Kaupunkien asian- ja tiedonhallinta
Tämän kaltainen ajatus kuulostaa itsestään selvältä vuonna 2019, mutta valitettavasti ei sitä ole. Tehostaminen, kustannussäästöt, eri kustannuspaikkojen välinen hitaus ja byrokratia ovat syy siihen, miksi kaupunkien digitaalinen kehitys ei ole vielä huipussaan. Samalla ne ovat myös syitä siihen, miksi ehdottomasti pitäisi olla.
Paperiset tositteet, todistukset ja piirustukset ovat historiaa – allekirjoitukset, tiedotus, raportointi ja toiminta tapahtuu sähköisesti esimerkiksi mobiilissa. Tällöin tieto on kaikkien tavoitettavissa vuorokauden jokaisena hetkenä vuoden jokaisena päivänä, tietoturvallisesti.
Paperi on uhanalainen eläin, eikä sen käyttö hallinnollisiin toimiin enää ole kustannustehokasta, ekologista, saati tietoturvallista. Paperi on riski sekä tietoturvalle että mahdolliselle arkistojen fyysiselle tuhoutumiselle. Sähköinen asian- ja tiedonhallintajärjestelmä on hyvin tärkeä edellytys sille, että julkisen hallinnon toimintaa voidaan digitalisoida ja asiakaspalvelua sähköistää.
Asianhallintaa yhdessä tiedonhallinnan kanssa
Otetaan vielä termit selviksi.
Asianhallinta on toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien dokumenttien käsittelyn ohjaamista dokumentin koko elinkaaren ajan.
Oikeanlainen asianhallinta tehostaa
- eri asioiden valmistelua
- käsittelyä
- päätöksentekoa
- julkaisemista
- arkistointia ja hävittämistä
- dokumenttien hallintaa läpi osasto- tai kustannuspaikkarajojen
Tiedonhallinta taas tarkoittaa organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa.
Tätä tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on aina
- luotettavaa
- ajan tasalla
- tehokkaasti hyödynnettävää
- tuottavuutta edistävää.
Tehokas, yhden järjestelmän asian- ja tiedonhallinta ylläpitää kaupunkien riskienhallintaa ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla tietoturvan automaattisesti.
Tekoäly asian- ja tiedonhallinnan tukena
Asian- ja tiedonhallinta parhaimmillaan ei ole ainoastaan tietojen tallentamista tai käsittelyä. Parhaimman hyödyn saa silloin, kun käytössä oleva järjestelmä hyödyntää tekoälyä. Tekoälyllä tarkoitetaan tässä kontekstissa tekstianalyysia, luonnollisen kielen käsittelyä (NLP), luonnollisen kielen ymmärtämistä (NLU) ja koneoppimista.
Tekoälyn avulla jatkuvasti käyttäjän toiminnoista ja hakusanoista oppiva järjestelmä vähentää manuaalista työtä tuoden siten säästöjä. Työntekijät keskittyvät tuottavaan, kaupungin kehitystä palvelevaan työhön. Tekoälyllä varustettu asian- ja tiedonhallintajärjestelmä pystyy käsittelemään valtavia määriä tietoa sekä tunnistamaan sen sisältämät mallit ja luokat. Tämä lisää työn tuottavuutta, nopeuttaa pääsyä organisaatiolle kriittisiin tietoihin ja tekee jäsentämättömän tiedon käsittelystä helpompaa.
Tietoa on maailmassa ja kaupungeillakin määrättömästi, ja se lisääntyy räjähtävää vauhtia jatkuvasti. Kaikkea kaupunkien hallinnoimaa sisältöä ei ole tehokasta pitää tasa-arvoisena. Tekoälyä hyödyntävä asian- ja tiedonhallintajärjestelmä voidaan yhdistää muihin organisaation käyttämiin tietosiiloihin. Yhteinen käyttöliittymä yhdistää tiedon kaikista sijainneista tunnistamalle käyttäjälle tärkeät tiedot turhasta. Sisällölle ehdotetaan automaattisesti metatietoja varmistaen, että dokumentit ohjataan oikeiden työkulkujen kautta soveltaen oikeita säilyttämiskäytäntöjä.
Asian- ja tiedonhallintajärjestelmän tarjoamat hyödyt
Kun asian- ja tiedonhallinta on automatisoitu analysointeineen, luokitteluineen ja merkitsemisineen, voivat työntekijät keskittyä kaupungin prosessien tehokkaaseen hallinnointiin ja metatietojen tarkentamiseen. Automatisoinnilla vähennetään inhimillisten virheiden riskiä ja epäjohdonmukaisesti merkittyä tietoa ja dokumentteja. Järjestelmä mukautuu ja tehostuu jatkuvasti oppien keskeisiä tunnuslukuja ja käyttäjien toimintatapoja.
Toimivan asian- ja tiedonhallintajärjestelmän hyödyt huomataan tosin kaikissa sidosryhmissä vasta silloin, kun kaikessa kaupungin operatiivisessa toiminnassa käytetään kustannuspaikkarajoja ylittävää asianhallinnan prosessia ja dokumenttien yhteisiä metatietomäärityksiä.
Kaupunkilaisen näkökulmasta toimiva asian- ja tiedonhallintajärjestelmä selkeyttää sekä nopeuttaa asiointia kaupungin kanssa, helpottaa omien tietojen saatavuutta, kaupungin palvelusta tulee läpinäkyvämpää, ja täten myös luottamus kaupungin toimintaan tulee paranemaan.
Kaupungin näkökulmasta hyödyt näkyvät erityisesti asianhallintaa säätelevän lainsäädännön vaatimusten toteutumisella, tietoturvalla sekä työn tuottavuuden paranemisella. Kun kaupungin eri toimialoilla on käytössä yhteinen asianhallintaprosessi ja metatiedot, mahdolliset työnteon päällekkäisyydet vähenevät.
Kaupungin työntekijän näkökulmasta työn mielekkyys paranee, kun asian- ja tiedonhallinnanprosessit ovat yhtenäiset. Prosessit ovat tarkkaan kuvattu sekä roolit, tehtävät ja toimenpiteet ovat selkeästi määritellyt ja niiden mukaan myös toimitaan.
Kaupunkien yhtenäinen asianhallintaprosessi järjestelmineen ja metatietoineen tulee myös tulevaisuudessa helpottamaan koko maan kattavan sähköisen palvelun kehittämistä. Kehitystyö nopeutuu ja mahdollinen päällekkäinen järjestelmäkehittäminen voidaan tällöin välttää. Myös kansallinen sähköinen arkisto voi olla toteutettavissa hyvinkin tehokkaasti ja nopeasti, kun yhteiset metatiedot ja käsitteet on otettu käyttöön.
Asian- ja tiedonhallintajärjestelmän ansiosta kaupungit tehostavat prosessejaan, helpottavat kriittisen tiedon tunnistamista, yksinkertaistavat työnkulkuja ja tehostavat työntekoa. Säästetty aika ja raha voidaan käyttää ihmisten hyvinvointiin, joka tekee myös tulevaisuuden kaupungista asumisen arvoisen.
Ota yhteyttä myyntiimme, niin autamme sinua tehostamaan omaa liiketoimintaasi älykkäällä asian- ja tiedonhallintajärjestelmällä!