Miten tietoa hallitaan organisaatioissa?
Sama ongelma kulkee mukana koko dokumentin elinkaaren ajan. Työntekijöiden dokumenttien hallintaan turhaan käyttämä aika on hiljainen tappaja tehokkuudelle, joka taas voi osaltaan maksaa yrityksille pitkänkin pennin.
IDC on jo vuonna 2012 toteuttanut tutkimuksen yritysten tiedonhallinnasta, ja sen keskeinen löydös voi olla yritysjohdolle hyvinkin hätkähdyttävä. Tutkimuksen mukaan työntekijöiden tiedonhallintaan työpäivien aikana käyttämä aika aiheuttaa yritykselle jopa 21 % menetyksen organisaation kokonaistehokkuudesta!Kyseessä ei ole mikään pieni asia, ja kuinka paljon tällä menetetyllä teholla ja ajalla olisikaan voitu tehdä.
Digital Office Companyn yhteistyökumppani M-Files on toteuttanut tutkimuksen, jonka tavoitteena oli saada vielä parempi ymmärrys siitä, kuinka yritykset ympäri maailman hallitsevat jatkuvasti kasvavaa tiedon ja dokumenttien määrää. Tässä kirjoituksessa esittelemme joitakin tutkimuksessa ilmenneitä kohtia. Voit ladata koko raportin itsellesi täältä.
Karua todellisuuttahan tällä hetkellä on se, että huonosti täytetyt ja -nimetyt dokumentit ovat vaikeasti löydettävissä, ja joissain tapauksissa katoavat kokonaan. Ongelma on kasvava, eikä ilman toimenpiteitä katoa mihinkään. Yritysten tiedon määrä kaksinkertaistuu reilussa vuodessa jatkuvasti, ja vauhti kiihtyy jatkuvalla vauhdilla. Lisäksi tietoa muodostuu jatkuvasti eri muodoissa ja formaateissa. Kuinka tätä kaikkea voi tehokkaasti hallita?Suo, kuokka ja Jussi
Ironista kyllä, suuren osan ongelmista aiheuttaa käytössä olevat lukuisat tiedon säilytyspaikat. Ainoa keino päästä tilanteen herraksi on se, että organisaatiot ottavat aikaa lopettaakseen tiedon hallitsemattoman leviämisen. Siihen yksi toimiva tapa on koota yritykselle kokonaisvaltainen, digitaalisen muutoksen strategia ja tarkastella kriittisesti sitä, kuinka prosessit toimivat tällä hetkellä ja missä voidaan parantaa.
Valitettavan usein yritykset kuitenkin yrittävät hallita tietokaaosta hankkimalla lisää tiedonsäilytyspaikkoja tarkastelematta omaa tilannettaan sen enempää, joka taas omalta osaltaan vain aiheuttaa suuremman kaaoksen dokumenttien hallintaan.Nämä yrityksillä käytössä olevat tiedonsäilytysjärjestelmät harvoin keskustelevat keskenään, eivätkä ne integroidu yli osastorajojen muiden tiedonsäilytysjärjestelmien kanssa. Tästä aiheutuu ongelmia muun muassa dokumenttien eri versioiden hallinnassa, aikaa kuluttavaa etsimistä eri paikoista sekä muita työtehon tappavia pulmia.
Liiketoiminnassa tieto on ehdoton kuningas
Yrityksillä kyllä selkeästi on aito halu ja näkemys olla yhä enemmän ja enemmän kehittyneempiä mitä tulee organisaation tiedonhallintaan. Huonot dokumentinhallintaprosessit kun vievät yritykseltä tuottavuutta ja maksavat sekä rahaa että aikaa.
Kun harkitaan uuden tiedonsäilytys- tai tiedonhallintajärjestelmän hankintaa, kannattaa pohtia seuraavia avainedellytyksiä toimivalle, tehokkaalle ja prosesseja parantavalle järjestelmälle. Aivan ehdottomat perusedellytykset dokumentinhallintajärjestelmälle ovat
- Dokumenttien helppo löydettävyys
- Dokumenttien versiot ovat ajan tasalla
- Dokumenttivaraston hallinta
- Kyky esikatsella, allekirjoittaa digitaalisesti ja hyväksyä dokumentteja
Mutta kuinka moni yrityksistä kohtaakaan haasteita näiden aivan perusohjenuorien kanssa, kun puhutaan dokumenttien ja tiedon hallinnasta?
Voidaan ehkä todeta, että tietynlainen laiskuus ja tietämättömyys asian suhteen on olemassa, vaikka halua löytyykin. Useat tiedonsäilytyspaikat eivät ratkaise ongelmia, eivät säästä aikaa, eivätkä tuo liiketoiminnalle etua. Kissalla voi pyyhkiä tälläkin asialla pöytää, ja todeta että muutoksen aika on nyt.
Toimiva ja yksi ainoa tiedonhallinnanjärjestelmä tuo kaivatun tehon ja säästön. Lue lisää kuinka saat lisää kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä!
Ota yhteyttä meihin, niin autamme teitä kartoittamaan tilanteenne ja löytämään liiketoiminnallenne parhaan ratkaisun.
Tutustu myös ratkaisuumme tiedonhallinnan ongelmien ratkaisemiseksi!