Tulostuksenhallinnan yleisimmät haasteet
Kuinka usein organisaatiossasi mietitään tai analysoidaan tulostuksenhallintaa? Tuskin kovin usein; tulostuksenhallinta ei ole liiketoiminnallisesti kriittisimmässä asemassa tai millään mittarilla se kaikkein seksikkäin bisnesalue. Mutta koska toimistoissa edelleen tulostetaan, olisi siihen ajoittain aihetta kiinnittää huomiota.
Paljonko tulostaminen maksaa?
Oletko tietoinen siitä, kuinka paljon yksi värituloste tai mustavalkotuloste yritykselle kustantaa? Seurataanko teillä tulostuskustannuksia aktiivisesti?
Harvassa yrityksessä ollaan täysin kartalla siitä, kuinka paljon kustannuksia hallitsematon tulostuksenhallinta oikeasti tuokaan. Jos tulostusmääriin ja -laatuun (muun muassa väritulosteiden suhteeseen mustavalkotulosteisiin) ei kiinnitetä huomiota, voivat kustannukset nousta yllättävän suuriksikin aivan turhaan.
Mitä tulostetaan?
Tiedetäänkö teillä, mitä teillä tulostetaan? Tuleeko kaikki tulosteet oletuksena väritulosteina?
Tulostuksenhallinta ei ole kunnossa, jollei tulosteiden laadusta olla tietoisia. Useissa yrityksissä monitoimilaitteissa on oletuksena väritulostus, joka harvoissa tapauksissa on tarpeellista. Jos oman yrityksen tulostamistarpeita lähdetään kartoittamaan perusteellisesti, voi selvitä, ettei väritulosteita mahdollisesti tarvita päivittäisessä työnteossa juuri lainkaan.
Turhia tulosteita
Ovatko kaikki tulosteet tarpeellisia?
Puutteellinen tulostuksenhallinta ja henkilöstön vähäinen tai jopa olematon tulostukseen liittyvä ohjeistus aiheuttaa yleensä sen, että tulosteiden määrä nousee helposti taivaaseen. Kuka meistä ei olisi joskus tulostanut työpaikan tulostimella omia tulosteita, esimerkiksi lasten harrastusten ohjelmalehtisiä tai raskaita ekirjoja. Moni tuloste saattaa myös jäädä makaamaan tulostimen reunalle ilman, että sitä kukaan siitä koskaan noutaa.
Johdon ja henkilöstön välinpitämättömyys tulostamista kohtaan on sekä epäekologista että liiketoiminnallisesti kannattamatonta.
Raportointi heikkoa
Kuinka usein saatte tulostuskumppaniltanne raportin tulostusmääristä ja -kuluista? Selviääkö raportista hyvin tarvittavat asiat, jotta niiden pohjalta voitaisiin tehdä johtopäätöksiä?
Jos tulostemääriin ja niiden tuomiin kustannuksiin kuitenkin yritetään kiinnittää huomiota, on raporttien seuranta usein puutteellista tai hankalaa. Mahdollinen tulostusvastaavan ajanpuute ja vaikeasti laadittu raportti eivät välttämättä anna mahdollisuuksia tutustua tulostuksenhallinnan kokonaiskuvaan, ja tehdä mahdollisia muutoksia sen osalta.
Kuka vastaa tulostuksesta?
Mikä osasto teillä on vastuussa tulostuksenhallinnasta? Onko tulostusympäristön hallintaan nimetty henkilö?
Joskus tulostuksenhallinnasta voi olla vastuussa monta eri osastoa: eri liiketoimintayksiköt, talousosasto tai tietohallinto. Jos tilanne on se, tehokas tulostuksenhallinta tosiaan on mahdotonta ja aikaa vievää, koska kokonaiskustannuksia tuskin koskaan saadaan selville. Tulostuskustannukset saattavat mennä kirjanpidossa yleisten toimistokulujen tai hajautettuna eri käyttöpaikkojen alle, eikä niihin puuttuminen ja korjaaminen ole mahdollista.
Tilanne on korjattavissa
Kuten muissakin liiketoiminnan osa-alueissa, myös tulostusta tulee seurata: nykytilan kartoitus, tavoitteet, optimointi, mittaus ja jatkuva seuranta. Kustannuksia saadaan laskettua merkittävästi, kun tulostuksenhallinta on hallussa ja kumppanina on luotettava tulostuksenhallinnan ammattilainen.
Lue lisää tulostuksenhallinnan ratkaisustamme.
Asiakkaan liiketoiminnan tuntemus ja kustannustehokas muutos kokonaisvaltaisella palvelumallilla auttaa sinua ottamaan myös tulostuksenhallinta haltuun muun liiketoiminnan lisäksi. Ja ilman lisäresursseja, pikemminkin tulet vähentämään tulostukseen käytettyjä työtunteja.
Tilaa ilmainen tulostuksenhallinnan nykytilan kartoitus veloituksetta nyt!