CBRE Finland Oy

Organisaation tiedonhallinnan uudistamisen muutos saavutetaan askel kerrallaan. Yhteistyö CBRE:n ja Digital Company Officen (DOC) välillä alkoi ensin tulostuksenhallinnasta ja sen kokonaisuuden kehittämisestä, jonka jälkeen siirryttiin seuraavaan osa-alueeseen: sopimushallintaan.

Tiedon pirstaloituminen ja sen heikko saavutettavuus yli yksikkörajojen olivat haasteina CBRE:llä. Eri sopimukset olivat eri liiketoiminnoilla itsellään eikä muilla ollut niihin pääsyä. Kumppanuuden aikana sopimukset eri liiketoimintalinjoilta siirrettiin yhteen yhteiseen järjestelmään, M-Filesiin.

Miksi DOC?

Tärkeimmät syyt valita DOC sopimushallinnan uudistajaksi olivat:

• vahva näyttö ja kokemus vastaavanlaisista projekteista.
• sujuva yhteistyö jo aikaisemman projektin aikana.
• nimetyt yhteyshenkilöt, jotka vastaavat asiakkuuden kehittämisestä ja projektin läpiviemisestä.
• DOCin asiantuntijoiden selkeä kokonaisnäkemys projektista ja sen eri vaiheista.

Tekniset toteutukset

Sopimushallinnan uudistus ei vaatinut CBRE:ltä kohtuuttomasti resursseja. DOC vastasi projektista kokonaisvaltaisesti ja siirsi olemassa olevat tiedot uuteen järjestelmään. Lisäksi DOC koulutti osan CBRE:n henkilökunnasta M-Filesin käyttämiseen. Jatkossa CBRE:n pääkäyttäjä vastaa sisäisestä käyttökoulutuksesta.

Tällä hetkellä CBRE:llä on M-Filesin käyttäjiä vasta kymmeniä, koska tiedonhallinan uudistus on vielä kesken. Järjestelmä on jo nyt koettu helppokäyttöiseksi, ja asiakkaan sanoin: ”En tiedä, miten se voisi helppokäyttöisempikään olla.”

Sopimustenhallinta

Aiemmin sopimustenhallinnan välineinä olivat fyysinen paperiarkisto, Microsoft Excel ja tietokoneen asemat. Projektin myötä välineitä päädyttiin karsimaan ja tieto siirrettiin vain yhteen järjestelmään, M-Filesiin.  Järjestelmään pystyttiin yhdistämään yli kymmenen eri liiketoimintalinjan asiakas-, toimittaja- ja alihankintasopimukset.

Verrattuna aiempaan verkkolevypohjaiseen tiedonsäilytykseen käyttöoikeuksien hallinta eri dokumentteihin on helpottunut huomattavasti M-Filesin ansiosta. Käyttöoikeuksien avulla pystytään varmistamaan, että luottamuksellisuus säilyy, vaikka kaikki sopimukset löytyvätkin samasta paikasta.

Sopimusten hyväksyttäminen M-Filesin sopimushallinnan kautta on riskienhallinnallisesti huomattavasti parempi vaihtoehto kuin aiempi useita vaiheita sisältänyt toimintatapa. Lisäksi järjestelmään saatiin integroitua CBRE:n oma sähköinen allekirjoitus (personoitu DocuSign).

Lue lisää sopimustenhallinnasta.

Sähköinen allekirjoitus

Poikkeuksellinen vuosi on osoittanut tarpeen sähköiselle allekirjoitukselle. Keväällä 2020 oli mahdotonta kerätä allekirjoituksia fyysisesti. Sen lisäksi allekirjoitettu asiakirja olisi täytynyt skannata pdf:ksi, lisätä exceleihin ja lopulta viedä useisiin kansioihin ja verkkolevyihin.

M-Filesiin integroitu sähköinen allekirjoitus on yksinkertaistanut prosessin ja säästänyt aikaa. Se myös mahdollisti työn sujuvuuden poikkeuksellisen kevään aikana.

Lue lisää sähköisestä allekirjoituksesta.

Saavutetut hyödyt M-Filesin avulla

• ajallinen ja rahallinen säästö. Aiemmin yhden sopimuksen prosessin hoitoon kului aikaa noin puoli tuntia, joka saatu M-Filesin sopimustenhallinnan avulla pudotettua pariin minuuttiin.
• lakisääteisten velvollisuuksien ketterämpi noudattaminen. Järjestelmään syötettävien metatietojen ansiota tieto on siinä muodossa, kuten lain mukaan on määritelty. Tämä helpottaa erityisesti kiinteistövälitystä, johon laki määrittää tiukat raamit tiedonhallintaan.
• helppokäyttöisyys.

CBRE:n sopimustenhallintaa kehitetään jatkuvasti yhteistyössä Digital Company Officen kanssa. Tällä hetkellä työn alla on asiakastietolomakkeen integroiminen M-Filesiin, joka valmistuessaan tuo entistä enemmän ajallista säästöä. Lisäksi historiamassan siirtäminen digitaaliseen muotoon on vielä kesken.

Yritys: CBRE Finland Oy
Toimiala: omaisuudenhoitotoiminta, kiinteistöala
Henkilöstö: 112
Liikevaihto: 15,3 milj.€