Paperiarkistojen digitointi
Paperiarkistojen digitointia helposti
Olemme Suomen suurin paperiarkistojen digitointipalvelujen tuottaja. Digitoimme arkistosi nopeasti ja helposti avaimet käteen -periaatteella.
Arkistojen digitoinnilla säästät arkistojen tila- ja vakuutuskuluissa, hallitset tietoja turvallisemmin, helpotat työntekoa sekä tehostat tiedon löydettävyyttä, jaettavuutta ja tietoturvaa. Digitointi on myös ympäristöystävällinen tapa saada kaikki organisaation paperitieto tehokkaasti käyttöön. Teemme asiat sinulle helpoksi digitoimalla arkistosi kokonaisvaltaisena avaimet käteen -pakettina.
Digitoinnin hyödyt
Noin 10-20 % kaikesta paperista päätyy erilaisiin paperiarkistoihin. Tämä tarkoittaa suomalaisessa perustoimistossa jo isoa määrää paperia ja erilaisia dokumentteja, jotka kaikki vaativat tietoturvalliset säilytysolosuhteet. Paperien digitointi digitaaliseen muotoon nopeuttaa tiedonhakua, parantaa yrityksen tietoturvan tasoa, helpottaa dokumenttienhallintaa ja säästää esimerkiksi tilakustannuksissa.
Tietoturva
Kuinka teillä hallinnoidaan sitä, kenellä on pääsy paperiarkistoihin? Kuinka paperisten arkistojen tietoturva on teillä määritelty? Lukitut ja erilliset varastohuoneet eivät takaa dokumenttien tietoturvaa tai niiden manuaalisessa käsittelyssä tapahtuvia huolimattomuusvirheitä. Paperinen arkisto on myös hyvin herkkä tuhoutumaan mahdollisessa tulipalossa tai kosteusvauriossa. Digitoinnin jälkeen käyttöoikeuksien määrittely digitaaliselle tiedolle parantaa dokumenttien tietoturvaa alalla määrätylle tasolle. Dokumentteihin on todetusti pääsy vain heillä, keillä on dokumentteihin oikeus, eikä digitaalinen dokumentti tuhoudu.
Tehokkuus
Paperisten arkistojen seasta oikean dokumentin löytäminen on hidasta, ja niiden skannaaminen vie tuhottoman paljon aikaa itse tuottavalta työltä. Paperiarkistojen digitoinnin jälkeen sähköinen arkisto voidaan joko integroida yrityksessä jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon, tai hankkia uusi, kaiken kattava dokumentinhallintajärjestelmä. Digitaalinen arkisto, joka on toimiva, helppo ja nopea käyttää, tehostaa tiedonhallintaa ja työntekoa useilla tunneilla viikossa.
Säästöt
Paperiarkistojen digitointi tuo yritykselle kuin yritykselle huomattavia kustannussäästöjä. Tehokkaampi ajankäyttö, tilojen parempi käyttöönotto, etätyön helpottuminen ja kilpailukyvyn lisääntyminen, vain muutamia mainitaksemme. Toimistoneliöt ovat kalliita, ja paperiarkiston kadotessa tilan voi hyödyntää paremmin. Etätyötä tehdessä kaikki dokumentit ovat saatavilla ilman mappien kuljetusta toimistolta kotiin. Tieto löytyy digitoinnin jälkeen nopeammin, joten tuottavaa työtä voidaan tehdä enemmän ja tehokkaammin.
Asiakastarina Kuopion Sähköverkko Oy
Kuopion Sähköverkolla oli melko tyypillinen digitalisointihaaste. Arkistosta löytyi 11 000 paperista sähkön liittymissopimusta. Asiakaspalveluhenkilöstö joutui etsimään oikeaa sopimusta arkistosta jopa tunteja. Henkilöstö oli muuttamassa organisaation sisällä uusiin tiloihin, joka tarkoitti entistä pidempää matkaa sopimusarkistoihin.
Ratkaisuksi toteutettiin nopea, helppo ja tehokas digitalisointiprosessi, joka ei sitouttanut asiakkaan resursseja. Paperiaineisto noudettiin etukäteen sovittuna ajankohtana, digitalisoitiin ja paperiset liittymäsopimukset hävitettiin tietoturvallisesti. Asiakaspalvelu sai käyttöönsä sähköisen arkiston, josta tarvittavat dokumentit löytyvät helposti metatietojen perusteella – ilman turhia askeleita.
