Urakointi Kaise Oy / Kanta-Hämeen Kiinteistöala

Case Kaise Oy – ajansäästöä ja helppoutta M-Filesin avulla

Lähtötilanne

Asiakkaallamme Kaise Oy:llä oli aiemmin monelle yritykselle dokumentinhallinnan kannalta hyvin tuttu haaste. Sopimus- ja tarjousasiakirjoja sekä -pohjia säilytettiin useassa eri paikassa niin mapeissa kuin kovalevylläkin, ja tarvittavan dokumentin hakemiseen saatettiin käyttää aikaa pahimmallaan jopa tunti. Tarjouksien luontiin jouduttiin käyttämään paljon ylimääräistä aikaa ja kopioita eri dokumenteista syntyi herkästi vanhan tiedon hautautuessa käyttäjien omille asemille.

Kaisen toiveena oli tehostaa sopimusten sekä tarjousten hallintaa, jaettavuutta sekä saada tiedostot tienpäällä kulkijoille helposti mobiiliin mukaan.

Ratkaisu

Paperiarkiston digitointi

Kaikki Kaisen materiaalit digitoitiin yhtenäiseen, digitaaliseen muotoon. Asiakkaalle digitoinnin osto DOCilta kokonaisvaltaisena palveluna tarkoitti pienempiä kuluja sekä yhtenäisempää ja laadukkaampaa lopputulosta.

Ennen digitointiprojektin käynnistystä Kaisella oli tarkoituksena palkata harjoittelija skannaamaan mappeja verkko- ja kovalevylle .pdf tiedostoiksi. Paperiarkistojen omatoimisella skannauksella tiedostojen hakuongelmiin ei kuitenkaan olisi saatu pysyvää ja toimivaa ratkaisua, ja projektin kustannukset olisivat loppujen lopuksi nousseet huomattavasti korkeammaksi, kuin DOCin kanssa toteutetun projektin kulut olivat.

Digitoinnin yhteydessä digitoidut dokumentit indeksoitiin ja niihin määriteltiin halutut metasanat. Indeksoinnin avulla voidaan varmistaa dokumenttien hallinta ja nopea löydettävyys. Metatiedot tarkentuvat jatkuvasti ja määrät kasvavat projektin edetessä sekä käyttöönoton laajetessa eri yksiköihin ja käyttötarkoituksiin.

Alkuperäinen paperiarkisto tuhottiin tietoturvallisesti ja Kaise Oy:lle otettiin käyttöön M-files.

”Käyttöönotto oli kannaltamme erittäin simppeli; DOCin asiantuntija lähetti osoitteen, mistä voimme ladata tarvittavan ohjelmiston, sekä ohjeet ja käyttäjätunnukset käyttöönottoa varten.”

Tehokkaalla dokumentinhallinnalla ajansäästöä

M-Files otettiin Kaisella aluksi käyttöön pelkkänä sähköisenä arkistona, mutta vuoden mittaan palveluvalikoimaan on lisätty useita Kaisen liiketoimintaa tukevia toimintoja, esim. henkilöstön ja kaluston hallintaa sekä CRM. CRM -käytössä on pystytty automatisoimaan niin tarjousten kuin sopimustenkin teko. Mobiilipalvelun avulla tietoturvallinen dokumentinhallinta onnistuu myös tien päällä, ja sopimukset voidaan allekirjoittaa kosketusnäytön avulla ilman paperia.

”Aina kun on tullut jotain ideaa, miten tällainenkin juttu onnistuisi, niin DOCin asiantuntija miettii parasta ratkaisua, ja palaa myöhemmin valmiin ehdotuksen kanssa. Homma on toiminut DOCin kanssa hyvin.”

Jotta käyttö olisi mahdollisimman mutkatonta, on helposti eri järjestelmien kanssa integroitavaan M-Filesiin myös kehitteillä integraatiota Kaisen työnohjausjärjestelmään Avuxiin.

Dokumentinhallinnan ratkaisujen avulla saavutetut hyödyt

Paperiarkiston digitoinnin ja M-Filesin käyttöönoton jälkeen Kaisen tiedon- ja sopimusten hallinta on helpottunut sekä nopeutunut huomattavasti. Sopimusten hallinta on tehokasta, eikä tarvittavan dokumentin etsimiseen kulu enää aikaa muutamaa sekuntia enempää.

M-Filesin metatietoihin pohjautuvan järjestelmän ansiosta tietoa voidaan hakea ilman jäykkiä kansiorakenteita, eikä mikään asiakirja häviä epäselvän tai virheellisen nimeämisen takia. Dokumenttien sijainnilla ei ole enää merkitystä, vaan ne ovat löydettävissä nopeasti metasanojen avulla. Kaisen omien asiakkaiden sopimustietoihin päästään käsiksi nopeammin ja vastausaikaa on saatu lyhennettyä huomattavasti. Tämä osaltaan parantaa asiakaskokemusta ja lisää työnteon joustavuutta.

Mobiilikäytön avulla tarjouksia sekä asiakas- ja työsopimuksia voidaan tarkastella sekä muokata myös tien päällä paikasta ja ajasta riippumatta, myös offline. Yhteistyö jatkuu edelleen laajentuen jatkuvasti liiketoiminnallisesti järkevillä panostuksilla. Kaikkea ei tarvitse ottaa haltuun heti, vaan yhteistyön edetessä löydetään kriittisimmät parannuskohteet.

Yritys: Urakointi Kaise Oy / Kanta-Hämeen Kiinteistöala Oy

Toimiala: Maanrakennus ja maansiirto, Kiinteistöhuolto

Henkilöstö: 29

Liikevaihto 2018: 1,6 milj. euroa

Kuulostavatko haasteet tutuilta? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, voimme yhdessä kartoittaa nykyisen tilanteenne sekä löytää parhaat tiedonhallinnan ratkaisut juuri sinun liiketoiminnallesi.

Lue lisää tiedonhallinnan ratkaisuista; miksi tiedonhallintaan panostaminen kannattaa?