Kiinteistö
Miksi DOC?
Konkreettista kumppanuutta
Kiinteistöala digitalisoituu nopeasti jokaisella eri osa-alueella. Samalla digitalisoituminen tuo arkeen muutosta, uusia toimintatapoja ja tiedonhallinnan järjestelmiä. Olemme sinulle asiantunteva kumppani, jolta saat sekä avaimet käteen -palvelun että suunnitelmallista kehittämistä jatkuvassa ja tiiviissä yhteistyössä. Kiinteistöalaan erikoistuneet asiantuntijamme auttavat valitsemaan oikeat työkalut, kouluttavat sovellusten käyttöönotossa ja varmistavat, että niiden käyttö on yhdenmukaista. Kumppanina olemme aidosti arjen apunasi.
1
toimialan paras asiantuntija
93%
asiakkaista suosittelee
24
vuoden kokemus
Ratkaisumme teille
Dokumentinhallinta
Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?
Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.
Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen.
Tiedonhallinta
Oletko tullut miettineeksi, kuinka paljon aikaa yrityksessänne kuluu erilaisten tiedostojen, sopimusten ja muiden dokumenttien löytämiseen? Asiakkaidemme kokemuksiin perustuen yksittäisellä työntekijällä kuluu päivittäin jopa puoli tuntia pelkkään tiedon hakemiseen. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että erilaisten tietojen löytämiseen yhdeltä työntekijältä voi kulua jopa 130 tuntia vuodessa!
Siksi kunnon tiedonhallinta on ensisijaisen tärkeä sijoitus sekä rahallisesti että ajallisesti yrityksessä kuin yrityksessä. Toimiva ja kokonaisvaltainen tiedonhallinta tuo säästöjä tukemalla työn sujuvuutta ja tiedon löydettävyyttä. Alustana tietoturvalliselle dokumentinhallinnalle käytämme M-Files -tiedonhallintajärjestelmää, jonka pohjalta räätälöimme juuri teille sopivan ratkaisun.
Sopimustenhallinta
Satoja, jopa tuhansia allekirjoitettuja papereita ja mustalla valkoiselle sovittuja asioita.
Kuinka päästä sopimuksiin tietoturvallisesti käsiksi kesken neuvottelun tai bisnesmatkan? Kuinka hyödyntää tietoa uusia sopimuksia tehdessä ilman sukellusta arkistoihin?
Paperille tulostetut ja mappiin tallennetut sopimukset ovat klassinen esimerkki pimeästä tiedosta, joka kannattaa saattaa valoon ennemmin kuin myöhemmin. DOC tehostaa sopimusprosessiasi varmistaen sopimusten tehokkaan hallinnan aina sopimuksen automatisoidusta luonnista ja sähköisestä allekirjoituksesta niiden arkistointiin. Myös vanhat, mapeissa makaavat sopimukset saadaan osaksi sopimushallintaa indeksoidun digitoinnin avulla.
Projektinhallinta
Projektien tehokas läpivienti vaatii koko tiimin pääsyä projektin tietoihin, työnkulkuihin sekä ajan tasalla oleviin dokumentteihin paikasta riippumatta. Vanhanaikainen ja tehoton kansiorakenteinen projektinhallinta saattaa aiheuttaa kriittisten tietojen hajautumista, vääriin paikkoihin arkistoimista, epäloogisia kaksoiskappaleita sekä hidasta tiedon paikantamista.
M-Files Projektinhallinnan valmiiden dokumenttipohjien ja metatietojen ansiosta projektiin liittyvien dokumenttien luonti on yhtenäistä, kaikki tarvittavat tiedot tulee täytettyä sekä käyttöoikeudet kerralla oikein. Kaikkia dokumentteja löytyy ainoastaan yksi kappale, niiden versionhallinta on helppoa, kommentointi mahdollista myös eri sidosryhmien kesken sekä tiedon jakaminen on nopeaa ja tietoturvallista. Metatietojen ansiosta dokumentit löytyvät hakusanalla — ei enää tarvetta etsiä tärkeää tietoa eri paikoista.
M-Files projektinhallinta tukee koko projektin elämänkaarta aloituksesta sulkemiseen lisäten ajankäytön maksimointia ja vähentäen riskejä.
Hyödyt
Yhtenäinen ja suunnitelmallinen tapa toimia
Kiinteistöalan tiedonhallinta sisältää runsaasti sopimushallintaa, projektien dokumentointia ja raportointia.
Kanssamme:
- sinulla on käytössä vain tarvittavat dokumenttipohjat
- yhtenäistät versionhallinnan, nimeämiskäytännöt ja tallennuspaikat
- tehostat sisäistä tiedonkulkua ja kirkastat työtehtävien vastuurajoja sekä tehtävävastuita
- hallitset projektien etenemisen tehokkaammin ja luotettavammin sekä pystyt helposti hyödyntämään aiemmista projekteista opittua tietoa
Ota yhteyttä
Tutustu maksuttomasti asiantuntijamme kanssa alan valmiisiin suoraviivaistettuhin prosesseihin!
Yhteydenottolomake