Tulostusratkaisut
Tulostuksen kulut haltuun
Jos tulostuksenhallinta ei ole kunnossa, syntyy kustannuksia, joiden olemassaoloa ei välttämättä edes tiedetä. Tiedätkö, kuinka paljon teillä maksetaan yhdestä väritulosteesta? Tai kuinka paljon huoltokustannuksia monitoimilaitteesi vievät vuodessa?
Tulostuskustannukset muodostuvat monitoimilaitteista, niiden asennuksesta, huollosta, tarvikkeista ja papereista. Myös tulostuksenhallinnasta vastaavan henkilön työaika maksaa, ja mitä enemmän tulostuksen hallinnointiin kuluu aikaa, sitä enemmän se vie aikaa tuottavalta työltä. Tämän kaltaiset turhat kulut ovat kuitenkin hallittavissa ja kulujen pienentäminen on mahdollista.
Missä usein menee pieleen?
Tulostuskulut ovat usein niitä liiketoiminnan kuluja, joihin ei juurikaan kiinnitetä huomiota. Tai ehkä tulostamiseen liittyvät kustannukset nähdään kuluina, joita on vaivalloista muuttaa tai niihin perehtymisen koetaan vievän liikaa jo valmiiksi kiireisten työntekijöiden aikaa. Tulostusmpäristöön liittyy kuitenkin paljon asioita, joihin saadaan muutos hyvin pienellä vaivalla. Olemme nähneet monen asiakkaamme kompastelevan samojen haasteiden parissa, mutta onneksi ne on helppo korjata.
Monta merkkiä, monta sopimusta
Monimerkkiympäristössä haasteita tuo usein se, että palveluntarjoajia on useita ja siten myös ylläpitosopimuksia on monia erilaisia ja erimittaisia. Niiden hallinta on aikaavievää ja unohtuessa voi tuoda yllättäviäkin kustannuksia.
Kun merkkejä ja laitteita on monia erilaisia, usein myös huoltopalvelut tulevat usealta eri huoltokumppanilta, joka on omiaan luomaan sekaannuksia ja harmaita hiuksia siitä, mihin otetaan yhteyttä ongelmien ilmetessä.
Tarvikkeet, niiden tilaukset ja kustannukset harvoin ovat hallinnassa ja kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa. Myös heikko käyttäjäkokemus useiden eri merkkien ja toimintojen kanssa heikentää työtehoa.
Monitoimilaitteiden virheellinen sijoitus
Jos laitekannan optimoinnista on kulunut jo tovi tai käyttötarkoituksien kriittisestä tarkastelusta on jo kulunut aikaa, laitteet ovat helposti yli- tai alikapasiteetilla. Tämä aiheuttaa kustannuksia ylläpitokustannuksissa eikä tarjoa parasta mahdollista laatua sitä tarvitseville tulostajille.
Optimoitu tulostusympäristö takaa toimivan kokonaisuuden, jossa jokainen laite on käyttötarkoitukselleen oikeassa paikassa, eikä turhia tulosteita enää synny.
Raportoinnin seurannan puuttuminen
Kun tulostusympäristö ei ole hallittua, on raportointi yleensä olematonta tai vähintään puutteellista. Tällöin kustannusten seuraaminen ja mahdollisiin tulostustarpeisiin tai -kapasiteettiin tulleisiin muutoksiin on mahdotonta reagoida. Kun yksi liiketoiminta-alue jätetään optimoimatta, saattaa kokonaiskustannukset huomaamatta nousta yllättävänkin suuriksi.
Tulostuskustannusten hallinta on kuitenkin ammattilaisen opastuksella helppoa ja vaivatonta. Aivan kuten kaikessa muussakin liiketoiminnassa, automaattinen raportointi, seuranta ja hallinta tuo säästöjä ja nostaa tehokkuutta.
