Dokumentinhallinta
Dokumentinhallinnalla tehokkuutta ajasta ja paikasta riippumatta
Kuinka monessa eri järjestelmässä sinun organisaatiossasi säilötään tietoa? Keskimääräinen tietovarastojen määrä suomalaisissa organisaatioissa on seitsemän, ja luku on kasvussa. Jopa neljä viidesosaa työntekijöistä on sitä mieltä, että päivitetyn dokumentin etsiminen eri järjestelmistä vaikuttaa työn tuottavuuteen. Kuinka usein sinulla on haasteita löytää haluamasi dokumentti?
Toimiva ja integroituva dokumentinhallintajärjestelmä kokoaa kaikki dokumentit yhteen näkymään riippumatta siitä, minne järjestelmään dokumentti on alunperin tallennettu. Yhdellä haulla, yhdellä hakusanalla löydät halutun dokumentin, oli se tallennettu sitten SharePointiin tai verkkolevylle.
Sinun pitää ainoastaan tietää mitä etsit. We make IT simple.
Paperiarkisto digitaaliseksi
Paperiarkistojen hallinnoiminen vie sekä resursseja että on haavoittuvainen onnettomuuksille, ja tietoturvallisesti epävakaa. Kuka voi varmistaa, ettei paperi pääse vääriin käsiin tai tuhoudu? Paperiarkistojen digitointi ja dokumentinhallinnan digitalisointi varmistaa tärkeiden dokumenttien säilyvyyden, tietoturvan ja löydettävyyden.
Lue tästä, miten asiakkaamme Urakointi Kaise Oy sai vähennettyä dokumentin etsimiseen käytettyä aikaa puolesta tunnista muutamiin sekunteihin!
Arkiston digitointi varmistaa liiketoiminnan sujuvuuden myös jatkossa, ja tuo säästöjä tilavuokrissa, resursseissa ja ajassa.
Olemme Suomen suurimpia paperiarkistojen digitointipalvelujen tuottajia, ja tuotamme paperiarkistojen digitoinnin avaimet käteen palveluna. Lue lisää arkistojen digitoinnista (lisää linkki digitoinnin sivulle).
Automatisoi ja yhtenäistä prosessit
Dokumenttien löytämisen hitaus, epävarmuus oikeasta versiosta, dokumenttien hyväksyntä ja jakaminen, projektien hallinta, allekirjoitukset ja tallentaminen. Manuaalisilla prosessitoiminnoilla harvoin saavutetaan liiketoiminnan vaatimaa tehokkuutta, ja inhimilliset virheet ovat yleisiä.
Älykäs dokumenttienhallintajärjestelmä automatisoi työnkulkuja ja tehtävänantoja, jolloin liiketoimintaprosessit yhtenäistyessään tehostuvat. Järjestelmä valvoo automaattisesti kaikkia eri prosessien vaiheita ja ilmoittaa, jos tehtäviä saapuu käsiteltäväksi.
Dokumentinhallintajärjestelmän avulla sinulla on aina nopea pääsy kaikkiin dokumentteihin paikasta ja laitteesta riippumatta, näet aina ajantasaisen muokkaushistorian, jaat sen nopeasti ja helposti ilman tiedon jakaantumista ja tallennat vaikka suoraan sähköpostista. Integroitava sähköinen allekirjoitus (lisää linkki) varmistaa nopean ja tietoturvallisen allekirjoituksen. Vain yksi integroitava ja juuri sinun tarpeisiisi räätälöity dokumentinhallintajärjestelmä riittää.
Jokaisesta dokumentista vain yksi versio – ei enää tuplia
Perinteisessä, kansiorakenteeseen pohjautuvassa tiedon tallentamisessa samasta dokumentista on usein ainakin muutama versio. Jos dokumentti on tallennettu väärään tai epäloogiseen kansioon, on sen löytäminen mahdotonta. Siinä tapauksessa dokumentista usein luodaan uusi versio, joka on paitsi aikaa vievää että tehotonta työskentelyä. Lopputuloksena samasta dokumentista löytyy pari eri versiota, joiden ajan tasaisuudesta tai oikeellisuudesta ei ole takeita.
Yli 80% työntekijöistä sanoo joutuneensa joskus luomaan uudestaan dokumentti, joka on jo olemassa. Jos kyse on liiketoiminnalle kriittisistä dokumenteista, on tämä jo riskitekijä sekä oikeudellisesti että taloudellisesti.
Dokumentinhallintajärjestelmän avulla jokaisesta dokumentista on aina vain yksi, uusin versio. Muokkaushistorian ja älykkään jakamisen avulla et enää koskaan joudu arvailemaan sitä, löytyykö dokumentista toista versiota. Voit luottaa aina siihen, että dokumentti on aina ajan tasalla.
