Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?

Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.

Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeitä komponentteja tehokkaan etätyöskentelyn varmistamisessa. Tietojen saatavuuden tarjoaminen mistä tahansa laitteesta voi tarjota valtavan lisän tuottavuuteen. Mutta missä määrin etätyöntekijöiden on mahdollista kokea kotonaan saman tietoympäristö kuin toimistolla työskennellessään? Kulunut kevät voi nimittäin olla käännekohta, jossa työntekijät jatkavat kotoaan työskentelyä yhä enemmän myös poikkeustilan ja yleisen tilanteen hälvenemisen jälkeenkin.

Tehoton dokumentinhallinta

M-Filesin tuottaman dokumentinhallinnan tilaan liittyvän tutkimuksen vastaajista suurin osa (81%) ilmoitti tarvitsevansa pääsyn yritystoimintaa koskeviin asiakirjoihin ja tietoihin myös toimiston ulkopuolella.  Kuitenkaan 43 % heistä, joiden on työssään käytettävä liiketoimintaa koskevia asiakirjoja ja tietoja toimiston ulkopuolella, ei pääse yrityksen asiakirjoihin käsiksi kotoaan. Luku on aika käsittämätön, eikö? Jopa 54 % työntekijöistä ei pysty etätyöskennellessään muokkaamaan tai jakamaan asiakirjoja, ja joka kymmenes (10%) vastaajista taas ilmoittaa, että he eivät voi tehdä mitään toimia yrityksen tarjoamien järjestelmien / työkalujen avulla.

Edellisten lukujen perusteella ei olekaan ihme, että äskettäin toteutetussa tutkimuksessa IDC totesi tiedonhallinnan tehottomuudesta johtuva työajan tuottamattomuuden saattavan aiheuttaa organisaatioille jopa 21% menetyksen kokonaistuottavuudesta.

Se tuottavuus, mikä voitetaan työntekijöiden henkilökohtaisella, etätyön eri mahdollisuuksien tuomalla motivaatiolla ja helppoudella, menetetään teknisellä puolella.

Lue lisää, miten etätyötä voidaan tehostaa dokumentinhallinnan avulla.

Samat toiminnot mobiilisti kuin toimistollakin yrityksen verkossa

Dokumenttien muokkaus, tallentaminen ja jakaminen paikasta tai käytettävästä laitteesta riippumatta kuulostaa helpolta ja yksinkertaiselta, mutta tarkemmin tarkasteltuna asia ei suinkaan ole niin. Pilvessä sijaitsevat, dokumenttien hallintaan tarkoitetut ohjelmistot tarjoavat paljon hyödyllisiä dokumentinhallinnan ominaisuuksia, mutta niiden monipuolinen ja tietoturvallinen käyttö mobiilissa ontuu. Etenkin, jos näitä järjestelmiä on yhdessä organisaatiossa käytössä useita, kuten usein onkin.

Koska etätyö ja liikkuva työ lisääntyy jatkuvasti, tulisi työntekijöille mahdollistaa pääsy kriittisiin asiakirjoihin myös liikkeellä ollessaan mobiilisti — muistiinpanot,  asiakkaan tiedot, laskut, sopimukset, HR-paperit ynnä muut. Dokumenttien muokkaus, hyväksyminen ja jakaminen mobiilisti tulisi olla tiedonhallintajärjestelmän vakio-ominaisuuksia.

Älykkäällä dokumentinhallintajärjestelmällä varmistat dokumenttien saatavuuden, muokattavuuden, jaettavuuden ja tietoturvan riippumatta siitä, missä tietovarastossa dokumentti sijaitsee tai millä laitteella sitä tarkastellaan. Integroitu sähköinen allekirjoitus takaa, ettei yksikään dokumentti jää allekirjoittamatta – nopeasti ja helposti.

Jos pystyt tekemään asiakirjojen ja dokumenttien suhteen kaiken sen myös mobiililla minkä toimistollakin, ollaan jo pitkällä. Onko se kuitenkaan tehokasta? Jos jäit miettimään asiaa, ota meihin yhteyttä niin keskustellaan. Asiantuntijamme kartoittavat mielellään organisaatiosi tiedonhallinnan ja etätyöskentelyn kipukohdat. Ammattilaisten avulla myös sinun etätyöympäristösi saadaan entistä tehokkaammaksi, jos sille on tarvetta.