Sopimusten hallinta
Sopimusten hallinnalla tehokkuutta
Satoja, jopa tuhansia allekirjoitettuja papereita ja mustalla valkoiselle sovittuja asioita
Kuinka päästä sopimuksiin tietoturvallisesti käsiksi kesken neuvottelun tai bisnesmatkan? Kuinka hyödyntää tietoa uusia sopimuksia tehdessä ilman sukellusta arkistoihin?
Paperille tulostetut ja mappiin tallennetut sopimukset ovat klassinen esimerkki pimeästä tiedosta, joka kannattaa saattaa valoon ennemmin kuin myöhemmin. DOC tehostaa sopimusprosessiasi varmistaen sopimusten tehokkaan hallinnan aina sopimuksen automatisoidusta luonnista ja sähköisestä allekirjoituksesta niiden arkistointiin. Myös vanhat, mapeissa makaavat sopimukset saadaan osaksi sopimushallintaa indeksoidun digitoinnin avulla.
Nopeutta ja helppoutta
Valmiilla sopimuspohjilla yhtenäinen prosessi
Yhtenäisen sopimusprosessin varmistamiseksi M-Filesiin voidaan luoda valmiita sopimuspohjia. Tällä tavalla varmistetaan, että kaikki tarvittavat kohdat tulevat täytetyiksi ja että prosessi on yhtenäinen.
Sopimusluonnosten tarkistus ja kommentointi helpoksi
Talon ulkopuolisen sopimuskumppanin kanssa sähköpostitse käytävä sopimusneuvottelu on tehty nyt helpommaksi. Saat helposti lähetettyä sopimusluonnoksen sähköpostitse suoraan M-Filesista ja tallennettua takaisin tulleen luonnoksen suoraan M-Filesiin
Sopimusten hyväksymisestä aina digitaalinen jälki
Yleisin tapa lähettää sopimusluonnos tarkastettavaksi on sähköposti. Tämän jälkeen kommentteja satelee kaikilta vuoronperään, ja niiden hallinnointi on hankalaa.
M-Filesin avulla voit helposti jakaa, kommentoida ja hyväksyä sopimusluonnoksia. Tällöin hyväksynnästä ja mahdollisista muutoksista jää aina digitaalinen jälki.
Digitaalisella allekirjoituksella nopeampi prosessi
Sähköinen allekirjoitus säästää sekä aikaa että rahaa. Sopimusten allekirjoittaminen helpottuu huomattavasti, kun se voidaan toteuttaa nopeasti sähköisesti. Ei enää tarvetta matkustaa pitkiä matkoja sopimusten allekirjoittamista varten.
Sähköinen allekirjoitus on helppo ja tietoturvallinen. Kun sopimus on allekirjoitettu, se menee automaattisesti osaksi sopimuksen hallinnan prosessia.
Metatiedoilla kustannustehokkuutta
Kun sopimuksen metatietoihin on kirjattu ylös kaikki tarvittavat tiedot, on sopimusten hallinta helppoa. Excelit ja erilaiset listaukset ja värikoodit ovat mennyttä aikaa, kun järjestelmä muistuttaa automaattisesti lähestyvistä toimista.
Ei enää paniikkiratkaisuja, tappioita huomaamatta erääntyneistä sopimuksista, erilaisia sopimusversioita tai kadonneita sopimuksia; kaikki on helposti ja kustannustehokkaasti hallinnassa.
Automaattisilla ilmoituksilla mikään ei unohdu
Hyväksytty ja allekirjoitettu sopimus on automaattisesti osa M-Filesin sopimustenhallinnan prosessia. Sopimuksen metatietoihin on määritetty sopimuksen vastuuhenkilöt ja päättymisaika sekä muut mahdolliset sopimusaikana tapahtuvat, muistettavat tapahtumat.
Järjestelmä toimittaa vastuuhenkilölle muistutuksen lähestyvästä toimenpiteestä hyvissä ajoin, jotta siihen reagoimiseen jää hyvin aikaa.
Kaikki sopimukseen liittyvät velvoitteet ja mahdolliset virstanpylväät ovat hallussa.
Sopimukset aina matkassa mukana
Sopimustenhallinta on helppoa ja nopeaa myös mobiilisti; ajasta ja paikasta riippumatta. Sopimustietojen löytäminen, uuden luominen ja allekirjoittaminen onnistuu helposti kentällä, myös offline. M-Filesin mobiiliappi on helppokäyttöinen ja selkeä.
Löydä tarvittava tieto nopeasti
Sopimuksiin lisättävien metatietojen ansiosta sinulla on aina käytössäsi sopimuksenhallinnan oma google. Kaikki sopimukset löytyvät nopeasti hakusanaa käyttäen. Valmiiden sopimuspohjien ansiosta sopimukset ovat aina täytetty prosessin mukaisesti, joten löydät tarvittavan sopimuksen esimerkiksi vastuuhenkilön, asiakkaan tai sopimustyypin perusteella. Myös jo umpeutuneet sopimukset.
Ei sekaannuksia sopimuspäivistä
Ennen kuin sopimus on päättymässä, sopimushallintajärjestelmä lähettää vastuuhenkilölle automaattisesti muistutuksen. Jos sopimusta ei halutakaan uusia, järjestelmä merkitsee sen erääntyneeksi päättymispäivän jälkeen. Sopimus siirtyy automaattisesti arkistoon, eikä enää näy käyttäjille aktiivisena. Ei enää sekaannuksia aktiivisista ja erääntyneistä sopimuksista.
Minimoi sopimushallinnan riskit
Nykyaikaisella sopimustenhallinnalla saat tehostettua sopimusprosesseja ja minimoitua riskejä. Koko sopimushallinnan tehokkuus kasvaa sovittujen prosessien, tehostettujen työnkulkujen, automaattisten ilmoitusten ja sopimuspohjien avulla. M-Files varmistaa, että sopimukset ovat turvassa, mutta pääset silti niihin käsiksi kaikilla laitteilla sinulle parhaiten sopivaan aikaan. Ja löydät aina juuri oikean, viimeisen version sopimuksesta.
Erityisen tärkeää liiketoiminnalle on sopimusten seuraaminen sopimuskausien ja velvoitteiden osalta. Yhtenäisten sopimuksenhallinnan prosessien ansiosta saat myös varmennuksen siitä, että liiketoiminnan kannalta tärkeiden yhteistyökumppaneiden kanssa on voimassa olevat sopimukset.
Tee siis sopimuksista osa organisaatiosi tiedonhallintaa, ja hyödynnä niitä metatietojen avulla tietoturvallisesti aina tarvittaessa ajasta ja paikasta riippumatta. M-Filesin sopimuksenhallinta yksinkertaistaa, nopeuttaa ja helpottaa sopimusten hallintaa koko niiden elämänkaaren ajan.
