Organisaatioiden 5 suurinta tiedonhallinnan haastetta
Tieto on organisaatioiden tärkein pääoma. Sitä löytyy eri muodoissa ja formaateissa, ja sitä säilytetään eri paikoissa. Tieto lisääntyy jatkuvasti, ja koko ajan kiihtyvällä nopeudella. Vasta nyt ovat yrityspäättäjät alkaneet heräilemään siihen tosiasiaan, että nykyisellä kansiopohjaisella tiedonsäilytyksellä ei pystytä tietoa enää hallitsemaan kustannustehokkaasti.
Puutteellinen tiedonhallinta tuo mukanaan monia haasteita, jotka sekä vähentävät työtehoa että tuovat turhia kustannuksia. Suurin osa näistä haasteista ovat vuosien ajan olleet arkipäivää, jolloin niihin on jo niin totuttu, ettei niiden edes tajuta olevan ongelma. Mitä nämä ongelmat sitten ovat?
1. Tiedon räjähdysmäinen kasvu
SINTEFin, eli pohjoismaiden suurimman itsenäisen tutkimuslaitoksen mukaan yli 90 prosenttia kaikesta organisaatioissa tallennetusta tiedosta on luotu vasta viimeisen kahden vuoden aikana. Luku on huikea. Jo vuoden päästä organisaatioiden hallussa oleva tieto on jo niin suuri, että liiketoiminnalle kriittisen tiedon hallinta on jo mittava ongelma ja haaste kilpailukyvyn säilyttämiselle.
Mitä kaikkea tietoa meiltä löytyy esimerkiksi tietystä asiakkaasta? Millä tavalla voimme palvella asiakkaittamme parhaalla mahdollisella tavalla, jos kaikki heihin liittyvä tieto ei ole hallussa?
2. Tieto on hajautunut moneen eri järjestelmään
Koska tietoa on niin paljon, sitä pitää jossain säilyttää. Kun tietoa on yhdessä säilytyspaikassa liikaa, sen hallinta menee kansiorakenteensa vuoksi mahdottomaksi. Relevantin ja päivitetyn tiedon löytäminen on haaste kaikille – myös hänelle itselleen, joka tiedon on järjestelmään alun perin tallentanut.
Ratkaisuksi perustetaan usein uusi tiedonsäilytyspaikka. Vanhat tiedot siirrätetään kalliilla uuteen säilytyspaikkaan, tai vaihtoehtoisesti säilytyspaikkoja on taas käytössä yksi lisää. Keskimäärin organisaatioilla on käytössään neljä erilaista, mutta virallista tiedon säilytyspaikkaa verkkolevystä erilaisiin pilvipalveluihin. Ottaen huomioon tiedon jatkuvan kasvun, säilytyspaikat tulevat tällä ratkaisumallilla ainoastaan lisääntymään.
3. Subjektiiviset kansiorakenteet
Tiedonhallinnan keskiössä on ihminen. Ihminen käyttää tietoa. Ihminen tallentaa tietoa. Ja yksi mahtavimmista jutuista meissä ihmisissä on se, että olemme kaikki erilaisia ja näemme maailman eri tavalla. Tämä tarkoittaa myös sitä, että eri ihmiset luokittelevat asioita eri lähtökohdista ja omiin toimintoihin perustuen. Onko tieto tallennettu asiakkaan, päivämäärän vai yleisen luokittelun perusteella on täysin ihmisestä riippuvainen asia.
Omien henkilökohtaisten luokitteluperusteiden lisäksi dokumentin lopullisen säilytyspaikan määrittelee myös se, millä osastolla työskentelemme. Myynti-, laskutus- ja lakiosastot luokittelevat tiedon omien lähtökohtiensa mukaan. Kaikilla on omat kansionsa ja järjestelmänsä omine käyttöoikeuksineen, jolloin sopimusversiota on useita. Tieto ei ole tällöin hallittavissa.
