Tietoturvallinen tulostusympäristö
Tulosteiden tietoturva
Avokonttori-, monitila- ja etätyöskentely tuovat mukanaan tietoturvaongelmia. Kuinka varmistetaan se, että arkaluontoista sisältöä sisältäviin papereihin pääsee käsiksi vain ja ainoastaan he, joilla niihin on oikeus?
Monitoimitiloissa ja avokonttoreissa tulostimet sijaitsevat usein yhteisissä tiloissa, jolloin tietoturvallinen tulostuksenhallinta saattaa olla haasteellista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulostajan olisi välittömästi tulostuksen aloitettuaan sännättävä tulostimen luokse odottamaan printtejään.
Jos tulostajia on samaan aikaan useita, saattavat tulosteet mennä sekaisin, joka myös osaltaan vaarantaa tietoturvan. Työpisteiden omat monitoimilaitteet ovat usein hankalia ylläpitää ja kustannuksiltaan tehottomia, etenkin jos työntekijöitä on useita.
Miten siis voidaan varmistaa, että vain oikeat ihmiset näkevät heille tarkoitetut dokumentit?
Jotta voitaisiin varmasti välttää riskit tulosteiden joutumisesta vääriin käsiin, tulisi jokaisella työntekijällä olla tulostimeen oma henkilökohtainen pin-koodi, tagi tai sormenjälkitunnustus. Tällöin dokumentin tulostus alkaa vasta silloin, kun tulostaja saapuu tulostimen luokse tagaten itsensä tulostimeen sisään.
Turvatulostamisella voidaan varmistaa, että juuri oikea ihminen on tulostimen ääressä juuri silloin, kun tulostus tapahtuu. Kenelläkään muulla ei ole mahdollisuutta ottaa tulostimesta ulos kenenkään muun tulosteita.
Valitun tulostimen työjonosta pääsee vapauttamaan oman tulosteensa vaikka seuraavana päivänä asiakirjan tulostusjonoon laittamisesta. Tämä poistaa myös sen vaaran, että tärkeät paperit jäisivät yöksi lojumaan työpöydälle, tai veisivät tilaa työpöydän laatikossa. Varsinkin, kun varmaa ei ole, istutko samassa paikassa enää huomenna.
Paikasta riippumaton tulostus
Tärkeiden papereiden kuljettaminen matkustaessa ei ole järkevää, eikä todellakaan tietoturvallista. Perillä kohteessa eri printtereiden ohjelmointi läppäreille ja mobiililaitteille vie turhaa aikaa. Kaikkein helpointahan olisi, jos tulosteen voi lähettää tulostukseen jo kotitoimistolla.
Valmiiksi kaikkiin konsernin koneisiin integroitu järjestelmä vapauttaa tulosteen käyttöön juuri silloin ja siellä, jossa sitä tarvitaan. Turvatulostus ei ole sidottu tietyn merkkisiin tulostimiin, jolloin tietoturvallinen tulostus on integroitavissa moniin eri laitteisiin.
Tieturvallisen tulostamisen järjestelmä perustuu yhteen ainoaan tulostusjonoon, joka yhdistää kaikki järjestelmässä olevat monitoimilaitteet ja tulostimet yhteen. Yrityksessä, jossa on toimipisteitä ympäri Suomen tai maailman, pystytään toimittamaan tuloste tietoturvallisesti toimipisteestä toiseen ilman vaaraa sen joutumisesta matkustuksen tai muun syyn takia vääriin käsiin. Tuloste pysyy tulostusjonossa odottaen noutajaansa.
Tietoturvallisen tulostamisen parhaat annit
Tietoturvallinen tulostaminen takaa käyttäjälleen liikkuvuuden, turvallisuuden sekä kulunvalvonnan. Sen lisäksi, että varmistat yrityksesi paperitulosteiden tietoturvan ja estät niiden joutumista tulostusvaiheessa vieraiden silmiin, pystyt paremmin hallitsemaan tulostamisen aiheuttamia kustannuksia. Jokaiselle työntekijöille voidaan määritellä tulostusbudjetti oman työnkuvan mukaan, jolloin tulostuksenhallinta on helpompaa ja turha tulostaminen vähenee.
DOC tuottaa sopimuksen mukaisesti raportin yrityksen tulostuskäyttäytymisestä, josta tulostamista voidaan seurata esimerkiksi käyttäjittäin, laitteittain, toimipisteittäin jne. Kattavat ja räätälöidyt raportit antavat yrityksille runsaasti tietoa ja keinoja parantaa, tehostaa ja budjetoida omaa tulostuksenhallintaansa.
Tutustu DOC:n muihin tulostuksenhallintapalveluihin. Näillä palveluilla turvaat, tehostat ja helpotat tulostuksenhallintaa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitamme tilanteenne ja katsomme yhdessä, kuinka voimme tehostaa nykytilannetta.