Kuopion Sähköverkko Oy

Liittymissopimusten digitoinnilla tehokkaampaa asiakaspalvelua Kuopiossa

Syyskuussa 2019 käynnistettiin Kuopiossa projekti, jonka tuloksena digitoitiin 11 000 Kuopion Sähköverkko Oy:n hallussa olevaa sähkön liittymissopimusta. Tavoitteena oli paitsi tehostaa asiakaspalvelun työskentelyä, mutta myös pienentää sähköliittymäasiointiin käytettävää aikaa sekä parantaa asiakaskokemusta.

Haaste

Ennen digitointiprosessiin ryhtymistä ongelmaksi koettiin asiakaspalvelun liittymissopimuksiin liittyvä tehoton ajan käyttö. Tontti- ja kiinteistökauppojen yhteydessä uudelle omistajalle siirtyvä liittymissopimus on saattanut olla paperiarkistossa parhaimmillaan vuosikymmeniä, jolloin sen paikantaminen arkistosta on ollut haastavaa. Asiakaspalveluhenkilöstön liittymissopimusten etsimiseen ja käsittelyyn käyttämä aika vei joskus jopa tunteja.

Tarvepäätös sopimusten digitointiin tehtiin hetkellä, jolloin asiakaspalveluhenkilöstö muutti organisaation sisällä uusiin tiloihin. Liittymissopimuskäsittelyyn käytettävä aika olisi ilman sopimusten digitointia lisääntynyt vielä entisestään kävelymatkan arkistoon pidentyessä.

Miksi DOC?

Digitoinnin tullessa ajankohtaiseksi vertailua tehtiin eri palveluntarjoajien kesken. Tarjouspyyntökierroksen jälkeen DOC todettiin paitsi laatusuhteeltaan edullisimmaksi, mutta myös itselle prosessiltaan helpoimmaksi.

• Laatusuhteeltaan paras hinnoittelu
• Vaivaton ja helppo prosessi
• Ei sido asiakkaan omia resursseja
• M-Files -osaaminen
• Tekninen osaaminen

Lue lisää DOCin digitoinnin ratkaisusta.

Digitointiprosessi

Itse digitointiprosessi oli nopea, helppo ja tehokas. Paperiaineisto noudettiin suoraan Kuopion Sähköverkko Oy:n paperiarkistosta etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti ja mapit kuljetettiin Salossa sijaitsevaan digitointikeskukseen. DOC toteuttaa digitoinnin yhteistyössä Xerox Oy:n kanssa.

Katso video Lahti Aqualle toteuttamastamme digitointiprosessista.

Joskus dokumenttia kaivataan juuri silloin, kun se on jo osana digitointiprosessia digitointikeskuksessa. Kun dokumentti, tässä tapauksessa liittymissopimus tarvitaan heti, se skannataan jonon ohi ja toimitetaan asiakkaalle välittömästi.  Tällöin asiakaspalvelun ja tuotannon taso säilyy aina myös digitointiprosessin aikana. 

Halutut metatiedot sisältävä excel-tiedosto toimitettiin suoraan Kuopion Sähköverkolle, josta ne siirrettiin tässä projektissa kolmannen osapuolen toimesta suoraan heillä käytössä olevaan dokumentinhallintajärjestelmä M-Filesiin. Digitoitu materiaali toimitettiin ulkoisella muistilla.

Lue lisää dokumentinhallintapalveluistamme.

Paperiset liittymissopimukset tuhottiin tietoturvallisesti digitoinnin jälkeen digitointikeskuksessa.

Saavutettu hyöty

Liittymissopimusten käsittelyyn käytettävää aikaa on saatu pienennettyä digitoinnin ansiosta tunneista minuutteihin. Sähköisessä arkistossa sijaitseva, digitaalisessa muodossa oleva dokumentti löytyy nopeasti siihen liitettyjen metatietojen perusteella. Paitsi ajankäytöllisesti tehokkaampi prosessi tuo hyötyä loppuasiakkaalle nopeudessaan, se parantaa myös asiakaspalvelun mahdollisuutta keskittyä tuottavaan työhön.

Liittymissopimusten digitointi oli Kuopion Sähköverkolle loistava pilottiprojekti, jolla päästiin alkuun myös muiden dokumenttien digitoinnin suhteen.

Yritys: Kuopion Sähköverkko Oy

Toimiala: Energiapalvelut, energian tuotanto

Henkilöstö: 29

Liikevaihto 2018: 18,8 milj. euroa