Julkisen sektorin haasteet digitalisaatiossa
Yksi pinnalle noussut puheenaihe 24.4. tiistaina oli kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa. Tarve on ilmeinen, mutta mikä siinä sitten hiertää? Erityisesti kunnallisella puolella säästetään tällä hetkellä vahvasti, eikä niin sanottuihin ylimääräisiin sijoituksiin ole varaa. Ehkä ajatellaan, että kunhan tässä talous kohentuu niin mietitään sitten sitä digitalisaatiota. Näihin ajatuksiin paneutui puheessaan muun muassa Vihdin kunnanjohtaja Sami Miettinen.
Dokumenttienhallinta osaksi työntekoa
Toinen mahdollinen ongelma jatkuvien säästötalkoiden lisäksi on kunnallisjohdosta puuttuvat diginaatiivit. Eli he, jotka ovat syntyneet digitaaliseen maailmaan, imeneet digitalisaatiota jo äidinmaidosta, ja joille tiedonhaku sekä sen tallentaminen digitaaliseen muotoon on jokapäiväistä ja luonnollista. Kun tiedon tallentaminen paperisena erilaisiin mappeihin on jo käynyt tavaksi ja tehdään aina kuten ennenkin, digitaaliseen arkistointiin ja tiedonhakuun siirtyminen saattaa tuntua hyvinkin haastavalta ja kalliilta projektilta.
Uusien prosessien käyttöönotto on kunnallisella puolella hitaampaa kuin yksityisellä sektorilla jäykähkön organisaatiorakenteen ja byrokratian vuoksi, joten suureen digitointi- ja dokumentinhallintaprojektiin lähteminen on lähtökohtaisesti haastavaa. Digitoitavaa materiaalia ja mappia löytyy metrikaupalla, ja jo valmiiksi ylityöllistettyjen työntekijöiden perehdytys uuteen tapaan työskennellä voi tuntua vievän aikaa itse työn teolta.
Kunnallisella puolella pääasialliset digitalisoinnin esteet ja hidasteet ovat raha, aika ja vanhat toimintatavat.
Muutos on aina hurjaa. Se herättää aina epävarmuutta siitä, oliko päätös nyt oikea. Mitä jos teemme virheen päätyessämme siirtämään mappimme ja paperimme digitaaliseen muotoon? Olisikohan sittenkin helpompi jatkaa vielä vaan tällä tavalla, kun ihan hyvinhän tämä toimii? Kun kuntalaisetkin ovat tähän jo tottuneet.
Entä jos sijoitus digitalisaatioon toisi itsensä takaisin hyvin nopealla aikataululla, sekä rahana että aikana?
Mietitäänpä tätä hetki. Kuvitellaan tilanne, jossa työntekijä etsii dokumenttia. Hän tarvitsisi kipeästi tietoa jostain tietystä asiasta, mutta sen löytyminen mappiarkistoista vie aikaa. Jopa sen verran, että samassa ajassa olisi ehtinyt hoitaa jo monta muutakin kiireellistä ja odottavaa asiaa. Toisaalta hän olisi voinut löytää oikean dokumentin hakusanan avulla digitaalisesta arkistosta saman tien.
Miksi siis tuhlata työntekijöiden aikaa tiedonhakuun, jonka voisi tehdä myös huomattavasti tehokkaammin? Tämä jos mikä tuo säästöjä jo hyvin lyhyelläkin aikavälillä; sekä kustannustehokkuuden että työntekijöiden tyytyväisyyden kautta.
Toinen säästöjä tuova kohde paperiarkistojen digitoinnissa on ylimääräisistä tiloista luopuminen. Aina vain lisääntyvien mappien säilytys kellareissa ja erilaisissa tiloissa tuo jatkuvasti kustannuksia. Tilojen vuokrat ja kunnossapito on kallista. Kun nuo lukuisat mapit ja paperit siirretään tietoturvallisesti digitaaliseen arkistoon paperisista hyllyriveistä, säästetään sekä tilakustannuksissa että vakuutuksissa.
Tietoturva dokumentinhallinnassa
Puhumattakaan tällä hetkellä niin ajankohtaisesta tietoturvasta. Nykyinen työelämä muuttuu jatkuvasti teknologian ja dokumentinhallinnan kehittyessä. Työtiloissa siirrytään toimistojen suljetuista ovista ja omista työhuoneista monitilatoimistoihin ja avokonttoreihin, jotka tuovat omat haasteensa kuntalaisten henkilötietojen salassa pysymiseen.
Kuinka voidaan taata avokonttorissa se, ettei asiaan kuulumaton henkilö pääse käsiksi papereihin, joihin hänellä ei pitäisi olla pääsyä? Lukolliset rullakot ja kaapit vievät tilaa jokaiselta työpisteeltä, ja paperin lisääntymistä ei voi estää. Kun paperitiedostot tallennetaan digitaalisessa muodossa salasanojen taakse, voi olla hyvinkin varma, ettei sitä pääse uteliaat silmäparit tutkimaan ilman lupaa.
Yhä enemmän työ kunnissakin muuttuu etätyötä suosivaksi, jolloin saatetaan tietotyöläisten osalta luopua kiinteistä työpisteistä. Tällöin papereiden säilyttäminen tietoturvallisesti on erityisen haastavaa. Näissäkin tapauksissa pilviratkaisut tai kunnan omaan järjestelmään integroitu digitaalinen arkisto auttaa pitämään tiedon turvassa luvattomilta tahoilta, ja asettaa sen helposti löydettäväksi sitä tarvitsevalle.
Siis miksi ei?
Yhteenvetona, digitaaliseen arkistointiin siirtymisessä ei pitäisi olla mitään estettä. Suurin osa ”esteistä”, joita kunnallisjohdossa mahdollisesti mietitään digitoinnin suhteen, ovat loppujen lopuksi vain epävarmuutta muutoksesta.
Paperisten arkistojen digitointi tuo kunnille ehdottomasti ainoastaan säästöjä ja lisää kustannustehokkuuta. Nyt jos koskaan olisi myös kuntien aika ottaa askel tehokkuuteen, ja selkeämpiin toimintaprosesseihin digitalisaation avulla.
Digital Office Company on tehnyt useita digitalisaatioon liittyviä yhteistyöprojekteja kuntien kanssa, katso Kouvolan kaupungin kokemuksia aiheesta.
Lue lisää digitoinnin ratkaisuistamme ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Kerromme mielellämme lisää, kuinka digitointi voi tehostaa liiketoiminnan prosesseja myös sinun organisaatiossa.