• etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Tietoturvallinen tulostusympäristö

Viimeisen vuoden, ja erityisesti kuluneen kevään ajan on puhuttu tasaisen kiihtyvällä tahdilla yritysten tietoturvasta ja asiakkaiden henkilötietojen turvaamisesta. GDPR:stä on muodostunut melkein kirosana monien yrittäjien ja IT-osastojen parissa. Toukokuun lopussa sähköpostilaatikot täyttyivät pyynnöistä vahvistaa tämä ja tuo, sekä yrityksien ilmoituksista omista tietoturvakäytännöistään. Mahtavaa, mutta mites paperisten dokumenttien tietoturvallinen käsittely?
Viimeisen vuoden, ja erityisesti kuluneen kevään ajan on puhuttu tasaisen kiihtyvällä tahdilla yritysten tietoturvasta ja asiakkaiden henkilötietojen turvaamisesta. GDPR:stä on muodostunut melkein kirosana monien yrittäjien ja IT-osastojen parissa. Toukokuun lopussa sähköpostilaatikot täyttyivät pyynnöistä vahvistaa tämä ja tuo, sekä yrityksien ilmoituksista omista tietoturvakäytännöistään. Mahtavaa, mutta mites paperisten dokumenttien tietoturvallinen käsittely?

Tulosteiden tietoturva

Avokonttori-, monitila- ja etätyöskentely tuovat mukanaan tietoturvaongelmia. Kuinka varmistetaan se, että arkaluontoista sisältöä sisältäviin papereihin pääsee käsiksi vain ja ainoastaan he, joilla niihin on oikeus?

Monitoimitiloissa ja avokonttoreissa tulostimet sijaitsevat usein yhteisissä tiloissa, jolloin tietoturvallinen tulostuksenhallinta saattaa olla haasteellista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulostajan olisi välittömästi tulostuksen aloitettuaan sännättävä tulostimen luokse odottamaan printtejään.

Jos tulostajia on samaan aikaan useita, saattavat tulosteet mennä sekaisin, joka myös osaltaan vaarantaa tietoturvan. Työpisteiden omat monitoimilaitteet ovat usein hankalia ylläpitää ja kustannuksiltaan tehottomia, etenkin jos työntekijöitä on useita.

Lue tulostuksenhallinnan yleisimmistä haasteista lisää.

Miten siis voidaan varmistaa, että vain oikeat ihmiset näkevät heille tarkoitetut dokumentit?

Jotta voitaisiin varmasti välttää riskit tulosteiden joutumisesta vääriin käsiin, tulisi jokaisella työntekijällä olla tulostimeen oma henkilökohtainen pin-koodi, tagi tai sormenjälkitunnustus. Tällöin dokumentin tulostus alkaa vasta silloin, kun tulostaja saapuu tulostimen luokse tagaten itsensä tulostimeen sisään.

Turvatulostamisella voidaan varmistaa, että juuri oikea ihminen on tulostimen ääressä juuri silloin, kun tulostus tapahtuu. Kenelläkään muulla ei ole mahdollisuutta ottaa tulostimesta ulos kenenkään muun tulosteita.

Valitun tulostimen työjonosta pääsee vapauttamaan oman tulosteensa vaikka seuraavana päivänä asiakirjan tulostusjonoon laittamisesta. Tämä poistaa myös sen vaaran, että tärkeät paperit jäisivät yöksi lojumaan työpöydälle, tai veisivät tilaa työpöydän laatikossa. Varsinkin, kun varmaa ei ole, istutko samassa paikassa enää huomenna.

Paikasta riippumaton tulostus

Tärkeiden papereiden kuljettaminen matkustaessa ei ole järkevää, eikä todellakaan tietoturvallista. Perillä kohteessa eri printtereiden ohjelmointi läppäreille ja mobiililaitteille vie turhaa aikaa. Kaikkein helpointahan olisi, jos tulosteen voi lähettää tulostukseen jo kotitoimistolla.

Valmiiksi kaikkiin konsernin koneisiin integroitu järjestelmä vapauttaa tulosteen käyttöön juuri silloin ja siellä, jossa sitä tarvitaan. Turvatulostus ei ole sidottu tietyn merkkisiin tulostimiin, jolloin tietoturvallinen tulostus on integroitavissa moniin eri laitteisiin.

Tieturvallisen tulostamisen järjestelmä perustuu yhteen ainoaan tulostusjonoon, joka yhdistää kaikki järjestelmässä olevat monitoimilaitteet ja tulostimet yhteen. Yrityksessä, jossa on toimipisteitä ympäri Suomen tai maailman, pystytään toimittamaan tuloste tietoturvallisesti toimipisteestä toiseen ilman vaaraa sen joutumisesta matkustuksen tai muun syyn takia vääriin käsiin. Tuloste pysyy tulostusjonossa odottaen noutajaansa.

Tietoturvallisen tulostamisen parhaat annit

Tietoturvallinen tulostaminen takaa käyttäjälleen liikkuvuuden, turvallisuuden sekä kulunvalvonnan. Sen lisäksi, että varmistat yrityksesi paperitulosteiden tietoturvan ja estät niiden joutumista tulostusvaiheessa vieraiden silmiin, pystyt paremmin hallitsemaan tulostamisen aiheuttamia kustannuksia. Jokaiselle työntekijöille voidaan määritellä tulostusbudjetti oman työnkuvan mukaan, jolloin tulostuksenhallinta on helpompaa ja turha tulostaminen vähenee.

Lue lisää tulostuksenhallinnan tehostamisesta.

DOC tuottaa sopimuksen mukaisesti raportin yrityksen tulostuskäyttäytymisestä, josta tulostamista voidaan seurata esimerkiksi käyttäjittäin, laitteittain, toimipisteittäin jne. Kattavat ja räätälöidyt raportit antavat yrityksille runsaasti tietoa ja keinoja parantaa, tehostaa ja  budjetoida omaa tulostuksenhallintaansa.

Tutustu DOC:n muihin tulostuksenhallintapalveluihin. Näillä palveluilla turvaat, tehostat ja helpotat tulostuksenhallintaa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitamme tilanteenne ja katsomme yhdessä, kuinka voimme tehostaa nykytilannetta.

Lue lisää artikkeleita

Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa palaa toimistolle, osa jatkaa etänä – ja suurin osa alkaa yhdistää molempia tapoj...

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa p...

lue lisää

Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosessin etenemistä viivyttävät usein rajallinen budjetti ja resurssipuute. Kun paperi...

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosess...

lue lisää

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

kumppanit

ota yhteyttä

Linnoitustie 3
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@doc.fi

seuraa meitä

Evästeet Tietosuojaseloste