Tiedonhallinta
Pimeä tieto tehokkaasti
haltuun DOCin avulla
Kuinka monessa eri järjestelmässä teillä säilytetään liiketoiminnalle tärkeitä dokumentteja? Onko työntekonne niin tehokasta, kuin se voisi olla?
Me vapautamme sinut vanhanaikaisen ja jäykän kansiorakenteisen tiedonsäilytyksen ikeestä, ja yhdistämme kaiken organisaatiosi tiedon yhteen dynaamiseen, tekoälyä hyödyntävään järjestelmään. Se, missä järjestelmässä tai kansiossa hakemasi tieto sijaitsee tai se, missä sinä sijaitset – millään sillä ei ole enää merkitystä. Kaikki se tieto, jota olette organisaationa vuosien varrella keränneet ja jolla hallitsette liiketoimintaanne, voi olla löydettävissä yhdellä hakusanalla, organisaationne omasta ”googlesta”. Enää yksikään dokumentti ei katoa eikä yksikään sopimus umpeudu huomaamatta.
Kuulostaako hyvältä? Niin meistäkin. Siksi suhtaudummekin tiedonhallintaan suurella intohimolla, jotta sinäkin saisit kaiken irti jo olemassa olevasta tiedosta ja prosesseista. Kun tapaat tiedonhallinnan asiantuntijamme ensimmäistä kertaa, tulet huomaamaan saman. Missiomme on tehdä tiedosta löydettävää ja hallittavaa, jotta sinä pystyisit saavuttamaan parhaan mahdollisen tuloksen. We make IT simple.
Järjestä
Ennen kuin tietoa on mahdollista ottaa hallintaan, tulee selvittää, minkälaista tietoa organisaatiollanne on ja minne kaikkialle sitä on sijoitettu. Asiantuntijamme kartoittavat nykytilanteesi parin yhteisen palaverin aikana ja antavat sinulle parhaimman ratkaisun tiedonhallintanne tehostamiseen.
Erilaisten digitaalisten järjestelmien lisäksi useissa organisaatioissa tietoa löytyy runsaasti vielä myös paperisissa arkistoissa ja mapeissa. Paperiarkistojen digitoinnilla saat myös paperilla olevat tiedot digitaaliseen, metatiedoilla varustettuun muotoon.
Oli tietosi sitten siellä tai täällä, me järjestämme sen ja teemme sen löydettäväksi.
Löydä
Kun tietoa on paljon, sen järjestämiseen pyritään jatkuvasti löytämään parempia ratkaisuja. Usein lopputuloksena kuitenkin on useita erilaisia tiedonsäilytyspaikkoja ja mitä useampia niitä on, sen pirstaloituneempaa tiedosta tulee.
Tiedonhaku organisaation sisällä on aikaa vievää ja hankalaa, kun tiedon säilytyspaikka vaihtelee käyttäjästä riippuen. Yhden tiedonhallintajärjestelmän avulla saat yhdistettyä kaikki nämä paikat yhteen ja saat kaiken hallussasi olevan tiedon yhteen dynaamiseen näkymään.
Dokumenttien tietoturvallinen muokkaaminen, tallentaminen ja jakaminen ei ole koskaan ollut näin helppoa. Yksi tiedonhallintajärjestelmä riittää.
Hallitse
Tietoa tulee myös hallita, jotta se palvelee sinua parhaiten. Me varmistamme, että eri tieto on hallussasi oikealla tavalla ja se palvelee liiketoimintaasi tehokkaimmalla mahdollisella tavalla erilaisten automaatioiden avulla.
Kaikki eri liiketoiminnan osa-alueet vaativat erilaista fokusta ja ratkaisua tiedonhallinnalle – me ymmärrämme sen, ja M-Files taipuu kaikkeen tähän.
Digitaalisten liiketoimintojen tehostamisen ja hallitsemisen lisäksi voimme varmistaa, että myös tulostuksenhallinnan ratkaisunne on aina optimoitu. Paperiton toimisto ei ole vielä täällä, mutta pystymme varmistamaan sinulle kustannustehokkaan tulostusympäristön älykkäillä lisätoiminnoilla. Niiden toimintojen avulla myös paperiliikenne on tehokasta ja helppoa, eikä tieto tule enää uudestaan hukkumaan.
