Lahti Energia Oy
M-Files integraatioilla tehostetut ja automatisoidut prosessit
Yhteistyö Lahti Energian ja Digital Office Company Oy:n välillä tiedonhallintaratkaisujen osalta käynnistyi vuoden 2019 alussa. Alkuperäiset haasteet, joita M-Filesin tiedonhallintajärjestelmän avulla lähdettiin tuolloin ratkaisemaan, olivat
- Dokumenttienhallinta
- Useiden eri tietosiilojen purkaminen ja sirpaloituneen tiedon hallinta
- Vanhentuneiden järjestelmien korvaaminen M-Filesin avulla.
DOC toimii Lahti Energian pitkäaikaisena tiedonhallinnan kumppanina ja vastaa sekä M-Files-järjestelmän että lisenssien ylläpidosta. Kun puhutaan tiedonhallinnasta tai liiketoiminnan kehityksestä – se ei koskaan lopu. DOC onkin sitoutunut yhdessä Lahti Energian kanssa kokonaisvaltaiseen tiedonhallinnan ja prosessien kehitykseen sekä konsultointiin pitkällä tähtäimellä.
Yhteisenä tavoitteena on Lahti Energian liiketoiminnan jatkuva kehittäminen, prosessien automatisointi ja työnteon tehostaminen.
Miksi DOC?
Suurimpia syitä valintaan olivat:
- joustava kumppanuus ja liiketoiminnan muutosten mukaan muovautuvat palvelumallit
- jatkuva ratkaisun kehittäminen
- selkeä suunnitelma tulevaisuuden kehityksen osalta
- budjetointi
- nopea reagointi ongelmatilanteisiin
- nimetyt yhteyshenkilöt vastaavat asiakkuuden kehittämisestä.
Tekniset toteutukset
Tulevia tiedonhallinnallisia tarpeita kartoitetaan ja kehitetään jatkuvasti yhteistyössä teknisen tiimin kanssa. Kumppanuuteen on sitouduttu molemmin puolin, ja palvelukokonaisuuteen kuuluukin kuukausittain konsultointi-, asiantuntija- sekä arkkitehtuuripalveluita.
Kunnossapitojärjestelmän integraatio
Kunnossapitojärjestelmäksi valittu Wisemaster integroitiin M-Filesin kanssa. Integraation avulla kunnossapitojärjestelmää saatiin tehostettua, monipuolistettua ja dokumentinhallinnallisesti yksinkertaistettua. M-Files toimiikin integraation ansiosta taustalla dokumenttien varsinaisena säilytys- ja hallintapaikkana. Dokumenttien hallinta onnistuu näin tehokkaasti myös mobiilisti kentällä.
Teknisiä dokumentteja tarvitaan usein myös muilla osastoilla, joten niiden käyttäminen, jakaminen, muokkaaminen ja hallinta onnistuu M-Filesin ansiosta myös silloin, kun työntekijällä ei olisikaan Wisemasteria käytössä. Tämä tekee dokumenttien hallinnasta helppoa ja nopeaa myös yli osastorajojen.
Sopimustenhallinta
Aiemmin käytössä ollut Baswaren sopimustenhallinnan järjestelmä päädyttiin lopettamaan, ja siirtämään koko sopimustenhallinta M-Filesiin. Edellisessä järjestelmässä olleet, hyväksi havaitut käytänteet ja toiminnot otettiin huomioon uutta sopimustenhallintaa rakennettaessa.
Tällä tavalla saatiin rakennettua täysin asiakkaan tarpeisiin räätälöity, parhaat toiminnot omaava sopimustenhallinnan toteutus M-Filesiin.
Mircosoft Dynamics AX integroinnin avulla sopimuskumppanin tiedot tulevat automaattisesti ERP-järjestelmästä sopimusten hallinnan käyttöön.
Lue lisää sopimustenhallinnan ratkaisustamme.
Automatisoidut käyttöoikeudet ja sähköinen allekirjoitus
Käyttöoikeuksien hallinta toimii automaattisesti, ja se ottaa huomioon koko organisaation ja eri liiketoiminta-alueiden kaikki sidosryhmät – täysin ilman manuaalista käyttöoikeushallintaa. Sopimusprosessiin liitettiin sähköinen allekirjoitusprosessi työnkulun kautta. Varsinkin kuluttajapuolella sähköisen allekirjoituksen huomattiin nopeuttavan sopimusten allekirjoitusprosessia huomattavasti.
Lue lisää sähköisestä allekirjoituksesta.
Muita toteutuksia:
- Aiemman dokumentti – ja arkistojärjestelmän korvaaminen M-Filesilla ja migraatio
Lue lisää dokumentinhallinnasta.
Saavutetut hyödyt M-Filesin avulla
- Migraatioilla käytössä olevien järjestelmien vähentäminen.
- Integraatioilla tehokkaampaa ja nopeampaa työskentelyä yli osastorajojen.
- Integraatioiden avulla työntekijöillä käytössä oleva järjestelmä pysyy samana, mutta M-Files tehostaa toimintoja taustalla. Tämä tarkoittaa, ettei koko henkilöstöä tarvitse kouluttaa M-Filesin käyttöön, mutta sen hyödyt saadaan silti 100 % käyttöön.
- Nopeammat digitaaliset prosessit.
- Automatisoinneilla tehokkuutta työnkulkuihin.
Lahti Energian dokumentinhallintaa tullaan jatkuvasti kehittämään yhteistyössä Digital Office Companyn kanssa uusien kehitysprojektien ollessa käynnissä tälläkin hetkellä.
Yritys: Lahti Energia Oy
Toimiala: Energiapalvelut, energian tuotanto
Henkilöstö: 205
Liikevaihto 2019: 185,3 milj. euroa
