Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Haloo haloo, anteeksi, oisko sulla hetki aikaa puhua tehokkaasta ajankäytöstä?

Suomalaiset ovat mobiilikansaa ja kiitos koko Suomen kattavien verkkoyhteyksien sekä ulkomaillakin toimivien datapakettien, kännykällä työskentely on tänä päivänä helpompaa kuin koskaan. Liikkuva työ ja jatkuvasti lisääntyvä tieto erilaisine järjestelmineen tuo kuitenkin haasteita dokumenttien hallinnassa, dokumenttien tietoturvallisessa jakamisessa sekä käyttöoikeuksissa.

M-Filesin julkaisemasta infograafista löytyy mielenkiintoisia lukuja tiedonhallinnan tasosta globaalisti ja muun muassa siitä, miten tietotyöntekijät pääsevät tarvittaviin dokumentteihin käsiksi puhelimella ja millä tavalla dokumentteja puhelimilla hallitaan.

Koostimme sinulle pienen tarkistuslistan siitä, onko sinun dokumentinhallintasi tehokasta myös mobiililla.

1. Onko sinulla pääsy työhösi liittyviin dokumentteihin myös kännykällä?

Suomalaisesta näkökulmasta yllättävintä on, että jopa 43 % tietotyöntekijöistä ei pääse käsiksi työhönsä liittyviin dokumentteihin puhelimellaan, vaikka yli 80% sanoo sen olevan välttämätöntä työn hoitamiseksi.

43 %! Eli melkein puolet! Keskimäärin yrityksillä on käytössään 4 erilaista tiedonsäilytyspaikkaa sekä muita, eri käyttötarkoituksiin olevia järjestelmiä vieläkin enemmän. Joten onko toisaalta ihmekään, ettei puhelimella ole mahdollisuuksia tavoittaa kaikkia näitä järjestelmiä ja niissä olevia dokumentteja? Toisaalta voidaan myös pohtia, onko edes järkevää käyttää kaikkia näitä järjestelmiä mobiililaitteilla, vaikka siihen teknisesti olisikin mahdollisuus.

2. Löydätkö tarvittavat dokumentit puhelimella nopeasti ja helposti?

Tämä onnekas puolikas työntekijöistä, joilla on pääsy yrityksen dokumentteihin myös mobiililaiteilla, kokee kuitenkin haasteita niiden löydettävyydessä. Erilaisten järjestelmien jatkuvasti lisääntyvä määrä, dokumenttien versionhallinta ja tietojen paikkansapitävyys on haaste. 64% kokee hukkaavansa liikaa aikaa surffatessaan pitkin järjestelmä- ja tiedostomeriä etsien oikeaa versiota haluamastaan dokumentista.

Kansiorakenteiset ohjelmistot, tiedostojen subjektiivinen nimeämispolitiikka sekä useat käytössä olevat tallennuspaikat tekevät dokumenttien löytämisen myös tietokoneelta käsin haastavaksi. Joissakin organisaatioissa edelleen kummittelevat paperiarkistot tekevät luonnollisesti joidenkin dokumenttien saavuttamisen tien päällä mahdottomaksi.

3. Missä ja kuinka monessa eri paikassa dokumentteja säilytetään?

Suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä on tiedon tallennuksen suhteen käytössään niin sanottu hybridimalli. Tämä tarkoittaa sitä, että osa dokumenteista on edelleen yrityksen verkkolevyillä ja osa pilvessä erilaisissa dokumenttiensäilytyssovelluksissa, kuten Google Drivessä, SharePointissa, OneDrivessä ja niin edelleen.

Yllättävän moni säilöö dokumentteja myös omassa sähköpostissaan, jopa 69 %. Tästä voitaisiin jatkaa keskustelua siitä, onko edes organisaation avainhenkilöilläkään pääsyä kaikkiin liiketoiminnallisesti kriittisiin dokumentteihin. Se on kuitenkin kokonaan oma aiheensa, mutta mainittakoon sen verran, että jopa 54% kaikesta organisaatiolle tärkeästä tiedosta sijaitsee organisaation määrittelemien tiedonsäilytyspaikkojen ulkopuolella. 