M-Files taipuu moneen
Tehokkaalla tiedonhallinnalla saadaan haltuun koko organisaation hallussa oleva tieto nopeasti ja helposti. Useisiin eri paikkoihin tallennettu tieto saadaan järjestetyksi yhdeksi kokonaisuudeksi riippumatta siitä, onko tieto verkkolevyllä, pilvessä tai sähköpostissa. Metatietojen avulla saat käyttöösi oman, organisaatiosi tiedon kattavan googlen, jolloin kaikki tarvittava tieto löytyy nopeasti, helposti ja tehokkaasti. Versionhallinta, muokkaus ja jakaminen; voit olla varma, että käsillä on tietystä dokumentista aina viimeisin versio.
M-Files on täysin integroitavissa jo käytössä oleviin järjestelmiisi, esimerkiksi Office 365:een. Automatisoidut prosessit ja ilmoitukset, tekoälyä hyödyntävät pohjat, tietoturvallinen jakaminen ja käyttöoikeudet sekä projektien ja laadunhallinta: vain yksi järjestelmä riittää.
Sopimusten hallinta
Satoja, jopa tuhansia allekirjoitettuja papereita ja mustalla valkoiselle sovittuja asioita.
Kuinka päästä sopimuksiin tietoturvallisesti käsiksi kesken neuvottelun tai bisnesmatkan? Kuinka hyödyntää tietoa uusia sopimuksia tehdessä ilman sukellusta arkistoihin?
Paperille tulostetut ja mappiin tallennetut sopimukset ovat klassinen esimerkki pimeästä tiedosta, joka kannattaa saattaa valoon ennemmin kuin myöhemmin. DOC tehostaa sopimusprosessiasi varmistaen sopimusten tehokkaan hallinnan aina sopimuksen automatisoidusta luonnista ja sähköisestä allekirjoituksesta niiden arkistointiin. Myös vanhat, mapeissa makaavat sopimukset saadaan osaksi sopimushallintaa indeksoidun digitoinnin avulla.
Dokumentinhallinta
Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?
Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.
Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen.
Laadunhallinta
Miten voin seurata, ovatko työntekijät lukeneet tarvittavat laatudokumentit? Millä tavalla pystyn tekemään auditoinnin nopeammin ja helpommin? Kuinka saan automatisoitua työlupien hallinnoinnin ja seurannan?
Laadunhallintajärjestelmän avulla hallitset erilaisia laatudokumentteja ja prosessikaavioita, mahdollisia poikkeamia ja niihin liittyviä toimenpiteitä, erilaisia rekistereitä ja auditointeja sekä henkilöstön koulutusta ja lupia. Helppokäyttöinen ja monipuolinen M-Files auttaa sinua tehostamaan ja kehittämään kaikkia laadunhallintaan liittyviä prosesseja, tietoja ja dokumentteja.
Projektinhallinta
Projektien tehokas läpivienti vaatii koko tiimin pääsyä projektin tietoihin, työnkulkuihin sekä ajan tasalla oleviin dokumentteihin paikasta riippumatta. Vanhanaikainen ja tehoton kansiorakenteinen projektinhallinta saattaa aiheuttaa kriittisten tietojen hajautumista, vääriin paikkoihin arkistoimista, epäloogisia kaksoiskappaleita sekä hidasta tiedon paikantamista.
M-Files Projektinhallinnan valmiiden dokumenttipohjien ja metatietojen ansiosta projektiin liittyvien dokumenttien luonti on yhtenäistä, kaikki tarvittavat tiedot tulee täytettyä sekä käyttöoikeudet kerralla oikein. Kaikkia dokumentteja löytyy ainoastaan yksi kappale, niiden versionhallinta on helppoa, kommentointi mahdollista myös eri sidosryhmien kesken sekä tiedon jakaminen on nopeaa ja tietoturvallista. Metatietojen ansiosta dokumentit löytyvät hakusanalla — ei enää tarvetta etsiä tärkeää tietoa eri paikoista.
M-Files projektinhallinta tukee koko projektin elämänkaarta aloituksesta sulkemiseen lisäten ajankäytön maksimointia ja vähentäen riskejä.
HR
Perehdytyksestä ja koulutuksista suoritusarviointiin ja jatkuvaan urakehitykseen – työntekijöiden osaamisen tehokkaalla hallinnalla mahdollistetaan jatkuva kehitys ja operatiivisen tiedon maksimointi.