4. Useat kopiot samasta dokumentista
Perinteinen kansiorakenne aiheuttaa siis sen, että esimerkiksi sama sopimus on todennäköisesti tallennettuna useaan eri paikkaan. Jos yksi osasto tekee siihen muutoksia, muutos ei päivity muille osastoille. Samasta sopimuksesta on useita versioita, jolloin uusimman version löytäminen on mahdotonta tai ainakin aikaa vievää.
Tutkimusten mukaan jopa 83 % työntekijöistä on joskus joutunut luomaan dokumentin uudestaan, koska ei ole löytänyt viimeisintä versiota.
Yleisimmät syyt siihen, että viimeisintä versiota on usein haastavaa löytää ovat dokumenttien virheellinen nimeäminen, se on tallennettu väärään kansioon tai tietovarastoon tai siihen ei ole pääsyä kaikista laitteista, esimerkiksi mobiililla. Useat eri versiot samasta dokumentista paitsi aiheuttavat hämmennystä käyttäjien keskuudessa, myös lisäävät riskiä suuriinkin liiketoiminnallisiin virheisiin.
5. Henkilökunnan kouluttaminen ja muutosvastarinta
Monet eri järjestelmät ja uusien järjestelmien käyttöönotto on ahdistavaa ja aikaa vievää. Suurin ongelma uuden järjestelmän käyttöönotossa on sen jalkauttaminen jokapäiväiseen työhön. Puutteellinen koulutus, tuki ja seuranta aiheuttaa vastarintaa uuden järjestelmän omaksumiseen.
Onko siis ihme, ettei uudet järjestelmät herätä ihastusta kenessäkään? Jo valmiiksi hektisessä työpäivässä pitäisi jatkuvasti opetella uusia järjestelmiä tietokaaoksen hallintaan, mutta jotka eivät kuitenkaan tuo yhtään lisäarvoa, päinvastoin. Yksi uusi paikka kaivettavaksi ja tutkittavaksi. Tämä kaikki on pois tuottavalta työltä.
Ratkaisuna toimiva tiedonhallinta
Yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä voidaan yhdistää kaikki käytössä olevat tiedonsäilytyspaikat ja korjata puutteellisen tiedonhallinnan mukanaan tuomat haasteet. Käyttäjillä on yhden ainoan järjestelmän kautta pääsy kaikkiin yrityksessä käytössä oleviin tiedonsäilytyspaikkoihin myös etänä. Enää ei kenenkään tarvitse miettiä sitä, missä järjestelmässä tai kansiossa mikäkin tieto sijaitsee tai mihin se pitäisi tallentaa.
Olemassa olevat dokumentit indeksoidaan etukäteen määriteltyjen metatietojen perusteella, joiden avulla löydät kaikki haluamaasi asiaan liittyvän tiedon. Näitä voivat olla esimerkiksi dokumentin tyyppi, asiakkaan nimi, tai päivämäärä. Hyödyntäen koneoppimista älykäs tiedonhallintajärjestelmä osaa jatkossa ehdottaa dokumenttiin valmiita metatietoja nopeuttaen näin tallennusprosessia.
Eri osastoilla, tiimeillä ja projektiryhmillä on tällöin käytössään samat päivitetyt dokumentit, joiden käyttöoikeuksien hallinta on helppoa. Kaikki voivat olla varmoja siitä, että käsillä oleva dokumentti on viimeisin versio. Oli tietoa sitten kuinka paljon tahansa missä tahansa, se löytyy aina laitteesta riippumatta. Yhdellä hakusanalla. We make IT simple.
Digital Office Company tekee työtä tiedonhallinnan parissa suurella intohimolla ja sydämellä. Haluamme tartuttaa saman palon myös teihin, jotta sinä voit parantaa liiketoimintaasi hallitsemalla tietoa paremmin.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme,niin tuodaan yhdessä pimeä tietonne valoon tai varaa aika ilmaiseen demoon. Voit myös lukea lisää tiedonhallinnan ratkaisuistamme täältä.