Useita erilaisia sopimuksia
Joskus tulostukseen liittyvät sopimukset ja hankinnat ovat hajaantuneet monelle erille palveluntarjoajalle. Jos sinulta löytyy monitoimilaitteista monia eri merkkejä tai malleja, on sinulla varmasti myös monia eri sopimuksia ja sopimusmalleja eri palveluntarjoajien kanssa. Osa saattaa sisältää huollon ja tarvikkeet, osa ei. Sopimuksissa on erilaisia velvoitteita ja pituudet vaihtelevat, jolloin niiden hallinta on aikaa vievää ja ongelmatilanteiden selvittäminen voi olla haastavaa.
Kun sekä laitteet, asennukset, huolto ja kaikki tarvikkeet papereita lukuun ottamatta kuuluvat yhteen sopimukseen yhden palveluntarjoajan kanssa, helpottuu tulostuskustannusten hallinta huomattavasti.
Tietoturvan varmistaminen
Kuinka teillä on varmistettu tulosteiden tietoturva? Oletko varma, että arkaluontoista sisältöä sisältäviin papereihin pääsee käsiksi vain ja ainoastaan he, joilla niihin on oikeus? Monitoimitiloissa ja avokonttoreissa tulostimet sijaitsevat usein yhteisissä tiloissa, jolloin tietoturvallinen tulostuksenhallinta on haasteellista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulostajan olisi välittömästi tulostuksen aloitettuaan oltava tulostimen luona odottamassa tulosteita. Jos tulostajia on samaan aikaan useita, saattavat tulosteet mennä sekaisin, joka myös osaltaan vaarantaa tietoturvan.
Tietoturvan varmistat käyttäjäkohtaisella tunnistautumisella; parhaat keinot saat siihen ammattilaiselta.
Epäselvät vastuualueet
Kuka teillä vastaa tulostuksenhallinnasta? Jo valmiiksi kiireiselle IT-osastolle tulostusympäristön hallinta ongelmineen, huoltoineen, useine sopimuksineen ja raportteineen on aikaa vievää työtä. Joskus tämä työ on jaettu osastovastaavien tai erillisten yksiköiden vastuulle, jolloin kokonaiskustannukset ovat epäselviä ja saattavat nousta suuremmiksi kuin on budjetoitu. Tällöin myös sopimustenhallinta on hankalaa, ja sopimusten ehdot saattavat muuttua epäedullisiksi tai palvelun laatu heikontua aivan huomaamatta.
Yhdellä sopimuksella tulostuksenhallinta on helppo keskittää, eikä sen ylläpitoon asiantuntijan kanssa kulu liikaa aikaa tai resursseja.
DOC tuo helppoutta ja säästöjä
DOC räätälöi tulostuksenhallinnan palvelut aina asiakaskohtaisesti, juuri teidän organisaationne tarpeisiin sopivaksi. Tulostuksenhallinnan palvelumme sisältää aina älykkään työnkulun skannauksessa. Älykäs työnkulku helpottaa työskentelyä ja antaa mahdollisuuden skannata dokumentit suoraan haluttuun järjestelmään. Tiedostojen nimeämisestä ei tarvitse enää huolehtia, sillä järjestelmä hakee myös metatiedot automaattisesti. Kaikki tämä lisää työnteon tehokkuutta mittaamattoman paljon.
Meidän kanssamme et tarvitse useita sopimuksia eri palveluntarjoajien kanssa eri laitteille, huollolle ja tulostustarvikkeille. Kun kumppaninasi on DOC, hoidamme teille sekä laitteet, asennukset, tuen, huollon että tarviketoimitukset. Näin helpotat sekä työn sujuvuutta että organisaatiosi kulurakenteita. Varmistamme teille tietoturvallisuuden myös avokonttorissa, jossa tärkeät ja salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvat paperit saattavat helposti jäädä lojumaan kenen tahansa nähtäväksi.
Tuomme ja asennamme laitteet teidän määritystenne mukaisesti. Hoidamme myös laitteen koko elinkaaren ajan sen huollosta, ja toimitamme tulostustarvikkeet kuten värikasetit ja hukkavärisäiliöt automaattisesti. Lisäksi laitteiden toiminta varmistetaan etävalvonnan avulla, myös monimerkkiympäristössä. IT-tukemme on aina läsnä, eli ongelmien ilmetessä et jää yksin toimistoaikojen ulkopuolellakaan.
