• etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Tehokas dokumentinhallinta

Käsi ylös kaikki, joilla on joskus mennyt hermot yrittäessään etsiä oikeaa tiedostoa firman kansioviidakosta! Itsellä nousi ainakin molemmat kädet ja osa varpaista. Ongelma on rasittavan tuttu. Helpompi tallentaa tiedostot ihan omalle työpöydälle, niin tietää sitten mistä ne löytyy.. Vai?
Käsi ylös kaikki, joilla on joskus mennyt hermot yrittäessään etsiä oikeaa tiedostoa firman kansioviidakosta! Itsellä nousi ainakin molemmat kädet ja osa varpaista. Ongelma on rasittavan tuttu. Helpompi tallentaa tiedostot ihan omalle työpöydälle, niin tietää sitten mistä ne löytyy.. Vai?

Vuoden 2016 lopulla M-Files toteutti Iso-Britanniassa kyselytutkimuksen, johon vastasi 250 IT-vastaavaa eri organisaatioista ympäri maan. Tutkimuksessa selvisi hyvinkin mielenkiintoisia asioita organisaatioiden tiedonhallinnasta – kyselyyn vastanneista IT-vastaavista reilusti yli puolet, eli tarkemmin sanottuna jopa 64 % kokee ongelmia tarvittavan tiedon löytämisessä yrityksensä järjestelmästä! Luku on aika huikea.

Usein yrityksissä dokumentit järjestellään työntekijöille verkkoasemalle, joihin annetaan manuaalisesti naputellen käyttöoikeuksia jokaisen työntekijän aseman mukaan. Ongelmana tässä kuitenkin manuaalisen työn lisäksi on se, että tiedostoja on kansioista hankala löytää. Itse kansioitakin saattaa olla vaikea löytää.

Alakansioiden alakansioita ja niiden sekalaisia tiedostoja

Ajan saatossa alakansioiden alakansioita luodaan jatkuvasti lisää eri nimillä, usein tuplana jopa kahden tai kolmenkin eri yläkansion alle. Myös kansioiden ja tiedostojen nimeämiskäytännöt eroavat käyttäjän mukaan, minkä vuoksi niiden löytäminen jopa itse tiedoston luoneelle voi olla jälkikäteen hankalaa. Milläköhän nimellä juuri tuo tiedosto oli? Minkäköhän kansion alle se olikaan tallennettu?

Useassa kokouksessa istuneena edellisen kokouksen muistiinpanojen löytämiseen on joskus mennyt helposti puoletkin kokoukseen varatusta ajasta. On oma kansio viikkokokouksille, tiimikokouksille, suunnittelupalavereille, kuukasittain sortattuna ja eri aihepiirien alle vedettynä. Huh. Ihan jo aiheesta kirjoittaminenkin tuo tuskan hien otsalle. Tiedostojen ja oikeiden dokumenttien etsimiseen kuluu täysin turhaan aikaa, rahaa ja hermoja.

Jos oikea dokumentti vaikka löytyisi?

Avaat löytämäsi tiedoston, mutta jollain muulla on se jo auki? Vanhanaikaisessa kansiojärjestelmässä tämä olisi tuonut ärsyttävän ongelman siitä, että joko odotat toisen sulkevan tiedoston tai teet siitä kopion. Jälleen on samasta asiasta monta eri dokumenttia.

Modernissa tiedonhallintajärjestelmässä useampi henkilö voi muokata samaa dokumenttia saman aikaisesti, mutta mahdollista on myös lukita muokkausoikeus väliaikaisesti muilta käyttäjiltä. Tällöin myös päivitetty tieto pysyy kasassa, samassa dokumentissa, aina ulottuvilla hakusanan päässä. Tiedoston muokkaushistoria on näkyvissä kaikille, joilla käyttöoikeus dokumenttiin on.

Lue dokumentinhallinnan etätyöhön tuomista hyödyistä.

Dokumentit hallintaan kustannustehokkaasti

Jos yllämainitut ongelmat ovat tuttuja myös sinulle, voisi olla korkea aika siirtyä käyttämään ainoastaan yhtä, kaikki nykyiset tiedonsäilytyspaikat integroivaa tiedonhallintajärjestelmää. Aivan kuten Googlessa, oikea tiedosto löytyykin sisällön avulla hakusanaa käyttäen. Kirjoitat hakukenttään ”tiimikokous 2018” ja saat kaikki tiedostot esille joita hakusana koskee, tietoturvallisesti jokaisen lukuoikeudet automaattisesti huomioituna. Tässä on säästynyt jo hurjasti aikaa – it-osaston käyttöoikeusmääritelmien manuaalinen naputtelu on jäänyt kokonaan pois järjestelmän huolehtiessa käyttöoikeuksista automaattisesti. Tiedon haku tapahtuu sekunneissa.

Kun uusi tiedosto tallennetaan tiedonhallintajärjestelmään, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat. Tiedonhallintajärjestelmä määrittää oikean tallennuspaikan metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin tai asiakkaan nimellä tai dokumenttityypin perusteella. Siirryt helposti ”missä tiedosto on” ajattelusta ”mitä tiedostoa etsin”.

Lue lisää dokumentinhallinnasta!

Kerrankin lotossa kaikki oikein!

Kunnon tiedonhallintajärjestelmällä oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin tietoihin nopeasti, vaivatta, mistä vain, milloin vain. Tämä helpottaa erityisesti etätyötä tekeviä ja laiturinnokassa työskenteleviä. Enää ei tarvitse käyttää tuhottomasti aikaa turhuuksiin, vaan dokumenttien etsimiseen kulutettu aika voidaan käyttää ihan oikeiden töiden tekemiseen. Niiden töiden, joilla tuloksia oikeasti saadaan aikaiseksi.

Digital Office Companyn käyttää tiedonhallinnan ratkaisuissa pohjana M-Files:n älykästä tiedonhallintajärjestelmää, joka poistaa sinulta tiedonhallinnan ongelmat ja turhautumat tiedon löytämiseen. Annamme sinulle mahdollisuuden tehdä juuri sitä, mitä osaat parhaiten. Tehokkaasti – säästäen aikaa ja rahaa. Lue lisää.

Lue lisää dokumentinhallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Kerromme mielellämme lisää, kuinka voit tehostaa työntekoa älykkään tiedonhallinnan avulla.

Lue lisää tiedonhallinnasta

Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa palaa toimistolle, osa jatkaa etänä – ja suurin osa alkaa yhdistää molempia tapoj...

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa p...

lue lisää

Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosessin etenemistä viivyttävät usein rajallinen budjetti ja resurssipuute. Kun paperi...

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosess...

lue lisää

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

kumppanit

ota yhteyttä

Linnoitustie 3
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@doc.fi

seuraa meitä

Evästeet Tietosuojaseloste