• etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • palvelut
    Palvelut
    tiedonhallintapaperiset prosessitpaperiarkiston digitointitiedonvarmistus
    Tuotteet
    Tiedonhallinnan kartoitusM-Files konsultointi
    Toimialat
    energia- ja vesiyhtiötjulkinenkiinteistöteollisuus
  • yritys
  • referenssit
  • insights
  • yhteys

Miten tietoa hallitaan organisaatioissa?

Organisaatioiden keinot hallita yritykselle kriittistä dataa ovat hyvin keskeisessä osassa melkeinpä kaikissa liiketoimintaprosesseissa. Päivästä toiseen ja viikosta seuraavaan työntekijät hukkaavat merkittävän osan työajastaan yrityksen dokumenttien hallinnan kanssa.
Organisaatioiden keinot hallita yritykselle kriittistä dataa ovat hyvin keskeisessä osassa melkeinpä kaikissa liiketoimintaprosesseissa. Päivästä toiseen ja viikosta seuraavaan työntekijät hukkaavat merkittävän osan työajastaan yrityksen dokumenttien hallinnan kanssa.

Sama ongelma kulkee mukana koko dokumentin elinkaaren ajan. Työntekijöiden dokumenttien hallintaan turhaan käyttämä aika on hiljainen tappaja tehokkuudelle, joka taas voi osaltaan maksaa yrityksille pitkänkin pennin.

IDC on jo vuonna 2012 toteuttanut tutkimuksen yritysten tiedonhallinnasta, ja sen keskeinen löydös voi olla yritysjohdolle hyvinkin hätkähdyttävä. Tutkimuksen mukaan työntekijöiden tiedonhallintaan työpäivien aikana käyttämä aika aiheuttaa yritykselle jopa 21 % menetyksen organisaation kokonaistehokkuudesta!

Kyseessä ei ole mikään pieni asia, ja kuinka paljon tällä menetetyllä teholla ja ajalla olisikaan voitu tehdä.

Digital Office Companyn yhteistyökumppani M-Files on toteuttanut tutkimuksen, jonka tavoitteena oli saada vielä parempi ymmärrys siitä, kuinka yritykset ympäri maailman hallitsevat jatkuvasti kasvavaa tiedon ja dokumenttien määrää. Tässä kirjoituksessa esittelemme joitakin tutkimuksessa ilmenneitä kohtia. Voit ladata koko raportin itsellesi täältä.

Karua todellisuuttahan tällä hetkellä on se, että huonosti täytetyt ja -nimetyt dokumentit ovat vaikeasti löydettävissä, ja joissain tapauksissa katoavat kokonaan. Ongelma on kasvava, eikä ilman toimenpiteitä katoa mihinkään. Yritysten tiedon määrä kaksinkertaistuu reilussa vuodessa jatkuvasti, ja vauhti kiihtyy jatkuvalla vauhdilla. Lisäksi tietoa muodostuu jatkuvasti eri muodoissa ja formaateissa. Kuinka tätä kaikkea voi tehokkaasti hallita?

Suo, kuokka ja Jussi

Ironista kyllä, suuren osan ongelmista aiheuttaa käytössä olevat lukuisat tiedon säilytyspaikat. Ainoa keino päästä tilanteen herraksi on se, että organisaatiot ottavat aikaa lopettaakseen tiedon hallitsemattoman leviämisen. Siihen yksi toimiva tapa on koota yritykselle kokonaisvaltainen, digitaalisen muutoksen strategia ja tarkastella kriittisesti sitä, kuinka prosessit toimivat tällä hetkellä ja missä voidaan parantaa.

Valitettavan usein yritykset kuitenkin yrittävät hallita tietokaaosta hankkimalla lisää tiedonsäilytyspaikkoja tarkastelematta omaa tilannettaan sen enempää, joka taas omalta osaltaan vain aiheuttaa suuremman kaaoksen dokumenttien hallintaan.

