HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla
Vaikka henkilöstöhallinnon rooli muuttuu koko ajan laajemmaksi, kuuluu siihen edelleen suurimmaksi osaksi perinteisiä henkilöstöhallinnan tehtäviä, kuten rekrytointi, työntekijöiden työsuhteen, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukeminen sekä osaamisen johtaminen. Koko henkilöstön hallinnoiminen kokonaisuudessaan vaatii rautaisen ammattitaidon lisäksi tehokkaan järjestelmän HR-toimintojen automatisointiin. Laajentuneen työnkuvan vuoksi rutiinitehtävien automatisointi tuo tehoa työhön.
Sekä HRMS että HRIS järjestelmiin voidaan integroida sen toimintoja tehostava tiedonhallinnan järjestelmä. Tehokas tiedonhallinta tuo henkilöstöhallinnon prosesseihin muun muassa monia tietoturvaa sekä dokumentinhallinnan helppoutta lisääviä ominaisuuksia.
Säästä aikaa rutiinitehtäviltä
Allekirjoitetaanko teillä työsopimukset edelleen kuulakärkikynällä paperille? Skannataanko sopimus allekirjoituksen jälkeen kansiopohjaisiin tiedonsäilytysjärjestelmiin?
Jo muuttamalla perinteisen allekirjoitusprosessin digitaaliseksi, voidaan vapauttaa aikaa sekä työntekijältä että henkilöstöhallinnolta. Sähköisen allekirjoituksen ansiosta sopimus on jo valmiiksi digitaalisessa muodossa, jolloin se tallentuu automaattisesti yrityksen järjestelmiin metatiedoin varustettuna. Tällöin varmistetaan paitsi nopeus ja tehokkuus, myös tietoturva sekä sopimuksen löydettävyys ja hallinnointi myös jatkossa.
Metatiedoilla helppoutta
Kuinka paljon teillä menee aikaa tiedon, sopimusten ja suunnitelmien etsimiseen, seuraamiseen ja ylläpitämiseen?
Moderni tiedonhallintajärjestelmä mahdollistaa dokumenttien indeksoinnin, eli niihin lisättävät metatiedot. Jo muutamalla dokumentin sisäisellä metatiedolla saadaan aikaiseksi kattava, ristiin toimiva hakujärjestelmä, jolla voi hakea esimerkiksi kaikki tietyn tyyppiset sopimukset tai tiettyyn työntekijään liittyvät dokumentit. Kun tiedonhallinta on integroitu olemassa oleviin järjestelmiin, se osaa noutaa dokumentit yhteen näkymään riippumatta siitä, mihin dokumentti on alun perin tallennettu. Ajan kanssa järjestelmä oppii itse ehdottamaan tarvittavia metatietoja.
Dokumentinhallinnalla voidaankin olla varmoja siitä, että kaikki työntekijöihin liittyvät dokumentit ja sopimukset ovat aina tietoturvallisesti ja keskitetysti löydettävissä sekä tarvittaessa myös muokattavissa ja jaettavissa. Yksikään dokumentti ei enää joudu hukkaan, tuplaannu tai jää yksittäisen työntekijän haltuun.
Jos myös työntekijöihin liittyviä dokumentteja löytyy runsaasti vielä paperisessa muodossa, olisi viimeistään nyt hyvä ottaa puheeksi niiden indeksoitu digitointi.
Koko työsuhteen elinkaari haltuun
Tiedonhallintajärjestelmän avulla henkilöstöhallinnon on mahdollista hallita koko työsuhteen elinkaarta tehokkaasti alusta loppuun. Työsopimusten sähköinen allekirjoitus sekä työnkuvien ja erilaisten testien hallinnointi työsuhteen alussa helpottaa tietojen koottua ylläpitoa. Yhdellä näkymällä pystytään varmistamaan tarvittavien, esimerkiksi rekrytointiin liittyvien prosessien ja toimintojen toteutuminen sekä edistyminen.
Jatkuva työntekijöiden kouluttaminen ja kehittäminen tuo hyötyä sekä työnantajalle että työntekijälle. Kun työntekijöitä on useita, on ammatillisen kehityksen, työkorttien voimassaolojen ja erilaisten sertifikaattien seuranta aikaa vievää. Usein tämän kaltaisten asioiden seuranta jää lähimmälle esimiehelle, jolloin niihin ei aina kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Tiedonhallintajärjestelmään voidaan luoda muistutuksia, työnkulkuja ja -prosesseja helpottamaan työntekijöiden ammattitaidon kehitystä. Erilaisten koulutusten koordinointi tehostuu, kun järjestelmä toimittaa automaattisia huomautuksia esimerkiksi luetuksi kuitatuista ohjeistuksista.
Kuten työsopimukset ja muut työntekijään liittyvät dokumentit, myös työsuhteen päättymiseen liittyvät dokumentit tule säilyttää hallussa lain määräämän ajan. Järjestelmä muistuttaa henkilöstöhallintoa automaattisesti päättyvistä sopimuksista sekä siitä, milloin dokumentit voidaan tietoturvallisesti tuhota.
M-Filesilla lisää tehoa
M-Filesin avulla pystyt parhaalla mahdollisella tavalla hallitsemaan, ylläpitämään ja seuraamaan työntekijöihin ja henkilöstöön liittyviä tietoja, asiakirjoja ja tietueita. Se standardoi ja automatisoi HR:n dokumentointia ja prosesseja säästäen siten aikaa rutiinitehtäviltä, vähentäen virheiden mahdollisuuksia ja helpottaen tiedonhallintaa. Valmiilla dokumenttipohjilla, tehtävänannoilla, työnkuluilla ja automatisoiduilla ilmoituksilla varmistetaan toimiva henkilöstönhallinta.
Haluatko kuulla lisää? Ota asiantuntijoihimme yhteyttä.
Lue lisää dokumentinhallinnasta