M-Filesin avulla pystyt parhaalla mahdollisella tavalla hallitsemaan, ylläpitämään ja seuraamaan työntekijöihin ja henkilöstöön liittyviä tietoja, asiakirjoja ja tietueita. Se standardoi ja automatisoi HR:n dokumentointia ja prosesseja säästäen siten aikaa rutiinitehtäviltä, vähentäen virheiden mahdollisuuksia ja helpottaen tiedonhallintaa. Valmiilla dokumenttipohjilla, tehtävänannoilla, työnkuluilla ja automatisoiduilla ilmoituksilla varmistetaan toimiva henkilöstönhallinta.
Hallitse koko työsuhteen elinkaarta tehokkaasti:
- Työsuhteen aloitus – Hallinnoi ja käsittelee työnkuvia, työhakemuksia sekä mahdollisiin testeihin liittyviä dokumentteja. Myös sähköinen allekirjoitus.
- Suorituskyvyn arviointi – Yksinkertaista vuotuisten kehityskeskustelujen hallintaa.
- Koulutus ja kehittäminen – Hallitse ja seuraa ammatillista kehitystä ja sertifikaatteja.
- Tietueiden hallinta – Hallinnoi ja säilytä työntekijöiden tietueita täydellisen tarkastuslokin ja versiohistorian avulla.
M-Files on täysin integroitavissa jo olemassa oleviin HRMS ja HRIS järjestelmiin; saat tietoturvallisesti täyden pääsyn ja 360 näkymän tarvittaviin dokumentteihin sekä tietoihin paikasta ja laitteesta riippumatta.
Mobiiliominaisuudet
M-Files on kaikilla mobiililaitteilla yhtä toimiva ja tehokas kuin tietokoneellakin. Dokumenttien tallennus, tarkastelu, muokkaus ja jakaminen onnistuu samalla tavalla laitteella kuin laitteella myös kentällä. Tämä tarkoittaa sinulle tehokasta ja tietoturvallista tiedonhallintaa missä ja milloin vain.
Tieto aina tietoturvallisesti käytettävissä kun sitä tarvitaan. Ei enää liiketoiminnallisesti kriittisten dokumenttien, kuittien tai sopimusten säilytystä työntekijöiden sähköpostissa tai jakamista sekalaisissa kanavissa.
Mobiiliratkaisut on rakennettu kevyemmin html5 päälle, jolloin käyttäminen on kevyttä ja nopeaa. Mobiilin kautta käytössäsi on myös muut M-Filesin tarjoamat lisäpalvelut ja laajennukset,kuten sähköinen allekirjoitus ja skannausratkaisut. Ei tarvetta hakeutua lähimmälle monitoimikoneelle tulostamaan ja skannaamaan. Kaikki hoituu mobiilisti kentällä, helposti ja nopeasti.
Mobiililla saat hoidettua myös erilaisen datan tuonnin, sähköpostista tallentamisen, Sharepointin käytön sekä erilaiset lomakkeet. Helppoa ja nopeaa.
Kaipaatko M-Files -konsultaatiota?
Olisiko M-Files avain tiedonhallintaanne? Onko järjestelmä jo käytössä, mutta ette saa siitä täysiä tehoja irti? Avaimet käteen -mallisessa konsultaatiossa hoidamme kaiken puolestasi, ilman turhaa stressiä. Konsultointimme lopputuloksena syntyy selkeät ja suunnitelmalliset kehitysehdotukset.
Selvitämme tiedonhallintanne nykyiset kehityskohdat, keksimme ja tarvittaessa toteutamme niihin ratkaisut, jatkokehitystä ja tukea unohtamatta. Meillä on laaja-alaista M-Files osaamista monelta eri toimialalta, minkä ansiosta pystymme tuomaan projekteihin tuoreinta tietoa ja hyväksi havaittuja oppeja myös perinteisen laatikon ulkopuolelta. Tiiviistä joukostamme löytyy paljon näkemystä ja osaamista, jota hyödynnämme kaikkien asiakkaidemme ratkaisujen suunnittelussa ja toteutuksessa.
Konsultointi sopii sekä uusille että nykyisille M-Files-järjestelmän käyttäjille. Uudet käyttäjät autamme alkuun ja M-Filesin vanhoille tutuille tuomme tuoretta näkemystä ja resursseja kehittämiseen, jotta järjestelmästä saadaan kaikki tehot irti. Olemme selkänoja, joka auttaa suunnittelussa ja kokonaisuuden hallinnassa, jottei asioita tarvitse tehdä samalla tavalla kuin ne on aina aiemminkin tehty.
