Tehokas dokumentinhallinta
Vuoden 2016 lopulla M-Files toteutti Iso-Britanniassa kyselytutkimuksen, johon vastasi 250 IT-vastaavaa eri organisaatioista ympäri maan. Tutkimuksessa selvisi hyvinkin mielenkiintoisia asioita organisaatioiden tiedonhallinnasta – kyselyyn vastanneista IT-vastaavista reilusti yli puolet, eli tarkemmin sanottuna jopa 64 % kokee ongelmia tarvittavan tiedon löytämisessä yrityksensä järjestelmästä! Luku on aika huikea.
Usein yrityksissä dokumentit järjestellään työntekijöille verkkoasemalle, joihin annetaan manuaalisesti naputellen käyttöoikeuksia jokaisen työntekijän aseman mukaan. Ongelmana tässä kuitenkin manuaalisen työn lisäksi on se, että tiedostoja on kansioista hankala löytää. Itse kansioitakin saattaa olla vaikea löytää.
Alakansioiden alakansioita ja niiden sekalaisia tiedostoja
Ajan saatossa alakansioiden alakansioita luodaan jatkuvasti lisää eri nimillä, usein tuplana jopa kahden tai kolmenkin eri yläkansion alle. Myös kansioiden ja tiedostojen nimeämiskäytännöt eroavat käyttäjän mukaan, minkä vuoksi niiden löytäminen jopa itse tiedoston luoneelle voi olla jälkikäteen hankalaa. Milläköhän nimellä juuri tuo tiedosto oli? Minkäköhän kansion alle se olikaan tallennettu?
Useassa kokouksessa istuneena edellisen kokouksen muistiinpanojen löytämiseen on joskus mennyt helposti puoletkin kokoukseen varatusta ajasta. On oma kansio viikkokokouksille, tiimikokouksille, suunnittelupalavereille, kuukasittain sortattuna ja eri aihepiirien alle vedettynä. Huh. Ihan jo aiheesta kirjoittaminenkin tuo tuskan hien otsalle. Tiedostojen ja oikeiden dokumenttien etsimiseen kuluu täysin turhaan aikaa, rahaa ja hermoja.
Jos oikea dokumentti vaikka löytyisi?
Avaat löytämäsi tiedoston, mutta jollain muulla on se jo auki? Vanhanaikaisessa kansiojärjestelmässä tämä olisi tuonut ärsyttävän ongelman siitä, että joko odotat toisen sulkevan tiedoston tai teet siitä kopion. Jälleen on samasta asiasta monta eri dokumenttia.
Modernissa tiedonhallintajärjestelmässä useampi henkilö voi muokata samaa dokumenttia saman aikaisesti, mutta mahdollista on myös lukita muokkausoikeus väliaikaisesti muilta käyttäjiltä. Tällöin myös päivitetty tieto pysyy kasassa, samassa dokumentissa, aina ulottuvilla hakusanan päässä. Tiedoston muokkaushistoria on näkyvissä kaikille, joilla käyttöoikeus dokumenttiin on.
Dokumentit hallintaan kustannustehokkaasti
Jos yllämainitut ongelmat ovat tuttuja myös sinulle, voisi olla korkea aika siirtyä käyttämään ainoastaan yhtä, kaikki nykyiset tiedonsäilytyspaikat integroivaa tiedonhallintajärjestelmää. Aivan kuten Googlessa, oikea tiedosto löytyykin sisällön avulla hakusanaa käyttäen. Kirjoitat hakukenttään ”tiimikokous 2018” ja saat kaikki tiedostot esille joita hakusana koskee, tietoturvallisesti jokaisen lukuoikeudet automaattisesti huomioituna. Tässä on säästynyt jo hurjasti aikaa – it-osaston käyttöoikeusmääritelmien manuaalinen naputtelu on jäänyt kokonaan pois järjestelmän huolehtiessa käyttöoikeuksista automaattisesti. Tiedon haku tapahtuu sekunneissa.
Kun uusi tiedosto tallennetaan tiedonhallintajärjestelmään, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat. Tiedonhallintajärjestelmä määrittää oikean tallennuspaikan metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin tai asiakkaan nimellä tai dokumenttityypin perusteella. Siirryt helposti ”missä tiedosto on” ajattelusta ”mitä tiedostoa etsin”.
Kerrankin lotossa kaikki oikein!
Kunnon tiedonhallintajärjestelmällä oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin tietoihin nopeasti, vaivatta, mistä vain, milloin vain. Tämä helpottaa erityisesti etätyötä tekeviä ja laiturinnokassa työskenteleviä. Enää ei tarvitse käyttää tuhottomasti aikaa turhuuksiin, vaan dokumenttien etsimiseen kulutettu aika voidaan käyttää ihan oikeiden töiden tekemiseen. Niiden töiden, joilla tuloksia oikeasti saadaan aikaiseksi.
Digital Office Companyn käyttää tiedonhallinnan ratkaisuissa pohjana M-Files:n älykästä tiedonhallintajärjestelmää, joka poistaa sinulta tiedonhallinnan ongelmat ja turhautumat tiedon löytämiseen. Annamme sinulle mahdollisuuden tehdä juuri sitä, mitä osaat parhaiten. Tehokkaasti – säästäen aikaa ja rahaa. Lue lisää.
Lue lisää dokumentinhallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Kerromme mielellämme lisää, kuinka voit tehostaa työntekoa älykkään tiedonhallinnan avulla.