Aihealueeseen
liittyvät artikkelit
Olemme valinneet kumppaneiksemme alan parhaimmat!
Olemme ketterä laitetoimittajakumppani, ja hoidamme laitteiden etävalvonnan sekä tarvikkeiden toimituksen myös monimerkkiympäristöihin helposti ja nopeasti, yhdellä sopimuksella. Koska haluamme taata asiakkaillemme laadukkaan, nopean ja kustannustehokkaan tulostusympäristön, olemme valinneet yhteistyökumppaneiksemme tulostusalan johtavat toimijat. Haluamme löytää erityisesti juuri sinun tarpeisiisi sopivan laitteen; laitteen, jolla sinä saat työsi tehtyä parhaimmalla mahdollisella tavalla.
Siksi olemme valinneet kumppaneiksemme Xeroxin ja HP:n, joiden laitteiden laatu on varmistettu ja joiden takana voimme ylpeinä seistä.
Yhden sopimuksen taktiikalla
Kustannukset pienenevät, kun tulostuksenhallinta on kokonaisvaltaisesti keskitetty yhteen paikkaan. Tulostuksenhallinnan asiantuntijana löydämme organisaatiosi kipukohdat ja osaamme tarjota niihin parhaimman ja kustannustehokkaimman ratkaisun. Yhdellä sopimuksella saat katettua koko paketin aina asennuksesta huoltoon ja tarvikkeisiin; myös monimerkkiympäristöt.
Kartoitus ja tulostusympäristön
optimointi
Mitä ja minkälaisia tulosteita tulostetaan, missä tulostetaan eniten, onko kaikki monitoimilaitteet tosiaan tarpeellisia ja onko oikea monitoimilaite oikeassa paikassa. Ammattitaitoisena tulostuksenhallinnan kumppanina autamme nykytilanteen kartoittamisessa, osoitamme kehityskohteet selkeillä raporteilla ja teemme kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen.
Selkeät raportit ja muutoksiin
reagointi
Asiantunteva tulostuskumppani toimittaa sinulle helppolukuisen raportin säännöllisesti ja auttaa mahdollisten toimenpiteiden toteutuksessa. Kaikkea ei tarvitse muuttaa heti, vaan kriittisten kehityskohteiden tunnistaminen on tärkeää, jolloin tulostuksenhallinnasta saadaan kustannustehokasta.
Yksinkertainen hinnoittelu ja toimiva palvelumalli
Yhdellä, kaiken kattavalla sivuhinnalla kokonaiskustannukset ovat sinulla aina selvillä ja budjetointi on helpompaa. DOCilla me määrittelemme jokaiselle asiakkaallemme tulostusvolyymista riippuvan sivuhinnan, joka sisältää koko palvelun: laitteen, huollon, tulostetut sivut, tarvikkeet sekä etävalvonnan.
Etävalvonnan avulla seuraamme tulostusvolyymeja ja jos poikkeavuuksia ilmenee, voimme reagoida siihen välittömästi. Etävalvonta myös varmistaa sen, että muun muassa tarvittavat värit ovat sinulla aina saatavilla; ne toimitetaan sinulle ennen kuin väri loppuu.
Tavoitteemme on tehdä sinun työnteostasi helppoa ja vaivatonta. We make IT simple.
Tulostusympäristön hallintaa jo vuodesta 1996
DOCin juuret ulottuvat jo vuoteen 1996, jolloin koko toimintamme ydin on ollut erilaisten tulostusratkaisujen tuottaminen. Erikoisosaamista erilaisista tulostusympäristöistä ja -tarpeista on siis jo yli 20 vuoden ajalta. Henkilöstömme ammatti-ikä alalla ylittääkin jo 250 vuotta, ja ammattitaito sekä asiakkaan liiketoiminnan ymmärrys ovat toimintamme kulmakiviä. Jo yli tuhat palveluasiakasta luottaa palveluihimme.
