järjestelmistä, integraatioiden rakentaminen ja käyttäjäkoulutus. Nämä voivat olla moninkertaiset lisenssikustannuksiin nähden.
  • Ylläpito ja kehitys: Järjestelmän päivittäminen, tekninen tuki, uusien ominaisuuksien käyttöönotto ja mahdolliset konsultointikulut muutosten yhteydessä.
  • Epäsuorat kustannukset: Henkilöstön käyttämä aika koulutukseen ja järjestelmään totutteluun sekä mahdollinen tuottavuuden lasku käyttöönoton aikana.

Kokonaiskustannusten arvioinnissa kannattaa pyytää toimittajilta referenssejä vastaavanlaisista käyttöönotoista. Todellinen kuva kustannuksista syntyy vasta, kun kuulet, mitä muut samankaltaiset organisaatiot ovat maksaneet koko elinkaaren ajalta, ei pelkästään ensimmäiseltä vuodelta. Tiedonhallinnan ratkaisut toteutetaan parhaimmillaan niin, että kokonaiskustannukset ovat läpinäkyviä jo hankintavaiheessa.

Perusteltu valintapäätös ja sisäinen hyväksyntä

Vertailun lopputulos on suositus, ei automaattinen päätös. Hyvä valintapäätös on dokumentoitu, perusteltu ja viestittävissä selkeästi kaikille sidosryhmille.

Valintadokumentin ei tarvitse olla pitkä, mutta sen on vastattava kolmeen kysymykseen: miksi tämä järjestelmä valittiin, miksi muut vaihtoehdot hylättiin ja miten valinta palvelee organisaation strategisia tavoitteita. Kun perustelut ovat kirjallisessa muodossa, päätös on helpompi viedä johdon hyväksyttäväksi ja myöhemmin helpompi selittää henkilöstölle.

Sisäisen hyväksynnän kannalta on tärkeää, että päätöksessä näkyvät eri sidosryhmien näkökulmat. Jos IT-tiimi, loppukäyttäjät ja johto ovat kaikki osallistuneet tarpeiden kartoitukseen ja vertailukriteerien määrittelyyn, valintapäätös ei tule yllätyksenä kenellekään. Muutosvastarinta vähenee merkittävästi silloin, kun ihmiset kokevat olleensa mukana prosessissa alusta alkaen.

Järjestelmän valinta ei pääty käyttöönottoon. Hyvä valintaprosessi sisältää myös suunnitelman siitä, miten järjestelmän toimivuutta arvioidaan ensimmäisen vuoden aikana ja miten sitä kehitetään organisaation tarpeiden muuttuessa. Järjestelmähankinta on pitkäaikainen investointi, ja paras tulos syntyy silloin, kun toimittajasuhde rakentuu kumppanuuden eikä yksittäisen toimituksen varaan. Sopimustenhallinnan järjestelmä ja prosessit ovat yksi esimerkki osa-alueesta, jossa pitkäjänteinen kumppanuus toimittajan kanssa tuottaa parhaan lopputuloksen.

Haluatko käydä läpi organisaatiosi tiedonhallintajärjestelmän tarpeet asiantuntijan kanssa? Ota yhteyttä ja kartoitetaan tilanne yhdessä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit