Kannattaako tiedonhallinta?
Tehokas tiedonhallintajärjestelmä nopeuttaa työntekoa ja luo säästöjä euroissa. Perinteisesti yrityksillä on käytössään keskimäärin seitsemän erilaista tiedonsäilytyspaikkaa, joita käytetään sekalaisesti riippuen dokumentin laadusta ja sen käyttötarkoituksesta. Se, mihin dokumentit tallennetaan, vaihtelee tallentajasta ja se, mistä tiedostoa lähdetään etsimään, riippuu etsijästä.
Ajantasaisen tiedon löytäminen on haastavaa ja vie aikaa tuottavalta työltä. Toimiva tiedonhallinta antaa ajan takaisin.
Lue organisaatioiden viisi suurinta tiedonhallinnan haastetta.
Miksi tiedonhallinta?
Tiedonhallinta tuo mukanaan helppouden ja nopeuden; tieto löytyy metatietojen, eli hakusanojen avulla. Käytössäsi on tällöin yrityksen sisäinen Google. Dokumentista löytyy aina ajantasainen versio ilman turhia kopioita tai vanhoja versioita. Haluttu tieto löytyy sekunneissa; täytyy vain tietää mitä etsii.
Mutta kuinka paljon tiedonhallinta maksaa ja kannattaako se? Tuoko säästetty työaika tarpeeksi säästöjä, jotta projektiin lähteminen kannattaa?
Jotta tiedonhallintajärjestelmän antama taloudellinen hyöty pystytään parhaalla mahdollisella tavalla laskemaan, tulisi tietää paljonko työntekijällä menee tiedon hakemiseen aikaa. Tiedonhakuun käytetty aika on yleensä niin sanottua piiloaikaa; aikaa, jota kukaan ei ole laskenut tai edes koe suureksi ongelmaksi. Ennen kuin se tiedostetaan, ja siihen kiinnitetään huomiota. Tiedonhakemiseen käytettyä aikaa harvoin ajatellaan kuluksi.
Lue, kuinka tiedonhallintajärjestelmällä voi luoda kilpailukykyä.
Kuinka paljon tiedonhallinnan avulla voidaan säästää?
Kun tiedonhakuun päivässä käytetty aika on suurin piirtein selvillä, on kulujen laskeminen sen jälkeen helppoa. Kaava on yksinkertaisuudessaan laskettavissa vuosipalkka jaettuna turhaan käytetyllä ajalla.
Matti toimii yrityksessä X projektihallinnan tehtävissä yhdessä projektitiimin kanssa, ja hänen vuosipalkkansa on 30 000 euroa. Työ vaatii monien eri asiakkuuksien ja projektien hallintaa, kokouksia ja tapaamisia.
Dokumentteja kertyy erilaisista sopimuksista, tarjouksista, muistiinpanoista, muistioista ja huomioista, jotka tulevat Matille monelta eri sidosryhmältä. Tiedot löytyvät verkkolevyltä, sähköpostista, Matin omalta työpöydältä sekä tiimin yhteisistä kansioista ja pilvipalveluista.
Matilla menee päivittäin reilu puoli tuntia tarvittavan tiedon etsimiseen eri järjestelmistä. 7,5 tunnin työpäivästä puoli tuntia on 7 % koko työpäivästä. 30 000 e x 0,07, eli vuosittainen säästö palkkakuluissa on tällöin 2 100 euroa. Jo 10 työntekijän organisaatiossa tämä tarkoittaa yli 20 000 euron vuosisäästöjä, jos Matin ja muiden tiimiläisten olisi mahdollista löytää tieto sekunneissa puolen tunnin etsimisen sijaan. Toimiva tiedonhallinta mahdollistaa sen.
Lue lisää tehokkaasta dokumentinhallinnasta.
Paljonko tiedonhallinta maksaa?
Nykytilanteen kartoituksella (kuinka paljon dokumentteja on ja missä niitä säilytetään) saadaan hahmotettua käyttöönottokustannukset ja käyttöönottoon liittyvän työn määrän. Kuukausittaiset maksut riippuvat paljolti käytössä olevien integraatioiden (esim. SharePoint, OneDrive, sähköinen allekirjoitus) määrästä ja tiedonhallintajärjestelmän käyttötarkoituksesta.
Yksinkertaisimmillaan lisenssimaksu yhdelle käyttäjälle on n. 40 € kuussa, riippuen käyttäjien määrästä. Pelkän dokumenttien lukuoikeuden esimerkiksi sidosryhmille on mahdollista saada muutamalla eurolla kuussa.
Asiantuntijoiden avulla tiedonhallintajärjestelmän tuomat säästöt saadaan laskettua yrityskohtaisesti. Tiedonhallinnan asiantuntija osaa myös tunnistaa yrityksen kriittisimmät tiedonhallinnan puutteet; kaikkia yritystoimintoja harvoin kannattaa kerralla siirtää tiedonhallintajärjestelmään.
Jos kaipaat tehoja tiedonhallintaan ja haluat vapauttaa työntekijöiden aikaa tuottavaan työhön, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Löydämme yhdessä teidän liiketoiminnallenne parhaimman ratkaisun.
