Office 365 tehokkaampaan käyttöön M-Files integraatiolla

Office 365 on käytössä monissa, kaiken kokoisissa suomalaisissa yrityksissä sen laajojen ominaisuuksiensa sekä monipuolisten sovellustensa ansiosta. Monet vannovatkin muun muassa juuri Sharepointin, Teamsin ja Outlookin nimeen. Esimerkiksi Sharepoint on kätevä tiimityökalu, jolla hoituu sekä yrityksen sisäinen viestintä että dokumentinhallinta. Mutta kuinka monessa yrityksessä sisäiseen viestintään ja dokumenttien hallintaan tai säilytykseen käytetään ainoastaan Sharepointia tai edes vain Office365 -sovelluksia? Aivan.

Tieto ja dokumentit ovat usein tehokkaissakin Sharepoint käyttäjäympäristöissä hajautuneet myös käyttäjien omille verkkolevyille, OneDriveen tai jäänyt sähköpostien tai Teams-keskustelujen liitetiedostoiksi. Tätä moneen eri paikkaan hajautunutta tietoa on vaikea edes käyttäjän itse löytää, varsinkin jos yrityksen omat sisäiset tiedonhallintaan liittyvät prosessit ovat moninaiset.

Riski tärkeän dokumentin katoamiseen on suuri ja sen tietoturva kyseenalainen, puhumattakaan hukkaan heitetystä ajasta, joka dokumentin etsimiseen kuluu.

Parempi käyttökokemus ja nopeammat prosessit

Office 365 -sovellusten käyttökokemusta ja tehokkuutta voidaan parantaa älykkään tiedonhallinnan avulla. M-Files integraatiolla saadaan lisättyä sekä taloudellista hyötyä että käytön helppoutta ja käyttömukavuutta. Mitä tuo integraatio sitten käytännössä tarkoittaa? Millä tavalla sen käyttöönotto onnistuu?

Kokemuksestahan hyvin tiedetään, että yksi suurimmista ongelmista uusien järjestelmien käyttöönotossa on käyttöönoton resurssoinnin lisäksi käyttäjät itse. Vanhat käytännöt, tottumukset ja tavat toimia istuvat lujassa meissä kaikissa toimistohiirissä, ja uuteen siirtyminen vie aikansa.

Mutta jos uusi järjestelmä integroidaan jo olemassa olevaan niin, että vanhaan käyttöympäristöön tottuneet työntekijät voivat jatkaa sovellusten käyttöä niiden omissa käyttöympäristöissä, saadaan tehokkuus esiin ilman suurempia nitkutuksia. Miten M-Files ja Office 365 -integraatio sitten oikein toimii?

Yhdestä näkymästä koko Office 365 sisältö

Office 365 ja M-Files integraatio mahdollistaa käyttäjien pääsyn kaikkeen tietoon suoraan Office 365 -sovelluksista riippumatta tiedon tallennuspaikasta. Eli yhdestä näkymästä näet kaiken.

Tutusta ja turvallisesta Office 365 -näkymästä käyttäjä voi etsiä, muokata ja hallita kaikkea yrityksen hallussa olevaa tietoa, vaikka se olisikin tallennettu jonnekin muualle kuin Sharepointiin.

Käyttökokemus säilyy samana, mutta toiminta tehostuu huomattavasti. Se vähentää merkittävästi tiedon etsimiseen kulutettua aikaa; olettaen että tietoa tallennetaan myös Sharepointin ulkopuolelle – ja sitähän tallennetaan.

M-Files integraation muihin hyötyihin tiedon löydettävyyden lisäksi kuuluu, ettei tietoa tarvitse enää siirrellä ohjelmasta toiseen.  Kun kaikki tallennettu tieto on näkyvissä ja käytettävissä vain yhdessä näkymässä, tiedon liikuttaminen paikasta toiseen poistuu. Tämä vähentää myös mahdollisia kopioita eri dokumenteista, koska usko tai älä – yhdestä dokumentista todennäköisesti löytyy useampikin versio.

Onko teilläkin käytössä Office 365, mutta toimintaa ja prosesseja voitaisiin tehostaa entisestään? Asiantuntijamme pystyvät nopeasti tunnistamaan sinun yrityksesi tiedonhallinnan kipukohdat, jolloin kustannustehokkuutta saadaan nostettua huomattavasti. Käyttöönotto on helppo ja nopea, eikä vaadi sinulta lisäresursointia.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään, niin katsotaan yhdessä, kuinka voisimme tehostaa liiketoimintaasi tiedonhallinnan avulla!