Nelipyörä Oy
Tehoja irti työnkulkujen automatisoinnilla
Nelipyörä on asiakasomistajan ykkösvalinta kaikissa autoiluun liittyvissä tarpeissa. Nelipyörä Oy on kasvava ja kehittyvä autoalan toimija, jonka toimipisteet sijaitsevat tällä hetkellä Hyvinkäällä, Hämeenlinnassa, Kotkassa, Kouvolassa, Lahdessa, Lappeenrannassa ja Seinäjoella.
Yhteistyö DOCin ja Nelipyörä Oy:n välillä käynnistyi kesäkuussa 2021, kun autokauppaan liittyvän dokumentaation hallinta ja käsittely haluttiin automatisoida; manuaaliset työt aiheuttivat hitautta ja puutteellista näkyvyyttä prosessiin.
”DOCin palvelulupaus vakuutti jo palveluntarjoajaa valittaessa. Yhteistyö on ollut joustavaa ja kommunikointi asiakkuusjohtajan kanssa toimii hyvin, tiimi on aina nopeasti tavoitettavissa”, kiittelee Tomi Ruoppa, Nelipyörän operatiivinen päällikkö.
DOC rakensi älykkään skannausputken, jossa kaikki dokumentit digitalisoidaan ja niistä poimitaan automaattisesti tarvittavat metatiedot. Autokauppaprosessille luotiin selkeät työnkulut ja roolipohjaiset näkymät, jotka näyttävät käsittelyn tilan sekä mahdolliset lisäselvitystarpeet. Kun Nelipyörä otti sähköisen allekirjoituksen käyttöön, järjestelmään lisättiin integraatiot, jotka ohjaavat digitaaliset dokumentit samaan automaattiseen käsittelyputkeen.
Vuonna 2022 skannausratkaisua laajennettiin huollon työmääräysten ja myyntilaskujen arkistointiin, ja järjestelmästä muodostui myös raporttien lähde oikeilla metatiedoilla. Vuonna 2024 toteutettiin vaihtoauton käsittelyn prosessinohjaus, jossa kaikki sidosryhmät saavat ajantasaiset tiedot autoista ja raportointi kirjautuu yrityksen raporttikatalogiin. Vuonna 2025 mukaan lisättiin takuutyömääräysten ja niiden liitteiden skannaus sekä käsittely. Käytön laajentuessa DOC on mukauttanut roolipohjaiset käyttöoikeudet tukemaan kasvavaa toimintaa ja varmistanut tietoturvallisen käsittelyn kaikissa vaiheissa.
”Prosessien läpinäkyvyyden kehittyminen on vähentänyt epäselvyyksiä ja parantanut tiedonkulkua – prosessit ovat muuttuneet tehokkaammiksi ja selkeämmiksi, kuten alun perin halusimmekin. DOCin tuotevalikoiman muunneltavuus on mahdollistanut eri toimintojen käyttöönoton yli osastorajojen”, kertoo Ruoppa.
Haaste
Ennen DOCin toteuttamaa automaatiota Nelipyörällä ei ollut keskitettyä hakumoottoria tai metatietokenttiä digitaalisille dokumenteille. Skannattuja kokonaisuuksia jouduttiin käsittelemään manuaalisesti henkilöstön toimesta. Tämä hidasti työnkulkua, aiheutti pullonkauloja ja vaikeutti prosessien läpinäkyvyyttä: kukaan ei pystynyt helposti seuraamaan, missä vaiheessa yksittäinen autokaupan käsittely oli dokumenttiketjussa. Lisäksi sähköisten allekirjoitusten yleistyminen toi mukanaan uuden haasteen, sillä digitaaliset tiedostot piti integroida perinteiseen skannausputkeen.
Hyödyt
- Manuaalisen työn vähentyminen: Suurin osa manuaalisista tietojen syöttövaiheista poistui, ja tiimi pystyi siirtymään prosessin seuraavaan vaiheeseen viipymättä.
- Läpinäkyvyys ja seuranta: Roolipohjaiset näkymät ja prosessinäkymä näyttävät reaaliaikaisesti dokumenttien tilan, käsittelyajat ja mahdolliset pullonkaulat.
- Nopeampi palvelu: Automatisoidut työnkulut paransivat asiakaspalvelun reagointinopeutta ja vähensivät odotusaikoja.
- Skaalautuvuus: Ratkaisu on otettu käyttöön uusiin prosesseihin, ja sitä voidaan laajentaa edelleen muihin dokumenttivarantoihin.
Kiinnostuitko tekoälyn mahdollisuuksista? Lataa oppaamme!
Oppaamme auttaa sinua tunnistamaan, miksi AI-projektit harvoin skaalautuvat. Samalla opit, mikä merkitys kontekstilla on tekoälyn onnistumisessa, ja miten rakennat mitattavaa hyötyä dokumenttiprosessien kautta.
Lataa opas täältä!
