Arkistojen digitoinnilla kohti älykästä tiedonhallintaa

Monikanavaisen ja -laatuisen tiedon hallinta on haaste, joka tulee organisaatioille suuremmaksi vuosi vuodelta. Kuinka päästä käsiksi kaikkeen organisaatioilla olevaan, jopa liiketoiminnallisesti arvokkaaseen ja kriittiseen tietoon, jos ei tiedetä mitä tietoa on ja mistä se löytyy?

Analoginen ja digitaalinen pimeä tieto

Pimeä tieto voidaan jakaa kahteen eri lajiin: analogiseen ja digitaaliseen. Analoginen pimeä tieto tarkoittaa paperiarkistoja ja niissä makaavaa tietoa. Näissä arkistoissa oleva tieto on usein organisaatioille tärkeää, mutta sen hallinnoiminen vie sekä resursseja että on haavoittuvainen onnettomuuksille, ja tietoturvallisesti epävakaa.

Digitaalinen pimeä tieto on organisaatioiden tietovarastoissa olevaa tietoa. Tietovarastoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä niitä kaikkia ohjelmia, joita organisaatio on ottanut käyttöön hallitakseen tietoa paremmin: Drive, Dropbox, Sharepoint, verkkolevyt ja muut pilvipalvelut. Kuinka moni kuitenkaan pitää näitä kaikkia päällekkäisiä ohjelmia tiedon löytämistä helpottavina tekijöinä?

Kansiorakennetta hyödyntävät tiedonsäilytysjärjestelmät haluavat sinun tietävän missä kansiossa tieto on, minkä niminen se on, ja onko siitä kopioita muissa kansioissa tai onko tämä edes viimeisin versio. Ihmiset ovat ihmisiä, ja jokaisen luokitteluperiaatteet ovat erilaisia. Toisen mielestä tietty dokumentti menee asiakkaan alle, toisen mielestä tarjouksiin, kolmas luokittelee sen päivämäärän mukaan. Tuttua? Ja jos oikeaa dokumenttia ei löydy, siitä luodaan usein kopio. Tietokaaos on valmis. Organisaatiolla on tällöin massa digitaalista pimeää tietoa, jota ei voida hallita.

Digitoinnin hyödyt

Analoginen pimeä tieto on kuitenkin helposti siirrettävissä digitaaliseen muotoon digitoimalla. Kesätyöntekijän palkkaaminen skannaamaan paperiarkistoja on ajan ja rahan heittämistä silppuriin, ja siinä tehdään vain organisaatiolle suuri karhunpalvelus.

Lue lisää digitoinnista ja siihen liittyvästä prosessista!

Paperisia dokumentteja digitoidessa on nimittäin tärkeää huomioida tuloksen laatu ja indeksit. Digitoidun paperimateriaalin laatu on paranneltu ja siitä on poimittu indeksit. Ilman indeksejä paperiarkistojen digitointi ainoastaan muuttaa analogisen pimeän tiedon digitaaliseksi pimeäksi tiedoksi. Sillä tavalla saadaan lisää täytettä verkkolevyille, ja voidaan jatkaa aikaa vievää tiedon etsimistä jatkossa nostamatta edes takamusta penkistä.

Indeksit ovat siis digitoiduista papereista poimittu haluttu tieto, jotka yhdessä tiedonhallintajärjestelmän kanssa tekevät tiedon löydettäväksi. Ne tekevät tiedonhallintajärjestelmästä organisaation oman sisäisen, tietoturvallisen Googlen. Ilman indeksejä, digitoiminen on oikeastaan ollut täysin turhaa.

Digitaalisten tietojen yhdistäminen metatiedoilla

Kun analoginen tieto on saatettu digitaaliseen muotoon digitoimalla ja niistä on poimittu halutut indeksit, saadaan aikaan helposti hallittava, digitaalisessa muodossa oleva arkisto.

Kaiken tiedon ollessa digitaalisessa muodossa, on sen järjestäminen, löytäminen ja hallinta mahdollista tietoturvallisesti. Sopimuksista, kokouspöytäkirjoista, tarjouksista ja muista dokumenteista on löydettävissä ainoastaan se yksi ja viimeisin versio. Metasanaa käyttämällä, tiedonhallintajärjestelmä tuo välittömästi kaikki sanaan liittyvän tiedon riippumatta siitä, onko tieto verkkolevyllä, Sharepointissa vai muussa pilvipalvelussa.

Analogisesta ja digitaalisesta pimeästä tiedosta on nyt tullut yksi, hallittava kokonaisuus, jossa tieto löytyy nopeasti ja helposti. Tämän kokonaisuuden ja toimivan tiedonhallintajärjestelmän avulla säästät työtunteja ja lisäät kustannustehokkuutta sekä kilpailukykyä.

Digital Office Company tekee työtä tiedonhallinnan parissa suurella intohimolla ja sydämellä. Haluamme tartuttaa saman palon myös teihin, jotta voimme parantaa liiketoimintaanne hallitsemalla tietoa paremmin. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme,niin tuodaan yhdessä pimeä tietonne valoon. Lue lisää tiedonhallinnan ratkaisuistamme täältä.