Aloihin
erikoistunut
Jo lähes kolmenkymmenen vuoden ajan olemme helpottaneet ja yksinkertaistaneet asiakkaiden tiedonhallintaa. Matkan varrella olemme saavuttaneet asiakkaiden luottamuksen ja luoneet pitkiä kumppanuussuhteita. Onnistumisten myötä olemme tunnistaneet neljä toimialaa, joihin meillä on vahva näkemys ja asiantuntijuus: teollisuus, energia ja vesi, kiinteistö ja julkinen sektori.
Toimialoihin erikoistuneet asiantuntijamme seuraavat säännöllisesti alan tapahtumia ja kehittävät uusi ratkaisuja organisaatiosi toimintojen sekä prosessien suoraviivaistamiseksi. He tuntevat toimialasi ja tuovat pöytään aina parhaimmat ja toimivimmat ratkaisut. Kumppanuus kanssamme tarkoittaa joustavaa ja ketterää tekemistä. Kanssamme sitä voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi.
Energia & vesi
Teollisuuden tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta. Kumppanuus kanssamme tarkoittaa sitä, että eri tahojen hallinnoima tieto on loogisesti järjesteltyä ja helposti löydettävää nopeissakin muutoksissa.
Kiinteistö
Kiinteistöalan tiedonhallinta sisältää runsaasti sopimushallintaa, projektien dokumentointia ja raportointia. Olemme sinulle asiantunteva kumppani, jolta saat sekä avaimet käteen -palvelun että suunnitelmallista kehittämistä jatkuvassa ja tiiviissä yhteistyössä.
Teollisuus
Teollisuuden tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta. Kumppanuus kanssamme tarkoittaa sitä, että eri tahojen hallinnoima tieto on loogisesti järjesteltyä ja helposti löydettävää nopeissakin muutoksissa.
TUOTTEET
Konsultoinnilla tehot irti
Olisi aika siirtää tiedonhallinta nykypäivään, mutta ette tiedä mistä aloittaa? Matalan kynnyksen konsultoinneissamme kartoitamme ja selvitämme tiedonhallinnan kipupisteet kustannustehokkaasti ilman turhaa kapulakieltä. Saat konsulteiltamme konkreettiset ehdotukset jatkokehityksen seuraavista askeleista avaimet käteen -periaatteella. Tutustu alla tarkemmin tarjolla oleviin konsultointipaketteihimme!
Tiedonhallinnan kartoituspaketit
Selvitä ketterästi valmiiden pakettien avulla, mikä tiedonhallinnassanne ja ajankäytössänne sakkaa.
M-Files-konsultointi
Haluatteko saada M-Files-tiedonhallintajärjestelmästä kaiken irti? Avaimet käteen -konsultaatiossa hoidamme kaiken puolestanne.
Miksi DOC?
DOCin olemassaolon syy on tiedonhallinnan ongelmien ratkaiseminen. Olemme nähneet lukuisten organisaatioiden painivan samojen ongelmien kanssa. Uskomme, että onnistunut ja tietoturvallinen tiedonhallinta on avain parempaan ja tuloksellisempaan liiketoimintaan. Meille on kunnia-asia sitoutua tukemaan asiakkaidemme liiketoiminnan parantamista.
Aihealueeseen
liittyvät artikkelit
Varaa aika demoon!
On tärkeää huomata, että M-Files ei ole yksi uusi järjestelmä lisää jatkuvasti paisuvan tieto- ja dokumenttikannan hallintaan — se yhdistää kaikki tietovarastot yhteen ikkunaan. Löydät etsimäsi nopeasti sen sijainnista riippumatta.
Kuitenkin pelkät puheet ja kauniit sanat työnteon tehostamisesta ja ajan säästämisestä eivät riitä. DOC on yhtä kuin joukko tekijöitä, joten parhaiten saat hyödyn selville toiminnan kautta.
Asiantuntijamme käyvät kanssasi läpi M-Filesin perusominaisuudet etänä tai paikan päällä. Keskitymme juuri sinun dokumentinhallinnan haasteisiin ja kartoitamme parhaita keinoja niiden hallitsemiseen.
Näe itse, miten se toimii.