Hae dokumenttia yhdellä hakusanalla kaikista järjestelmistä
Liiketoiminnoille kriittisten dokumenttien hajautuminen useisiin eri tiedontallennusjärjestelmiin; verkkolevyille, erilaisiin pilvitiloihin, sähköpostiin ja niin edelleen on paitsi aika- ja tehosyöppö, mutta myös tietoturvariski.
Noin 70 % työntekijöistä käyttää sähköpostiaan ensisijaisena tiedontallennuspaikkana ja jopa yli puolet tallentaa dokumentit pääasiassa omalle koneelleen. Työntekijän vaihtaessa työpaikkaa tai sairastuessa tietoon ei päästä käsiksi.
Uusien järjestelmien tavoite on tehostaa toimintoja, mutta niiden käyttöönotto koetaan hankalaksi. Tavat istuvat tiukassa ja monia eria järjestelmiä ja tiedontallennuspaikkoja käytetään lomittain.
Älykäs, integroitava dokumentinhallintajärjestelmä toimii vanhassa tutussa näkymässä, mutta tuoden kaikki modernin dokumentinhallinnan edut: nopeus, helppous, tehokkuus ja tietoturva
Automatisoi käyttöoikeuksien hallinta
Millä tavalla sinun organisaatiossasi määritellään dokumenttien käyttöoikeudet? Onko IT-osasto vastuussa vaihtuvien roolien ja uusien työntekijöiden käyttöoikeuksista? Onko kaikkiin tarvittaviin dokumentteihin aina pääsy, paikasta ja ajasta riippumatta?
Manuaalisten käyttöoikeuksien hallinta erityisesti kansiopohjaisissa tiedon tallennusjärjestelmissä on aikaavievää ja virhealtista. Vaihtuva henkilöstö ja roolit sekä korkeaa tietoturvaa vaativat dokumentit altistavat manuaalisessa käsittelyssä virheille, mutta myös sen varmistaminen, että oikeilla rooleilla on pääsy oikeaan dokumenttiin vie aikaa.
Älykäs dokumentinhallintajärjestelmä määrittää käyttöoikeudet automaattisesti ja dynaamisesti roolien tai metatietojen mukaan. Käyttöoikeuksia on eri tasoja, eikä kaikkien tarvitse päästä muokkaamaan tai jakamaan dokumenttia.
Dokumenttienhallintajärjestelmällä varmistat, että ainoastaan oikeat henkilöt pääsevät käsiksi dokumentteihin, automaattisesti.
Jaa dokumentit tietoturvallisesti
Millä tavalla sinun organisaatiossasi jaetaan dokumentteja? Palautuuko sähköpostilla muokattavaksi lähetetty monena eri versiona? Voitko olla varma, että jakamasi dokumentti ei joudu vääriin käsiin?
Dokumentinhallintajärjestelmä varmistaa dokumentin tietoturvallisen jakamisen sekä talon sisällä että organisaation ulkopuolella ilman useiden eri versioiden muodostumista. Kaikki muokkausoikeudet omaavat henkilöt myös talon ulkopuolella voivat muokata samaa dokumenttia tai varata sen itselleen käyttöön niin, että saman aikaisia muutoksia ei tule. Muokkaushistoria on aina näkyvissä. Tieto ei tuplaannu ja dokumentit pysyvät hallinnassa.
Ei enää tarvetta lähetellä tärkeitä dokumentteja sähköpostilla tai jakaa niitä pilvipalveluissa tietämättä muokkaushistoriaa: kaikki on tallessa yhtenä versiona koko prosessin ajan.
We make IT simple
Dokumentinhallintajärjestelmän avulla automatisoit prosesseja, tehostat työntekoa ja varmistat dokumenttien tietoturvallisen käsittelyn sen koko elinkaaren ajan.
Käyttämämme dokumentinhallintajärjestelmä on innovatiivinen ja tekoälyä hyödyntävä M-Files, jonka räätälöimme juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin. Ymmärrämme eri alojen vaatimukset, standardit ja säännökset sekä niiden tuomat haasteet. Vankka kokemuksemme eri kokoisten yritysten dokumentinhallinnan haasteista ja kykymme porautua juuri sinun organisaatiosi toimintaan varmistaa palvelumme laadun.
DOC on yrityksesi dokumentinhallinnan pitkäaikainen yhteistyökumppani. Olemme ylpeitä saadessamme olla mukana kehittämässä, automatisoimassa ja nopeuttamassa yritysten liiketoimintaa sekä prosesseja pitkällä tähtäimellä.
Ota meihin yhteyttä jo tänään, ja varaa keskusteluaika asiantuntijamme kanssa.
Aihealueeseen
liittyvät artikkelit
Asiakkaidemme saavutettuja hyöytyjä