Tiedon sirpaloituminen eri järjestelmiin haastaa näppärimmänkin datavelhon.

Tutkimuksen mukaan työntekijät joutuvat käymään läpi keskimäärin kaksi eri tiedon säilytyspaikkaa löytääkseen haluamansa dokumentin, koska yhdestä dokumentista on olemassa keskimäärin 17 eri versiota. Ja aikaa oikean dokumentin etsimiseen käytetään keskimäärin 20% työajasta.

Se, missä ja kuinka monessa paikassa tietoa säilytetään vaikuttaa siihen, pystytkö löytämään sitä puhelimellasi varsinkin, jollei yrityksellä ole VPN-yhteyksiä työntekijöidensä mobiililaitteilla ja dokumentteja säilötään yrityksen verkkolevyllä.

4. Millä tavalla hyväksytät tai jaat dokumentteja sidosryhmien kesken?

92 % työntekijöistä hyväksyttää ja jakaa dokumentteja sähköpostilla. Kuinka monesti olet joutunut hyväksyttämään dokumentin tiimin kesken, ja jokainen palauttaa sähköpostitse oman kommentoidun version takaisin? Tämänkaltainen dokumenttien muokkaus ja hyväksyminen on vaivalloista jopa tietokoneella, ja harva edes yrittää tehdä sitä mobiililaitteilla. Työntekijät jakavat keskimäärin kuusi dokumenttia päivittäin – se on valtavan suuri määrä alati liikkuvaa ja muuttuvaa tietoa.

Monissa erilaisissa tiedonsäilytysohjelmistoissa, kuten esimerkiksi Google Drivessa kommentointimahdollisuus löytyy, mutta miten voit olla varma, että kaikki ovat nähneet tai lukeneet hyväksyttävänä olevan dokumentin?

Jos koneella olevaan tiedostoon ei ole pääsyä mobiililaitteella, sen siirtäminen mobiililaitteelle vaatii välillä kikkailua. Kuka tunnustaa joskus tallentaneensa tiedoston sähköpostin luonnoksen liitteeksi ja avanneensa sen sitten mobiililaitteella? 62% työntekijöistä käyttää omia, henkilökohtaisia laitteita tai sovelluksia yrityksen tiedon jakamiseen.

Tämä luku kertoo jotain siitä, kuinka helppoa dokumenttien jakaminen yrityksen käytössään olevista järjestelmistä on, onko siihen edes tarjottu mahdollisuutta ja yrityksen dokumenttien tietoturvasta ja sen kyvystä hallita sitä.

5. Onko sinulla mahdollisuus dokumenttien allekirjoittamiseen myös puhelimella?

74 % sanoo, ettei pysty allekirjoittamaan dokumentteja sähköisesti silloin, kun käytössä on ainoastaan puhelin. Käytännössä tämä tarkoittaa viivästyksiä sopimusprosesseihin, jos allekirjoitusta varten dokumentti tarvitsee tulostaa, allekirjoittaa perinteisesti sulkakynä viuhuten ja skannata atk-tunneleita pitkin takaisin sähköiseen muotoon.

Sähköisen allekirjoituksen sovelluksia ja ohjelmistoja on monia, mutta kuinka usein nämä ovat integroituna käytettäviin dokumentinhallinnan ohjelmistoihin ja onko allekirjoitustoiminto käytettävissä myös mobiililaitteilla?

Jos sinusta tuntuu, että kaikki yllämainitut kohdat ovat organisaatiossasi hiottu huippuunsa ja dokumentinhallinnan prosessit sujuvat myös mobiililla, aivan mahtavaa! Kuten luvuista kuitenkin huomasimme, suurimmassa osassa yrityksiä on vielä parantamisen varaa mitä tulee dokumenttien hallintaan.

Jos haluat kuulla, millä tavalla M-Files ratkaisee kaikki ylläolevat kohdat tehokkaasti, ota meihin yhteyttä. Asiantuntijamme demoavat ympäristöä sinulle mielellään ja kartoittavat, missä kohtaa dokumentinhallinnan prosessia sinun organisaatiossasi olisi vielä parantamisen varaa ja missä voisit säästää aikaa.