Kestävän kehityksen artikkelisarja – Digitaalinen tiedonhallinta

Digitaalinen tiedonhallinta – Osana kestävää kehitystä

Kestävän kehityksen tavoitteena on tasapainottaa taloudellista kasvua, sosiaalista ja kulttuurista kehitystä ja ympäristön säilyttämistä niin, että varmistetaan luonnonvarojen kestävä käyttö ja vähennetään ihmisen toiminnan haitallisia vaikutuksia ympäristöön. Suomella on tavoite olla hiilineutraali vuoteen 2035 mennessä, pyrimme siis tavoitteeseen 15 vuotta aiemmin kuin EU kokonaisuutena. Pyrkimys hiilineutraaliuteen hidastaa ilmaston lämpenemistä ja vähentää sen haitallisia vaikutuksia, kuten äärimmäisiä sääilmiöitä, merenpinnan nousua ja ekosysteemien tuhoutumista, sillä hiilidioksidipäästöt ovat keskeinen tekijä ilmastonmuutoksessa. Digital Office Company panostaa kestävän kehityksen edistämiseen, ja tässä artikkelissa perehdymme tarkemmin digitaaliseen tiedonhallintaan ja miten se on osana kestävää kehitystä.

Ekologinen kestävyys

Kestävän kehityksen voi jakaa kolmeen eri aihealueeseen, josta ensimmäinen on ekologinen kestävyys. Ekologinen kestävyys keskittyy ympäristön säilyttämiseen ja luonnonvarojen kestävään käyttöön. Teknologian kehittyessä meille on avautunut mahdollisuus siirtyä toimistoissa entistä vähemmän paperia kuluttavaan työskentelyyn. Paperin valmistusprosessi vaikuttaa merkittävästi ympäristöömme monin tavoin. Se kuluttaa suuria määriä luonnonvaroja, kuten puita, vettä ja energiaa, ja samalla se aiheuttaa merkittäviä päästöjä ilmaan ja veteen. Näiden tekijöiden vähentäminen voi auttaa hillitsemään ilmastonmuutosta.

Myös siirtyessä digitaaliseen tiedonhallintaan, löytyy kaikki dokumentit ja tärkeät asiapaperit yhdestä paikasta, jolloin vähentyy tarve pisteiden väliseen kulkemiseen ja dokumenttien lähettämiseen. Päästöjen määrä kasvaa huomattavasti, kun jaamme saman dokumentin toistuvasti eteenpäin. Usein emme edes tiedosta, kuinka paljon tietojen välittäminen esimerkiksi sähköpostilla aiheuttaa hiilijalanjälkeä. Myös aikaa säästyy, kun dokumentit digitalisoidaan ja tallennetaan yhteen paikkaan. Tällä tavoin varmistetaan myös tietoturvallinen tiedonjakaminen yhteistyökumppaneiden kesken. Huippusuosioon noussut tekoäly säästää myös merkittävästi työaikaa organisaatioissa. Sitä voidaan käyttää dokumenttien luokitteluun ja tunnistamiseen, mikä auttaa niiden hallinnassa. Lisäksi se mahdollistaa suurten tekstimäärien tiivistämisen ja analysoinnin nopeasti

Taloudellinen kestävyys

Taloudellisessa kestävyydessä pyritään tasapainoiseen kasvuun ilman velkaantumista tai luonnonvarojen ehtymistä. Kun se on kestävällä pohjalla, on helpompi kohdata vastaan tulevia haasteita, kuten väestön ikääntymistä ja siitä aiheutuvia kasvavia sosiaaliturva ja terveysmenoja. Tehokkuuden lisääminen ja ajan säästäminen vähentävät resurssien tarvetta ja siten tuovat säästöjä.

Kun tiedonhallinta on hyvällä pohjalla, jää työntekijälle aikaa tuottavampiin asioihin, joka kasvattaa liikevaihtoa ja tulosta, eli parantaa taloutta. Tekoälypohjaisilla työkaluilla on monta tehokasta hyödykettä työskentelyyn. Ne voivat auttaa automatisoimaan monotonisia tehtäviä, kuten tiedon syöttämistä tietokantoihin, asiakirjojen tarkistamista tai laskutusta. Työkalut tarjoavat myös tarkempia ja nopeampia hakutuloksia organisaation dokumenttikannassa. Kansainvälisissä organisaatioissa ne voivat myös auttaa kommunikoimaan tehokkaasti eri kielillä ja käsittelemään monikielistä dokumentaatiota.

Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys

Yhä jatkuva väestönkasvu, köyhyys, ruoka- ja terveydenhuolto, tasa-arvo sekä koulutuksen järjestäminen ovat maailmanlaajuisia sosiaalisen kestävyyden haasteita, joilla on merkittäviä vaikutuksia ekologiseen ja taloudelliseen kestävyyteen. Näihin haasteisiin vastaaminen vaatii suuria ponnistuksia yksittäisiltä valtioilta kuin myös kansainväliseltä yhteisöltä. Valitettavasti emme voi vaikuttaa kaikkeen yksin, mutta voimme edistää tasa-arvoa ottamalla huomioon tiedonhallinnan järjestelmän suunnittelun ja toteutuksen. On tärkeää suunnitella järjestelmät niin, että ne vähentävät olemassa olevia ennakkoluuloja ja vähentävät syrjiviä käytäntöjä.

Järjestelmä mahdollistaa esteettömämpiä käyttökokemuksia ja tukee myös erityistarpeita vaativia käyttäjiä. Dokumenttienhallintatyökalut, mukaan lukien tekoäly, voivat tarjota henkilölle, jolla ei ole vahvaa kirjoitustaitoa tai tietoteknistä osaamista, paremman pääsyn tietoon ja resursseihin. Tekoäly tarjoaa myös apua niille, joilla on eritystarpeita kirjoittamisen tai lukemisen kanssa. Tekoäly voi myös tarjota käyttäjille koulutusta ja ohjausta erilaisten tehtävien suorittamiseen. Se auttaa tuomaan esille ”pimeää tietoa”, mikä parantaa tiedon saavutettavuutta, ja samalla tekoäly voi auttaa tiivistämään tai hakemaan tietoa paremmin esimerkiksi tietystä asiakirjasta. Tekoälyn työkalut mahdollistavat myös monikielisyyden ja kulttuurillisen monimuotoisuuden. Tekoäly toimii työntekijän näkymättömänä tukena arkipäivän sekä vaativampien työtehtävien hoidossa. Näitä tekijöitä yhdistämällä voidaan auttaa edistämään tasa-arvoa työpaikalla ja sitä kautta yhteiskunnassa.