Digitalisointiprojektin tavoitteena oli parantaa asiakaskokemusta, tehostaa asiakaspalvelun työskentelyä sekä pienentää sähköliittymäasiointiin käytettävää aikaa. Digitalisoinnin jälkeen liittymäsopimusten käsittelyaika pienentyi tunneista minuutteihin. Tehokkaamman prosessin ansiosta asiakaskokemus on sujuvampi ja henkilöstö voi keskittyä tuottavampaan työhön.
DOC valikoitui Kuopion Sähköverkon digitalisointikumppaniksi laatusuhteeltaan parhaan hinnoittelun, M-Files-osaamisen sekä vaivattoman ja helpon prosessin ansiosta.
Miksi en skannaisi arkistoja itse?
Sen sijaan, että talon oma henkilökunta olisi kiinni skannereissa tuottavan työn sijaan, on paperiarkistojen digitoinnille tärkeää löytää luotettava ja ammattitaitoinen kumppani ja toteuttaja.
Itse skannatessa kärsii paitsi laatu, myös kustannustehokkuus. Silloin kun digitointi toteutetaan tuotantolaitteilla, joiden teho sekä tarkkuus on huippuluokkaa ja työn tekevät ammattilaiset, on myös digitaalisen dokumentin laatu priimaa. Digitoinnin yhteydessä dokumentit indeksoidaan, jolloin niiden löydettävyys digitoinnin jälkeen voidaan maksimoida.
Digitointipalvelu voidaan ottaa käyttöön nopeallakin aikataululla, ja vähintään miljoonan sivun käsittely kuukaudessa huippulaadukkaasti on osa palveluamme. Tuotannon skaalaaminen tätäkin suuremmaksi on mahdollista.
Mitä arkistojen digitointi maksaa?
Hinnoittelussa lähdetään liikkeelle siitä, kuinka monta mappihyllymetriä materiaalia on, minkälaisia dokumentteja ne sisältävät ja onko dokumentit sidottu.
Lisäksi tulisi miettiä, tarvitseeko materiaalia vielä takaisin? Joillekin dokumenteille löytyy laissa määrittelyt siitä, kuinka kauan niitä tulisi säilyttää myös paperisessa muodossa. Tämä on hyvä tarkistaa jo etukäteen. Jos materiaali halutaan palautettavaksi, palautetaanko se takaisin mapitettuna vai riittääkö palautus arkistolaatikoissa. Jos materiaalia ei tarvita enää, se tuhotaan tietoturvallisella tavalla.
Digitoinnin yhteydessä materiaalille määritetään metatiedot. Dokumenttien metatietoja voi olla esimerkiksi sopimusnumero, dokumentin tyyppi, asiakkaan nimi, ja niin edelleen. Tyypillinen määrä metatietoja on kahden ja viiden välillä. Mitä enemmän metatietoja, sen enemmän digitointi maksaa, joten on tärkeää miettiä mikä on omalle organisaatiolle tehokkain ja toimivin määrä. Me autamme sinua myös siinä.
Arkistot digitaalisiksi – miten?
Arkisto- ja skannauspalvelut tuotamme Salon palvelukeskuksessa. Digitointikeskus on kolmannen osapuolen osalta sertifioitu ja täyttää tiukimmatkin laatuvaatimukset.
Aluksi määrittelemme yhdessä liiketoiminnallesi kriittisen tiedon ja aloitamme tämän tiedon digitoimisella. Paperit skannataan digitaaliseen muotoon laatua parantaen. Laatu varmistetaan sekä visuaalisesti että koneellisesti skannauksen ja OCR:n eli tekstintunnistuksen osalta. Lisäämme dokumentteihin yhteistyössä teidän kanssanne määrittelemämme metatiedot. Tämän jälkeen kaikki tarvitut paperit tallennetaan teille sopivaan muotoon, esimerkiksi räätälöimäämme integroitavaan tiedonhallintajärjestelmään M-filesiin, josta ne ovat kätevästi löydettävissä pelkkien metatietojen avulla.
Aihealueeseen
liittyvät artikkelit
