Sako Oy

Lähtökohta

Laaja laitekanta. Ennen yhteistyön aloittamista Sakolla on ollut käytössään 58 tulostinta ja monitoimilaitetta, joista eri merkkejä ollut kuusi erilaista ja eri malleja jopa 30. Näin monen eri merkin ja mallin tarvikkeiden, värien sekä huollon hallinta on ollut haastavaa. Tarvikkeissa ja väreissä on turhaan ollut sekä pääomaa että fyysistä tilaa kiinni.

Monimutkainen sopimustenhallinta. Sekalaisen merkki- ja malliympäristön takia sopimuksia on ollut useita, ne ovat olleet eri mittaisia ja erilaisilla velvoitteilla. Osa laitteista on ollut omia ja osa vuokrattuja. Sopimustenhallinta on ollut aikaa vievää.

Korkeat tulostuskustannukset. Tehdas- ja suunnitteluympäristössä tarpeet ovat erilaiset kuin pelkässä toimistoympäristössä. Erityisesti värillisten laatutulosteiden hinta koettiin kohtuuttomaksi, ja sitä haluttiin järkeistää.

Puutteellinen seuranta. Tulostamiseen menevät kustannukset ovat olleet epäselvät, eikä tarkkaa tietoa ole ollut. Raportointi tulostuskustannuksista toimitettiin ainoastaan pyynnöstä, jolloin sen ajantasainen seuranta oli työlästä, eikä nopeaan reagointiin pystytty.

Tavoitteet

Keskeisimpänä tavoitteena yhteistyötä aloitettaessa oli tulostusmäärien, erityisesti värisivujen vähentäminen. Myös laitekannan järkeistäminen, sopimusten yhtenäistäminen ja raportoinnin selkeyttäminen nousivat myös tärkeiksi kehityskohteiksi.

Ratkaisu

Kartoituksella tieto nykytilasta. Tarkalla ja laajalla kartoituksella haluttiin saada selville se, mitä tällä hetkellä tulostetaan ja mitä kannattaisi tulostaa. Parhaan mahdollisen lopputuloksen saamiseksi henkilökunnan osallistaminen koettiin hyvin tärkeäksi. Käyttäjien haastattelulla saatiin selville henkilökunnan tarpeet ja pohjapiirustusten perustella pystyttiin järkeistämään laitteiden sijoittelua. Laitteet ovat kaikki etävalvonnan piirissä, ja henkilökuntaa on ohjeistettu järkevästä tulostamisesta, jolla pyrittiin vähentämään turhaa tulostamista.

Laitekannan yhtenäistäminen. Laitekantaa haluttiin yhtenäistää, ja sitä kautta tehostaa tulostuksenhallintaa. 2018 kesällä kaikki laitteet uusittiin Xeroxin tulostimilla ja monitoimilaitteilla, jolloin aiemman kuuden eri merkin ja 30 mallin sijaan käyttöön otettiin vain yksi merkki, ja neljä eri mallia eri tarpeisiin sovitettuna.

Etävalvonnalla säästöjä ja hallintaa. Kaikki laitteet ovat etävalvonnassa, jonka ansiosta värien ja tarvikkeiden toimitus on automatisoitu; tällöin säästetään työaikaa ja varmistetaan se, että kaikki tarvittava on aina saatavilla. Etävalvonnan avulla pystymme seuraamaan tulostusympäristöä ja sen muutoksia reaaliajassa, jolloin muuttuviin tarpeisiin voidaan reagoida hyvinkin nopeasti. Jos muutoksia tarpeisiin tai käyttöön tulee, uusia sopimuksia ei tarvitse neuvotella.

Vain yksi sopimus. Sekä laitteet, etävalvonta, huolto että tarvikkeet hoituvat yhdellä sopimuksella. Tulostusympäristöä seurataan kvartaaleittain, jolloin toimitetaan myös selkeälukuinen raportti tulostusmääristä ja laadusta.

Tulokset

Selkeitä säästöjä tulostuskuluissa. Tulostusympäristön optimoinnilla on saatu aikaan selkeitä, mitattavissa olevia säästöjä. Kuukausittaisen sivumäärän todettiin laskeneen 33 %:lla puolessatoista vuodessa. Värisivujen tulostusmäärät olivat tippuneet sitäkin enemmän: jopa 52 %:lla. Tämä on tuonut huomattavia säästöjä tulostuskustannuksissa.

Yhden sopimuksen mallilla aikaa tuottavaan työhön. Yhden sopimuksen malli on saanut aikaan säästöä työajassa, jolloin vastuuhenkilön työaikaa on vapautunut tuottavaan työhön. Kun huoltopalvelut, ylläpito ja etävalvonta on yhden sopimuksen, yhden yhteyshenkilön ja yhden numeron päässä, on tulostusympäristön hallinta ja ylläpito helpottunut huomattavasti. Kuluja on saatu selvästi järkeistettyä, kun merkkejä on vain yksi ja toimittaja on sama.

Etävalvonnan avulla pääomaa irti varastosta. Etävalvonnan avulla tarvikkeet toimitetaan ennen kuin niiden tarve tulee, jolloin ne saadaan heti tarvittaessa käyttöön. Pääomaa ei sitoudu varastossa makaaviin tarvikkeisiin, vaan niistä maksetaan käytön mukaan.

Yhden merkin avulla yhdenmukainen käyttökokemus. Kun kaikki laitteet ovat samanlaisia käyttää, on henkilökunnan yhteydenotot tulostuksenhallinnasta vastaavalle henkilölle vähentyneet: kaikki laitteet ovat tuttuja ja toiminta samanlaista. Tulevaisuudessa tullaan laitekantaa jatkuvasti uudistamaan.

”Yhteistyö sujunut mainiosti, vastaukset tulevat nopeasti ja toimitukset toimivat nopeasti.” Ari Kukkonen, IT Manager, Sako Ltd

Yritys: Sako Oy

Toimiala: Aseiden ja ammusten valmistus

Henkilöstö: 300

Liikevaihto 2018: 74,7 milj. euroa

Mitkä ovat yritysten yleisimmät haasteet tulostuksenhallinnassa, ja kuinka kampata ne? Lue nyt!