Julkinen
Miksi DOC?
Kokemusta, näkemystä ja konsultointia
Julkishallinnossa tiedonhallinta määrittää luotettavuuden toimijaa kohtaan. Tulevaisuudessa tiedon on kuljettava entistä nopeammin yksiköiden ja viranomaistahojen välillä. Kanssamme saat näkemyksellisyyttä ja suunnitelmallisuutta tiedonhallinnon tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa. Julkishallintoon erikoistuneet asiantuntijamme tuntevat alan vaatimukset, säädökset ja lainsäädännön. He seuraavat jatkuvasti alan kehitystä ja kehittävät ratkaisuja erilaisiin tilanteisiin. Kumppanina hahmotamme laajan toimikentän ja toimimme tarkoin myös nopeasti muuttuvissa tilanteissa.
1
Toimialan paras asiantuntija
93%
Asiakastyytyväisyys
28
Asiantuntijaa
Ratkaisumme teille
Dokumentinhallinta
Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?
Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.
Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen.
Sopimustenhallinta
Satoja, jopa tuhansia allekirjoitettuja papereita ja mustalla valkoiselle sovittuja asioita.
Kuinka päästä sopimuksiin tietoturvallisesti käsiksi kesken neuvottelun tai bisnesmatkan? Kuinka hyödyntää tietoa uusia sopimuksia tehdessä ilman sukellusta arkistoihin?
Paperille tulostetut ja mappiin tallennetut sopimukset ovat klassinen esimerkki pimeästä tiedosta, joka kannattaa saattaa valoon ennemmin kuin myöhemmin. DOC tehostaa sopimusprosessiasi varmistaen sopimusten tehokkaan hallinnan aina sopimuksen automatisoidusta luonnista ja sähköisestä allekirjoituksesta niiden arkistointiin. Myös vanhat, mapeissa makaavat sopimukset saadaan osaksi sopimushallintaa indeksoidun digitoinnin avulla.
Kiinteistöhallinta
Tasapainoiletko omistajien, vuokralaisten ja yhteistyökumppaneiden toiveiden täyttämisessä? Pohditko kuinka löytää sopimus nopeasti? Muistitko asettaa muistutuksen laitteiden tai sopimusten päättymispäivästä? Tietojen hajauttaminen eri järjestelmiin ja prosesseihin heikentää yrityksen mahdollisuutta luoda uusia asiakassuhteita ja laajentaa liiketoimintaa.
M-Filesin avulla kaikki tieto on yhdessä paikassa, prosessit on automatisoitu ja arkaluonteinen tieto on turvassa. Se myös mahdollistaa ketterän päätöksenteon tuomalla yhteen kaikki kiinteistöjä ja vuokralaisia koskevat asiakirjat eri arkistoista. Säästetyn ajan avulla työntekijät voivat paremmin palvella asiakkaitaan ja löytää mahdollisuuksia laajentaa tarjontaa.
Hyödyt
Hallittua tietojohtamista
Yhteistyö kanssamme on saumatonta, luotettavaa ja perustuu näkemykselliseen asiantuntijuuteen
Kanssamme:
- tiedonhallintasi helpottuu ja yhtenäistyy
- henkilöstön tieto, ymmärrys ja käyttö eri järjestelmiin syvenee
- tiedonkulku eri yksiköiden ja organisaatioiden välillä tehostuu
- pystyt nopeasti reagoimaan uusien lakien, säännösten ja velvoitteiden aiheuttamiin muutoksiin
Ota yhteyttä
Tutustu maksuttomasti asiantuntijamme kanssa alan valmiisiin suoraviivaistettuhin prosesseihin!
Yhteydenottolomake