Nämä yrityksillä käytössä olevat tiedonsäilytysjärjestelmät harvoin keskustelevat keskenään, eivätkä ne integroidu yli osastorajojen muiden tiedonsäilytysjärjestelmien kanssa. Tästä aiheutuu ongelmia muun muassa dokumenttien eri versioiden hallinnassa, aikaa kuluttavaa etsimistä eri paikoista sekä muita työtehon tappavia pulmia.

Lue lisää tehokkaasta dokumenttien hallinnasta.

Liiketoiminnassa tieto on ehdoton kuningas 

Yrityksillä kyllä selkeästi on aito halu ja näkemys olla yhä enemmän ja enemmän kehittyneempiä mitä tulee organisaation tiedonhallintaan. Huonot dokumentinhallintaprosessit kun vievät yritykseltä tuottavuutta ja maksavat sekä rahaa että aikaa.

Kun harkitaan uuden tiedonsäilytys- tai tiedonhallintajärjestelmän hankintaa, kannattaa pohtia seuraavia avainedellytyksiä toimivalle, tehokkaalle ja prosesseja parantavalle järjestelmälle. Aivan ehdottomat perusedellytykset dokumentinhallintajärjestelmälle ovat

  • Dokumenttien helppo löydettävyys
  • Dokumenttien versiot ovat ajan tasalla
  • Dokumenttivaraston hallinta
  • Kyky esikatsella, allekirjoittaa digitaalisesti ja hyväksyä dokumentteja

Mutta kuinka moni yrityksistä kohtaakaan haasteita näiden aivan perusohjenuorien kanssa, kun puhutaan dokumenttien ja tiedon hallinnasta?

Voidaan ehkä todeta, että tietynlainen laiskuus ja tietämättömyys asian suhteen on olemassa, vaikka halua löytyykin. Useat tiedonsäilytyspaikat eivät ratkaise ongelmia, eivät säästä aikaa, eivätkä tuo liiketoiminnalle etua. Kissalla voi pyyhkiä tälläkin asialla pöytää, ja todeta että muutoksen aika on nyt.

Toimiva ja yksi ainoa tiedonhallinnanjärjestelmä tuo kaivatun tehon ja säästön. Lue lisää kuinka saat lisää kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä!

Ota yhteyttä meihin, niin autamme teitä kartoittamaan tilanteenne ja löytämään liiketoiminnallenne parhaan ratkaisun.

Tutustu myös ratkaisuumme tiedonhallinnan ongelmien ratkaisemiseksi!

Lue lisää tiedonhallinnasta

Hybridityö alkaa – älä kompuroi!

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa palaa toimistolle, osa jatkaa etänä – ja suurin osa alkaa yhdistää molempia tapoj...

Pandemia muutti monen tietotyöläisen tapaa tehdä töitä. Kesälomien jälkeen osa p...

lue lisää

Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosessin etenemistä viivyttävät usein rajallinen budjetti ja resurssipuute. Kun paperi...

Arkistojen digitointi on kunnissa sekä kaupungeissa vielä alkumetreillä. Prosess...

lue lisää

Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta....

Suomalainen teollisuus tarvitsee tiedonhallintaan systemaattista kehitystä, laad...

lue lisää

Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoksi toimijoilta vaaditaan yhä innovatiivisimpia ja vastuullisempia tapoja tuottaa ...

Elämä sähköistyy jokaisella osa-alueella energia-alan murroksen myötä. Sen vuoks...

lue lisää

Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, mutta kuinka monessa organisaatiossa ollaan varmistettu toimiva dokumenttienhalli...

Nykyisen liikkuvan työn vuoksi jokaisella työntekijällä on käytössään puhelin, m...

lue lisää

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

kumppanit

ota yhteyttä

Linnoitustie 3
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@doc.fi

seuraa meitä

Evästeet Tietosuojaseloste