Teollisuus

Oletko tullut miettineeksi, kuinka paljon aikaa yrityksessänne kuluu erilaisten tiedostojen, sopimusten ja muiden dokumenttien löytämiseen? Asiakkaidemme kokemuksiin perustuen yksittäisellä työntekijällä kuluu päivittäin jopa puoli tuntia pelkkään tiedon hakemiseen. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että erilaisten tietojen löytämiseen yhdeltä työntekijältä voi kulua jopa 130 tuntia vuodessa!

Siksi kunnon tiedonhallinta on ensisijaisen tärkeä sijoitus sekä rahallisesti että ajallisesti yrityksessä kuin yrityksessä. Toimiva ja kokonaisvaltainen tiedonhallinta tuo säästöjä tukemalla työn sujuvuutta ja tiedon löydettävyyttä. Alustana tietoturvalliselle dokumentinhallinnalle käytämme M-Files -tiedonhallintajärjestelmää, jonka pohjalta räätälöimme juuri teille sopivan ratkaisun.

Miten voin seurata, ovatko työntekijät lukeneet tarvittavat laatudokumentit? Millä tavalla pystyn tekemään auditoinnin nopeammin ja helpommin? Kuinka saan automatisoitua työlupien hallinnoinnin ja seurannan?

Laadunhallintajärjestelmän avulla hallitset erilaisia laatudokumentteja ja prosessikaavioita, mahdollisia poikkeamia ja niihin liittyviä toimenpiteitä, erilaisia rekistereitä ja auditointeja sekä henkilöstön koulutusta ja lupia. Helppokäyttöinen ja monipuolinen M-Files auttaa sinua tehostamaan ja kehittämään kaikkia laadunhallintaan liittyviä prosesseja, tietoja ja dokumentteja.

Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?

Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.

Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen.