• etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen. Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?
Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen. Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.

Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?

Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä motivaatiota. Kun työnteko on jouhevaa, eikä sitä keskeytä näennäisesti turhat toimenpiteet kuten yhteydenpito IT-osastoon värin loputtua printteristä (TAAS!), dokumentin kaivaminen kansiosuosta tai tarvittavan tiedon etsimistä sähköposteista ja kansioista, voidaan keskittyä olennaiseen.

Yksi, kaksi, kolme…

Aivan kuten myös isommilla yrityksillä, myös pienemmillä yrityksillä on tarve toimivaan dokumentinhallintaan. Harmillisen usein otetaan käyttöön dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan täysin korvaa vanhaa, vaan käyttöön on tullut vain yksi uusi ylimääräinen tietosiilo. Käsi ylös he, joilla on käytössään verkkolevy, Sharepoint, ehkä myös Dropbox ja vielä joku muu paikka, minne tietoa voi tallentaa? Tietysti työntekijöiden työpöydän ja sähköpostin lisäksi.

Onko silloin ihme, että samasta dokumentista löytyy monta erilaista päivitettyä versiota eri nimillä nimettynä eri järjestelmistä ja kansioista. Saman tiedon uudelleen muokkaaminen uudestaan ja uudestaan vie täysin turhaa aikaa, kuten myös sen viimeisimmän version etsiminen.

Ihmiset ovat erilaisia, toiset tykkäävät äideistä ja toiset tyttäristä. Yksi tallentaa dokumentin sen päivämäärän, toinen asian ja kolmas paikan perusteella. Neljäs etsii samaa tiedostoa tekijän perusteella. Tehokkuus tässä prosessissa loppui jo ennen kuin ehti alkaakaan.

Missä teillä menee eniten aikaa? Miksi? Onko ongelma järjestelmissä vai toimintatavoissa?

Yksi. Ainoa. Tiedonhallintajärjestelmä. Riittää.

Yli osastorajojen kulkeva, automatisoitu, tietoturvallinen ja älykäs asianhallintajärjestelmä ratkaisee monta ongelmaa. Muun muassa käyttöoikeuksien automaattinen hallinnointi varmistaa toimivan ja ajantasaisen tietoturvan ilman manuaalista näpyttelyä. Tietoa ja työnkulkua voi hallita, dokumentteja löytää ja projekteja johtaa paikasta ja ajasta riippumatta. Toimiva ja kattava tiedonhallintajärjestelmä integroituu saumattomasti muun muassa erilaisten ERP ja CRM -järjestelmien kanssa.

Kun koko organisaatio osastosta riippumatta löytää tarvittavat tiedot ja dokumentit nopeasti yhdestä ja samasta järjestelmästä, myös mobiilisti, ollaan jo askeleen edellä.

Tavoitteena paperiton toimisto?

Onko teillä tavoitteena toimisto, jossa tieto ja dokumentit liikkuvat ainoastaan digitaalisessa muodossa? Sen lisäksi että paperin käytön vähentäminen on ekologista, se myös tehostaa työntekoa. Papereiden etsiminen ja säilyttäminen on myös tietoturvariski ja työpöydillä pyörivien arkaluontoisten papereiden hallinnoiminen mahdotonta.

Katso case videomme Lahti Aquan kanssa toteutetusta digitoinnin projektista ja sen prosessista!

 

Vaihtuvat työpisteet ja avokonttorielämä vaatii järjestelmän, johon voidaan luottaa. Aina. Paikasta riippumatta ja mahdollisimman pienillä resursseilla.

Aika on rahaa

Tehokkuus, nopeus, mukavuus ja helppokäyttöisyys. Siinä muutama pointti, jotka puhuvat yhden, kaikkien työntekijöiden käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän puolesta. Metasanoilla löydettävissä olevat dokumentit ja osastorajat ylittävä toiminnallisuus vievät työnteon täysin uudelle tasolle.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitetaan yhdessä, millä kaikilla tavoilla saamme teidän yritystoiminnastanne kaiken irti ja mahdollisuuden keskittyä juuri siihen, joka tuo tulosta juuri teille.

Lue lisää digitoinnista ja tiedonhallinnan ratkaisuistamme!

Lue lisää tiedonhallinnasta

Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa palaa toimistolle, osa jatkaa etänä – ja suurin osa alkaa yhdistää molempia tapoj...

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa p...

lue lisää

Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosessin etenemistä viivyttävät usein rajallinen budjetti ja resurssipuute. Kun paperi...

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosess...

lue lisää

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

kumppanit

ota yhteyttä

Linnoitustie 3
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@doc.fi

seuraa meitä

Evästeet Tietosuojaseloste