Lahden Talot Oy
Vuonna 2018 alkoi Lahden Talot Oy:llä tiedonhallinnan uusi aikakausi, kun yhteistyö Lahden Talojen sekä DOCin välillä käynnistyi tiedonhallinnan osalta. Lahden Talot Oy:llä oli tuolloin haussa pitkäaikainen kehitys- ja yhteistyökumppani rakentamaan tehokasta ja toimivaa arkistointi- ja dokumentinhallintajärjestelmää.
Kokemusta yhteistyöstä oli jo aiemmilta vuosilta muiden palveluiden, kuten tulostuksenhallinnan ratkaisuiden sekä paperiarkistojen digitoinnin osalta, joten valinta oli luonnollinen jatke yhteiselle kehitysmatkalle.
Miksi Digital Office Company?
Lahden Taloilla oli jo aikaisempaa kokemusta M-Files-tiedonhallintajärjestelmästä, mutta tulevaisuuden kehittyvälle tiedonhallinnan ratkaisuille etsittiin uutta kumppania.
Kokonaisvaltaisen tiedonhallintapalvelujen talona DOC hoitaa nykyään kokonaisuudessaan Lahden Talojen M-Filesin lisenssit, konsultoinnin, asiantuntijatyön sekä järjestelmän ylläpidon ja jatkuvan kehityksen.
Suurimmat syyt Digital Office Companyn valintaan tiedonhallinnan kumppaniksi olivat:
- joustavuus
- nopeat vasteajat
- helposti muovattava palvelumalli
- ketteryys
Yhteistyön tavoitteena on tehon tuottaminen prosessien automatisoinnilla. Yhteistyö käynnistettiin luomalla asiakokonaisuuksia, jotka olivat liiketoiminnalle sillä hetkellä kaikkein akuuteimpia. Kaikkea ei lähdetty muuttamaan heti, vaan projektissa edetään rauhallisesti huomioiden liiketoiminnan tarpeet nyt ja tulevaisuudessa.
Teknisiä toteutuksia
- Projektienhallinta
Projektinhallintaan keskittyvä toteutus on yksi edelleen käynnissä olevista kehitystöistä, joilla pyritään laajentamaan M-Filesin käyttöä sekä parantamaan työn tehokkuutta.
Automatisoidut käyttöoikeudet, dokumenttien helppo ja nopea jakaminen, yhtenäiset työnkulut sekä projektiin liittyvien tietojen löydettävyys tiimin sisällä ovat avaintekijöitä onnistuneelle projektinhallinnalle.
- Sopimustenhallinta
Sopimustenhallinta on hoidettu jo aiemmin M-Filesin ratkaisun avulla. Automatisoidut ilmoitukset sopimuksen päättymisestä tai siihen liittyvistä velvoitteista, sopimusten hyväksyminen, muokkaaminen ja allekirjoittaminen sekä mobiilihallinta pitävät sopimukset aina ajan tasalla ja löydettävissä paikasta riippumatta.
- Integraatiot eri järjestelmien välillä
Integraatio M-Filesin ja eri järjestelmien välillä mahdollistaa tehokkaan tiedonhallinnan ilman, että käyttäjien odotetaan opettelevan jälleen uusi järjestelmä. Työntekijöillä käytössä olevien järjestelmien taustalla toimiva M-Files pitää dokumentit hallussa ja tiedon yhtenäisenä riippumatta siitä, mihin tieto on alun perin tallennettu tai mitä järjestelmää käytetään.
Lahden Taloille on toteutettu M-Files integraation muun muassa Teams ja Amazon S3 kanssa.
- Dokumenttien – ja arkistonhallinnan määritys, työnkulkujen luonti
Dokumenttienhallinnan automatisoinnilla ja älykkäillä työnkuluilla on saatu poistettua manuaalisia työvaiheita ja siten yksinkertaistettua prosesseja. Älykäs dokumenttienhallinta pystyy helpottamaan muun muassa asukastietojen hallintaa ilmoittaen automaattisesti dokumenttien säilytysajoista tai muista huomioon otettavista aikarajoista. Vastaavien ilmoitusten rakentaminen on mahdollista prosessiin kuin prosessiin voimassa olevien säädösten mukaisesti.
Manuaalisten vaiheiden väheneminen, prosessien automatisointi, järjestelmien välinen keskusteluyhteys integraatioilla ja aina ajan tasalla olevat, nopeasti löydettävät tiedot tehostavat työntekoa, säästävät aikaa, lisäävät tietoturvaa sekä asiakastyytyväisyyttä.
Lahden Talojen tiedonhallinnan prosessien kehitys eri liiketoiminnan osa-alueilla jatkuu edelleen, jotta tehdyt toimenpiteet tehostavat prosesseja parhaalla mahdollisella tavalla.
Yritys: Lahden Talot Oy
Toimiala: Asuntojen vuokraus
Henkilöstö: 36
Liikevaihto 2019: 56 milj. euroa (konserni)
